华润万家大超门店生鲜退货流程

营运流程第1页共11页文档信息*文件名称华润万家大超门店生鲜退货流程*文件编号文件密级机密本版批复信息负责人日期意见*拟制陈小毅2010-05*审批徐健2010-07文件版本记录*生效日期*作者版本变更说明2010-11-01陈小毅V1.0陈小毅V2.0文件说明*目的规范门店生鲜商品退货工作，提高退货工作效率*适用范围华润万家大超门店生鲜商品退回供应商处的操作*流程结构此流程与《华润万家大超门店生鲜商品退货流程》相链接名词解释商品退货商品退货分为本地退货及异地退货。本地退货物流模式为直送的商品直接从门店退回供应商，供应商取货地点为门店。异地退货物流模式为直通或配送的商品，门店退回物流部，由物流部再退回给供应商，供应商取货地点为物流部。注：*项为必填项营运流程第2页共11页流程图子流程1：本地退货操作门店退货信息传递确定退货商品明细供应商逾期1天未退处理退货申请单的录入退货商品的整理华润万家大超门店生鲜商品退货流程区域财务店总经理供应商生鲜部经/助理生鲜部员工防损员收货部文员是1008通知商品部退货信息1007通知供应商退货信息003A生成《退货通知单》传门店1004系统审核并打印通知单1009办理退货，并签单确认1002系统录入1009办理退货，并签单确认1005安排备货1009办理退货，并签单确认1003接收系统单据退货金额是否小于应付账款1012将退货商品运出商店1010审核并存档单据1006退货商品整理1011审核并存档单据1014审核单据1017销毁商品，留存单据1016打印系统单据并存档1017销毁商品1013打印明细子流程2：异地退货操作门店非生鲜商品退货流程—子流程2：异地退货操作流程退货准备申请录入退货审批异地退货整理退货交接异地退货实物返回防损员司机城市财务部收货部文员商品部员工商品部经理收货部员工2009系统审核2002根据明细整理商品2010贴单2001确认退货明细2003系统录入并上传城市财务系统2003计入《退货失败报表》2003自动生成《退货通知单》审核金额是否大于付款否是2004打印退货通知单2011清点总板数2011清点总板数2011清点总板数2012车辆施封2006整理退货商品2005安排员工备货2007退货商品交接2007退货商品交接2008退货商品清点2008退货商品清点2012车辆施封结束2013持单据返回配送中心营运流程第3页共11页流程规则1退货的类型：1.1按退货的地点分类，退货分为本地退货和异地退货。本地退货：物流模式为直送的商品直接从门店退回供应商，供应商取货地点为门店。异地退货：物流模式为直通或配送的商品，门店退回物流部，由物流部再退回给供应商，供应商取货地点为物流部。1.2按退货的方式分类，退货分为普通退货、特殊退货、清商退货、特权退货。普通退货：门店日常正常的退货。特殊退货：门店易腐烂变质变味商品的退货，门店按单审核退货单，实物直接在门店报损销毁。清商退货：因供应商清场造成的退货，在《清场通知单》下传门店同时下传《清品清商退货单》，可选择特殊退货的大类。特权退货：合同不可退或特批不可退商品以及非正常物流模式退货，由采购部强制下发商品退货单。2门店申请退货时，系统在退货申请界面中提供商品编码、品名、类别、库存数量、规格、售价、可否退货、物流模式、商品状态、好坏货、退货原因等信息。-如果系统中商品的“可否退货”标志为“合同不可退”、“特批不可退”状态，商品不能录入退货申请。-门店录入退货申请时必须选择“退货申请类型”，商品的“退货原因”和“好坏货”信息必须真实。3商品退货申请单上传后系统自动关闭供应商帐款和拟退货金额，如供应商帐款拟退货金额，则系统自动审批通过；如供应商帐款拟退货金额,则系统审批不通过，系统将拒绝退货的商品记入《退货失败报表》中，失败原因为“财务否决”。-供应商账款按照城市进行退货账款审核。-门店在做退货申请过程中，如果出现财务否决、不可退货等异常问题，生鲜部门经理需通过邮件形式及时反馈采购部相关人员，由采购协助门店解决退货异常问题。