精品课件办公室6S管理一课通

补充课件1、环境导向标示环境导向4要素：1、楼层总索引图、或平面图2、楼层数标示3、每层楼的导向索引4、房门标牌关键点：风格统一、易看易懂2、文化氛围要素：企业文化理念介绍、发展历程、主要业务、显著成绩、特色亮点、部门职能介绍、管理活动的摄影图片等3、人员组织人员组织3要点：1、管理机构图示化、2、岗位标示、3、人员动态或及技能图示化3、人员组织人员组织3要点：1、管理机构图示化、2、岗位标示、会议牌3、人员动态或及技能图示化适用于：座位分隔适用于：座位未分隔会议桌牌透明有机玻璃的铜版纸制作的电子显示的提示：尽量根据企业的VI手册要求设计2014年设备管理体系PMS年会3、人员组织人员组织3要点：1、管理机构图示化、2、岗位标示、3、人员动态或及技能图示化4、办公环境要点：做好整理、整顿、清扫，让环境给人以“整洁有序、清爽”的感觉。用花草改善办公环境，净化空气，清新环境。适宜办公室的花草：龙血树（巴西木）、绿罗、心叶藤、棕竹、发财树、千手观音、散尾葵（凤尾竹）、荷兰铁、铁树、水榕树、也门铁、金钱树、滴水观音、万年青、绿帝王、绿巨人、富贵竹、观音竹、风车草/水竹、吊兰、芦荟、虎尾兰（长）、虎皮兰（短）、常青藤、龟背竹、一叶兰、耳蕨、薄荷、雏菊、绿公主、马利安、西瓜皮、合果芋、、黑美人、袖珍椰子、文竹、酒瓶兰、小天使、金琥、仙人球、量天尺、仙人掌、龙骨、春芋、山影、观音莲、红掌……6S整洁美化环境用室内盆栽选择指引这是什么花？可以种在室内吗？•52种致癌植物2002年，中国预防医科院病毒所对植物所含物质的促癌作用进行了长期研究，并从1693种中草药和植物中检出52种植物含有促癌物质。这些植物多属于大戟科和瑞香科。•石粟、变叶木、蜂腰榕、石山巴豆、毛果巴豆、巴豆、麒麟冠、猫眼草、泽漆、甘遂、续随子、高山积雪、铁海棠、千根草、红背桂花、鸡尾木、多裂麻疯树、红雀珊瑚、山乌桕、乌桕、圆叶乌桕、油桐、木油桐、火殃勒、芫花、结香、狼毒、黄芫花、了哥王、土沈香、细轴芫花、苏木、广金钱草、红芽大戟、猪殃殃、黄毛豆付柴、假连翘、射干、鸢尾、银粉背蕨、黄花铁线莲、金果榄、曼陀罗、三梭、红凤仙花、剪刀股、坚荚树、阔叶猕猴桃、海南蒌、苦杏仁、怀牛膝。•有毒花草：一品红、夹竹桃、黄色杜鹃、含羞草。提示：以下植物不宜室内种5、文件资料1.列出清单2.做好分类3.标示清楚4.便于取用5.随时清理6.定期整理纸质文档易于查阅文档的方法纸质的：做好分类、标示电子的：做好分类、文件名称1.做好分类2.建文件夹3.随时整理4.定期整理5.善用查询电子文档目标：30秒内可找到！办公室文件资料的管理标签、油性笔1、文件类别2、文件柜3、文件夹4、目录5、文件袋6、文件文件柜的选用标签设计文件夹的选用列出清单，分类1、文件类别——例法律法规规章制度招聘申请员工人事档案管理人员人事档案劳动合同奖惩记录社会保险离职记录特种岗位及证书出勤记录绩效考核员工福利计划生育优秀员工事迹内部公告内部通知专案会议XXX会议集团来文OUT传真参考资料人才市场教材目录……2、文件柜非透明文件柜，建议在柜外标示柜类放的文档类别。公司LOGO+名称文件夹名称数字序号部门名称一个企业的文件夹标签，建议统一风格。4、目录方法1：用标签纸写分类标示或数值序号方法2：用油性笔直接将数字序号写在文件袋上方法1：使用分类索引纸目录1··············2··············3····························方法2：使用11孔文件袋12装文件用小分类用使用11孔文件袋提示：用11孔袋装文件，不用打孔，而且更换文件时很快。文件目录用11孔袋装文件文件审批状态管理待阅文件待阅文件已阅文件暂存文件传递/分发/存档要点：文件夹靠走道的方向，尾向来人方向，口向审批人。标签贴两方。