标准的会议接待流程PPT

会议接待流程1．定义会议是将与有关人员召集起来进行协商、论证、决策的一种集体讨论形式，可以对事情的处理听取和采纳各方面的意见。会议接待是在会议召开前、中、后期间，为保证会议顺利召开所进行的服务性工作。2．目的会议接待流程是为了确保公司的接待工作能够周密细致，提高会议效率，保证会议效果，规范公司的会议工作。3.适用范围本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议不做要求，可做参考。接待流程321会前筹备工作会中接待工作会后总结工作会前准备工作拟定确定会议主体和议题确定会议议程确定会议时间、地点确定会务机构分工会议应急方案洽谈会议场所合同制作会前检查表制作会议手册确定会议筹备方案拟定会议预算费用会中准备工作会议室布置与会人员接站与会人员住宿与会人员就餐与会人员参观考察其它事宜与会人员送站会务费用结算会议总结与报道会后总结工作负责人公司领导、会议相关人员时间会前，大型会议（人数200人以上，提前20天）、中型（人数50—200人，10天）小型（人数50人以下，3天）处理方法1.明确会议要研究的问题；2.要达到的目的；3.确定会议的名称；4.要邀请的人员及参会人员确认要点1.确定会议主题及相关议题；2.考虑要全面；3.邀请人员要全面。步骤1.拟定确定会议主体和议题负责人公司领导、相关人员时间会前15天处理方法1．确定会务领导小组；2．确定会务工作小组；3．确定会务礼仪小组；4．确定会务应急小组。确认要点1．确定各小组成员及负责人；2．明确各小组工作责权范围；3.编制出会务机构书面文件，并通过领导审阅步骤2.确定会务机构分工负责人会务组时间会前12天处理方法1．确定会议主持人；2．主体内容安排；3．各种活动日程安排确认要点1.日程安排要细致、紧凑;2.责任人员要落实好；3.编制出会议议程，并通报各相关部门及人员步骤3.确定会议议程负责人会务组时间会前10天处理方法1.确定会场（灯光、照明、空调、音响、字幕、背景、会场布局、桌排摆放、摄影摄像）；2.确定就餐场所（核定人数、实物数量、就餐时间、餐牌摆放）；3.确定会议休息期间的休闲、娱乐场所确认要点1.细致、周密；2.有专人负责检查；步骤4.确定会议时间、地点负责人会务组时间会前3天处理方法1．明确会议时间、地点2．明确会期、报到时间；3．接站安排4．会务组联系方式。确认要点1.说明清楚会议的各项要点;2．拟就后交公司领导审核，通过后发放。步骤5.发放会议通知负责人会务组时间会前5天处理方法1.根据会议规模和规格做出各项会议开支的预算；2.根据预算确定会务费的收取；3.报请公司领导审批；4.提前支取部分预算费用供会议前期准备工作确认要点1.各项工作开支均要考虑；2．公司财务人员介入；3.编制会议预算费用表步骤6.确定会议预算费用负责人会务组应急小组时间会前6天处理方法1.应急小组成员全面考察会场及其他参观活动场所；2.做出应对突发事件的应急预案；确认要点1.全面、细致;2.预案应落实好；3.形成书面应急预案步骤7.会议应急方案负责人会务组时间会前6天处理方法1.组织合同谈判人员2.搜集谈判材料3.进行谈判确认要点1.注意费用削减;2.注意对方目前市场状况；3.形成书面合同步骤8.洽谈会议场所合同负责人会务组时间会前4天处理方法1.标明会议重要事项2.会务人员分配3.安排领导行程4.主要应急步骤确认要点1.全面、细致，有逻辑性、条理性2.妥善安排领导行程3.形成书面会前检查表步骤9.编制会前检查表负责人会务组时间会前3天处理方法1.会议须知；2.会议日程；3．会场位置图；4．来宾住宿安排；5．来宾接车安排；6．参观考察安排。确认要点1.编制、打印应详实、精美;2.注意对本公司的宣传3.形成书面会议手册步骤10.编制会议手册负责人会务组时间会中处理方法1.打印接站牌；2.编制接站安排表；3．礼仪人员跟车。确认要点1.车辆整洁、安全；2.注意接站时间、地点3.联系好车辆步骤11.与会人员接站负责人会务组时间会中处理方法1.会务组设立签到处；2.会议费收取；3．住宿安排；4．会议资料、礼品分发；5．来宾返程票预订。确认要点1.签到处人员应热情、大方;2.开具相应发票3.形成签到册，并备用为与会人员通讯录步骤12.与会人员签到负责人会务组时间会中处理方法1.礼仪人员引领；2.来宾如有特殊要求，应尽量满足；确认要点1.注意男女、年龄不同，妥善安排楼层;2.形成住宿安排表步骤13.与会人员住宿负责人会务组时间会中处理方法1.提前确定考察车辆；2.安排导游人员；3．考察用品；4．分发考察景点简介；确认要点1.确保考察活动有序开展;2.注意人员安全和人员数目3.形成书面考察预案步骤14.与会人员参观考察负责人会务组时间会后一天处理方法1.根据来宾返程情况，制定送站安排表；2.安排送站人员和车辆；确认要点1.重要领导应由公司领导亲自送返;2.形成书面返程表步骤15.与会人员送站负责人会务组时间会后两天处理方法1.住宿费用；2.餐饮费用；3．其他设施费用确认要点1.按照合同条款进行洽谈;2.形成书面的结算报告书，上报公司领导及财务部门步骤16.会务费用结算负责人会务组时间会后一周处理方法1.进行会后总结；2.宣传报道；确认要点1.提升公司内、外部形象;2.一周内宣传工作到位步骤17.会后总结、宣传报道水果干果点心春天草莓，油桃，香蕉开心果，应子，话梅，蜜枣，巧克力派，凤梨酥，小蛋糕，萨其玛夏天西瓜，桃，荔枝，葡萄，白兰瓜秋天香蕉，葡萄，橙子，苹果冬天苹果，芦柑，香蕉会议期间茶歇会议代表接车安排表序号姓名性别职务来宾单位联系电话火车车次起止地到达时间会议接站序号科目收（元）支（元）余额（元）支出渠道1会务费2接待晚宴3自助餐4考察费5车辆租赁费6会场租赁费会议预算表格全国火电300MW级大机组竞赛第三十六届年会费用预算按参会人员300人进行测算会议总结会议接待要素前期策划会议接待安全问题合同洽谈费用预算