4生鲜的可退货商品范围由采购确定。采购与供应商洽谈后，统一确定生鲜商品的可退品种范围，并在公司系统中设置、维护可否退货标志。5生鲜退货单的有效期为3天。6门店生鲜经理在接到《本地退货通知单》的当天通知供应商办理退货商品，如果供应商第二天仍没有取走退货，生鲜经理需电话通知供应商在接到通知一日内办理退货手续，如果供货商接到通知后依然按照未规定时间来办理退货手续，生鲜经理需报采购协助解决7单品退货总金额在1000元以上的《本地退货通知单》、《异地退货通知单》，由收货部文员打印后交主管店副总经理审核。8商品状态变为“冻结”时，系统自动生成《退货通知单》，门店按照商品实际数量完成退货操作。9异地退货商品单品退货金额小于50元时系统无法进行退货申请的录入，门店需按照商品削价程序对可销售的商品进行削价处理，对于不可削价处理的商品按照商品报损程序进行报损处理。营运流程第4页共11页流程涉及部门的岗位职责1收货部文员：负责《本地退货通知单》、《异地退货通知单》的打印及单据的分传。2收货部经理：跟踪商品部《本地退货通知单》、《异地退货通知单》的清理进度。3生鲜部门员工：负责整理需退货商品的整理、归类。4生鲜部经理：完成生鲜《退货申请单》的系统录入；电话通知供应商退货事宜；处理供应商逾期未取商品。5防损员：负责根据《本地退货通知单》审核退货商品，对手续符合要求的商品放行出店。6店总经理：审核供应商逾期未取退货而产生的退货确认及丢弃申请，并在相应的单据上签字。7城市财务：负责审核门店上传的《退货申请单》。营运流程第5页共11页流程描述子流程1：本地退货1确定退货商品明细1001生鲜部经/助理根据商品库存及销售情况确定需退货商品明细及退货数量并安排员工进行退货商品清点及整理。2退货申请单的录入1002每日15:00前生鲜部经理根据确定的需退货商品明细在系统中录入《退货申请单》，录入时需选择退货类型（普通退货、特殊退货）。录入确认后系统自动生成《退货申请单》，录入完成后《退货申请单》自动上传城市财务系统。3财务审核1003城市财务部在接收系统上传的《退货申请单》后对商品退货金额进行审核。-如果供应商退货金额小于应付账款，自动审核通过，系统生成《退货通知单》，传门店并传供应商VSS网站。-如果供应商退货金额大于应付账款，自动审核不通过，转为财务人工审核，财务审核不通过的，系统将拒绝退货的商品记入《退货失败报表》（表单1-1）中，失败原因为“财务否决”。-系统自动判定《退货申请单》中的商品的物流模式：-如果退货商品的物流模式为直送，生成门店《本地退货通知单》（表单1-2）。-如果退货商品的物流模式为直通，生成门店《异地退货通知单》（表单1-3）。4退货商品的整理1004每日16：00后，收货部文员查询系统审核通过的《本地退货通知单》，并打印一式三联的《本地退货通知单》交生鲜部经理。如果《本地退货通知单》中单品退货总金额大于1000元，收货部文员将打印的《本地退货通知单》交生鲜店副总进行审核。对于不需要进行退货的商品由收货部文员将此《本地退货通知单》进行系统零审核。1005生鲜部门经理留存《本地退货通知单》第一、二联，将第三联交生鲜部门员工，生鲜部门员工按《本地退货通知单》将待退货商品按单、按供应商装箱，将商品实退数量填写在《本地退货通知单》“实退数量”栏并签字。1006生鲜部门员工将退货商品打膜，将《本地退货通知单》粘贴在已打膜的供应商退货商品上。将待退货商品存放在部门指定区域。《本地退货通知单》粘贴要求：一个卡板粘贴一份《本地退货通知单》。一份《本地退货通知单》整理在一个卡板上，粘贴一份《本地退货通知单》，不允许跨板整理。如果一份《本地退货通知单》对应多个卡板时，商品部需复印多张《本地退货通知单》进行粘贴。4信息传递1007生鲜部经/助理电话通知供应商第二天务必来办理退货。5门店退货1008供应商至门店办理退货时，收货部文员立即通知生鲜部门经理安排员工至收货部办理退货手续。