文件状态标示方法待审批文件的传递管理部门名称颜色区分说明颜色区分紧急程度部门别颜色识别待审批文件的传递管理颜色管理说明红色：请在1小时内处理黄色：请在4小时内处理白色：请在1天内处理颜色管理说明红色：请在1小时内处理黄色：请在4小时内处理白色：请在1天内处理颜色管理说明红色：请在1小时内处理黄色：请在4小时内处理白色：请在1天内处理注意：1、送文件的单位必须按实际选用公文夹，不可乱用红色的。2、审批者可视颜色区分决定处理公文的优先顺序待审批文件的传递管理1、买手工纸2、折叠成三角形3、粘贴在公文夹左上角抽屉也需标示文具定置报刊定置记录本定置6、管理视板1.车间/班组PMS组织图2.PMS推近计划表3.PMS方针/行动口号4.PMS设备管理关键指标实况5.PMS责任区划分6.合理化建议-OPS7.一点课-OPL/学习园地8.现场改善活动（可放6S、源头改善、改善前后对比、小组活动开展情况）9.活动统计数据/图表1.我们的大家庭（班组人员照片）2.班组建设（如：强三基）3.检查评比考核状况4.本月之星/本月最佳员工5.公示栏/通知栏6.安全运行时间7.每日安排\成本核算、党员动态、文化生活岗位标准8.工作安排、计划与总结9.出勤状况/考勤10.劳动竞赛11.技能状况/培训计划12.师徒接对学习13.互动栏/员工心声/小组活动14.HSE/GMP…………必备项可选项7、6S管理可视化6S标准：明确具体要做什么？应达到的效果如图片6S责任牌责任单位责任人责任人：高清洁6S责任区域图示化1.不同区域对应不同人员2.具体对象，视需要可以贴标签（打印用透明胶贴）提示：个人区域自己负责，公共区域轮值（按轮值表）。厕所文化免费课件，可到“中国设备管理”Q群下载，Q群号：283752911在会议室摆好果盘也是艺术提示：办公室，建议不设定置图。真话：办公室贴定置图确实无意义提示：办公室的桌面，也没必要定置划线，只要看起来整洁就行。办公室的茶杯、烟灰缸等若需定置，可用隔热垫，美观又实用。亚健康之提示：办公楼的应急疏散图、各种消防标志标示、消防设施管理，参照课件《可视化管理一课通》中的范例及相应的国标。在一个制造企业中，职能科室存在的目的就是为了服务生产部门，是“服务中心”。职能科室可以消除业务的三大损失为主:一、时间损失1.·减少业务处理时间——信息的快速提供。2.·缩短寻找文件时间——公共资料的方便使用及个人持有文件的减少。3.·减少会议时间——会议准时开始，重点议题精简讨论，会前充分准备资料。二、业务质量损失1.·减少通知﹑报告书等缺漏三、物品量损失1.·消除不要的文件。2.·加速处理速度。3.·业务流程的合理化。4.·业务用品的共同化﹑购入量减少。1、减少业务处理时间——工作标准化1、标准化：将常做的事，流程图示化，方法及要求明确例：作业类：采购、费用报销、生产计划编制、招募流程、ERP系统操作指导，电话转接方法、签名规范……表单类：厂内联络单、会议记录、各类统计用表格、风险分析类、转班安排、定期工作（EXCEL）、……文档类：体系文件模版、PPT汇报模版、课件模版、报告汇报、合同模版、传真模版、邮件模版、项目计划书模版……常用资料桌面化，如：电话号码，公差表，衡量换算表……汇报格式模版化小组改善活动汇报格式模版化小改善成果格式模版化如何看MPS（生产排程系统）图ERP操作指导书2、善于收集与工作相关的素材来源：企业内部、网络、电视、报刊、刊物、外出存储介质：以电子文档为主。图片、数据、文字以易于查阅的方式分类存档，供使用时调阅。案例观摩1、将每日、周、月、季度、年工作表格化，贴在墙面或放在办公桌的玻璃板下。2、利用“事项提示软件”提示3、有待办事项，立即记录在“待办事项”内，或写在小白板上。4、下班前，列出第二天应做的事，并排好做的先后顺序，做一项用笔划掉一项。3、避免遗忘应做的工作1.整理应视为日常工作，针对每个种类设定明确的处理规则，例如公告通知、业务沟通记录的保存期限、文件的更新处理原则等，都要有详细的规定。2.并将已处理过、无保存价值的资料丢弃或销毁，如此才不致使业务处理陷入纸堆中。3.