1009生鲜部门员工持两联的《本地退货通知单》，将待退货商品运至商品退货区域，生鲜部门员工、防损员、供应商依据《本地退货通知单》共同清点待退货商品，将实际退货数量填写在《本地退营运流程第6页共11页货通知单》“实退数量”栏（“实退数量”不得大于“审批数量”），退货商品清点完成后，生鲜部门员工、防损员、供应商三方在《本地退货通知单》上签字确认。-供应商在一式两联的《本地退货通知单》上注明“货已提清”并签字。-生鲜部门员工、防损部员工共同在一式两联的《本地退货通知单》上注明“货已返清”并签字。防损员留存《本地退货通知单》第二联，商品部员工将《本地退货通知单》第一联交收货部文员。1010收货部文员审核《本地退货通知单》上相关人员是否签名；无误后在系统《本地退货单》界面查询对应《本地退货通知单》，将实退数量录入系统“实退数量”栏并完成系统审核，门店库存减少。1011系统审核完成后，收货部文员打印一式两联的《本地退货单》，并在《本地退货单》第二联加盖“退货专用章”。收货部文员通知供应商领取《本地退货单》。供应商领取《本地退货单》（表单1-4）时需提供一式一联的《收条》（表单1-5），《收条》需加盖供应商公章，一份《本地退货单》对应一份《收条》，《收条》中填写的退货单号需与《本地退货单》单号一致。收货部文员核对《收条》中标注的退货单号与《本地退货单》是否一致无误后收回供应商《收条》，将《本地退货单》第二联交供应商，第一联收货部留存，收货部文员将《收条》、《本地退货通知单》第一联与《本地退货单》第一联一并存档。1012供应商凭《本地退货单》第二联将退货商品运出门店。6供应商逾期1天未退处理（只针对系统已生成退货通知单的情况）1013收货部文员查询系统汇总已审批但逾期1天未退的商品《本地退货通知单》明细交生鲜部门经理。1014生鲜部门经理对《本地退货通知单》进行审核。1015生鲜部经/助理将逾期未退的一式两联《本地退货通知单》交店总经理签字。1016生鲜部经/助理将店总经理签字的《本地退货通知单》第一联交收货部文员，收货部文员根据店总经理签字确认的《本地退货通知单》完成系统《本地退货单》的确认并打印一式两联的系统《本地退货单》，收货部文员将《本地退货单》第一联与《本地退货通知单》第一联装订存档，将《本地退货单》第二联交生鲜部经/助理。1017生鲜部经/助理将《本地退货通知单》第二联及《本地退货单》第二联交防损部经理，防损部经理安排防损员与生鲜部经/助理共同将退货商品在门店彻底销毁，生鲜部经/助理、防损员共同在《本地退货通知单》及《本地退货单》上签字确认，防损部留存《本地退货通知单》第二联及《本地退货单》第二联。7表单1-1退货失败报表（系统单据）营运流程第7页共11页1-2本地退货通知单（系统单据）1-3异地退货通知单（系统单据）1-4：本地退货单（系统单据）营运流程第8页共11页1-5：收条（手工单据）营运流程第9页共11页流程描述子流程2：异地退货1确定退货商品明细2001生鲜部经/助理根据商品库存及销售情况确定需退货商品明细及退货数量，并安排员工进行退货商品的清点及整理。2退货申请单的录入2002每日15:00前生鲜部经理根据确定的需退货商品明细在系统中录入《退货申请单》，录入时需选择退货类型（普通退货、特殊退货）。录入完成后《退货申请单》自动上传城市财务系统。3财务审核2003城市财务部在接收系统上传的《退货申请单》后对商品退货金额进行审核。-如果供应商退货金额小于应付账款，自动审核通过，系统生成《退货通知单》，传门店并传供应商VSS网站。-如果供应商退货金额大于应付账款，自动审核不通过，转为财务人工审核，财务审核不通过的，系统将拒绝退货的商品记入《退货失败报表》中，失败原因为“财务否决”。-系统自动判定《退货申请单》中的商品的物流模式：-如果退货商品的物流模式为直送，生成门店《本地退货通知单》。-如果退货商品的物流模式为直通，生成门店《异地退货通知单》。4退货商品的整理200