电脑内的资料，至少每月也应整理一次，将不要的删除，将要的分类归档，并视需要备份。资料立即废弃、销毁常用（放在桌面、抽屉或文件柜）偶尔用（放在文件柜）永久保存定期保存（存放在工作场所外）用需要要不要4、缩短寻找文件时间——1整理资料资料存放原则文件资料的定置标准：在30秒内拿到所需资料！1、目的提升效率2、目标30秒取到资料3、基本条件1.·不要的资料废弃2.·每月定期整理一次3.·资料、档案的格式统一化4.·文件夹分类、定位5.·建立使用规则提示：电子文档储存，也应有《电子文档命名规则》，以便于分类检索，并按规则执行。4、缩短寻找文件时间——2整顿资料1.公用资料应放在大家都可看见的文件柜内一般办公室，几乎都可以看到每个人抽屉内摆放很多文件，这种现象造成资料文件无法共用，要查找资料时，必须找持有人不可。资料无法共用，寻找资料的效率必然低下，急用时很难在三十秒内取得所需资料，而且对于业务标准化也是一大阻碍。提示：需根据权限读阅的或有保密需要的则上锁或考虑其他方法放置。4、缩短寻找文件时间——3公用资料的方便使用及个人持有文件的减少电子文档的管理主要是分类别按树状结构进行管理提示：（目前尚无标准的方法）1、文档分类。•1、2、3级分类很重要；•4级文件命名很重要。2、文档命名。关键字应易于检索。1234例通常情况下，C盘放置办公软件、临时文档。D盘放你的文档。1级分类2级分类3级分类4级分类提示：（目前尚无标准的方法）1、文档分类。1、2、3级分类很重要，4级文件命名很关键。2、文档命名。关键字应易于检索。例车间PMS体系电子文档分类，推荐使用的“文件夹名称”1.启动资料2.推进组织及运行管理制度3.PMS计划及工作重点4.推进例会-汇报材料-推进成果5.PMS关键指标统计表6.6S活动记录7.现场可视化8.OPL活动记录9.8H及合理化建议小改小革10.小组改善类-PPT11.设备专业类12.推进检查考核与评价13.其他企业PMS参考资料14.华标企管咨询资料15.PMS图片16.合同类17.其他目的：能快速找到所需资料方法：做好文档分类及归档例提高电子文档的查阅效率关键词：本地文件搜索工具Everything超级搜索王光速搜索解决电脑速度越用越慢《2012中国电脑健康状况调查报告》，国内电脑普遍面临“肥胖症”困扰，电脑“肥胖症”，其主要症状表现为：磁盘空间莫名减少、电脑速度越用越慢，以及系统免疫能力下降、容易感染木马病毒等。电脑“瘦身”建议：一、每周清理一次垃圾文件；二、每月清理一次不常用软件；三、每月清理一次注册表多余项。四、选择开启“自动清理”，系统空闲时自动清理垃圾和痕迹。5、减少会议时间1.对现有的会议进行评估，是否可取消、减少频次、减少时间、参会者是否合理2.固定会议规范化。会议规范、议程规范、记录规范3.有效的会议技巧例1.会议目的要清处明确，议题三个以内最适宜.2.与会人员要精选，四至十人最理想。3.会前有资料(有议题)，以免空口讲白话。4.避免马拉松会议，一小时为宜，1.5小时为极限，准时开使，准时结束。5.每人发言时间控制在五分钟之内，言简意赅，掌握重点，不偏离主题。6.主席应带动讨论，激发创意，立场中立，化解冲突。7.开放心胸倾听，尊重别人不同的意见，分享自己的想法与感受8.会议务必达成决议，决议之事指派专人负责提出行动计划。9.会议记录要忠实和完整，两天内分发给每位与会者及相关人士。10.专人追踪会后各项决议的行动及结果。有效会议的准则开会前开会中开会后1.弄清楚你确实需要开一次会2.明确议题3.准备和分发会议议程4.邀请与会相关的最重要的人物1.准时开始2.保持开会的人不跑题3.指定决策而不只是交换看法4.总结和记录决策5.让开会者保持参与感6.控制具有主导地位的人物1.将会以记录发给参加会议的人2.跟踪进行大家统一进行的行动3.向重要人物汇报怎样破坏一个会议?什么因素使得会议失败呢？应避免以下：1．某个人大话连篇，喋喋不休。2．在某个问题上滞留过长时间。3．逃避问题，闪烁其词。