16华润万家大超门店生鲜商品订货流程

营运流程第1页共6页文档信息*文件名称华润万家大超门店生鲜商品订货流程*文件编号文件密级机密本版批复信息负责人日期意见*拟制陈小毅2010-05*审批徐健2010-07文件版本记录*生效日期*作者版本变更说明2010-11-01陈小毅V1.0陈小毅V2.0对生鲜商品订单有效期进行修改文件说明*目的规范门店生鲜商品订货工作，提高订货效率。*适用范围华润万家大超门店生鲜商品的订货工作。*流程结构此流程与《华润万家大超门店生鲜商品收货流程》相衔接。名词解释注：*项为必填项营运流程第2页共6页流程图华润万家大超门店生鲜商品订货流程华润万家大超门店生鲜商品订货流程确定订货明细单据存档订单录入及审核商品部文员生鲜部经/助理003单据存档001确定订货明细并填写申请表002录入并审核订货明细大超门店收货流程营运流程第3页共6页流程规则1商品的订货方式分为直送订货、直通订货、配送订货三种。a)直送订货指门店直接向供应商下发订单，供应商接收到订单后直接将商品送至门店。b)直通订货指门店直接向供应商下发订单，供应商将商品送至物流部，物流部根据各店订货进行分配后将商品配送至门店。c)配送订货指门店向物流部下发订单，物流部根据门店订货需求进行配货后将商品配送至门店。2商品部经理/助理在填写《订单申请表》时需分不同的物流模式分大类分不同供应商分别填写。3新品首单由采购负责订货，商品到门店后由门店负责跟进订货。4免费货（零成本）商品订单由采购负责订货。5商品状态为正常的商品，系统可以录入订货申请，商品状态为冻结、暂时冻结、停止销售、清理中、已清理的商品，系统不允许录入订货申请。6门店只可对有《生鲜报价单》的商品进行订货。7生鲜直送商品使用系统《生鲜熟食订送货清单》模块进行订货操作；生鲜直通订单使用系统《补货申请单》模块进行订单操作。8生鲜直送订单下发完成后系统自动生成《订货通知单》，生鲜直通订单下发完成后参与系统集单，冻品类商品的集单时间为每日12：00，非冻品类商品集单时间为每日14:00及21:00，集单后系统自动生成《订货通知单》。9生鲜商品订单系统默认有效期为2天。10门店生鲜各部除面包原料（不含外购）、熟食部原料外，其余商品需根据销售需求每天订货。11门店生鲜各部应尽量提高订货的合理性，避免同一商品一天多次订货。12门店进行订货时，对于异地供应商和本地供应商，每笔订货金额需满足供应商的起订量。13商品《订单通知单》为一次性，对已收货订单及过有效期的订单系统自动进行关闭（免费货（零成本）订单除外）。营运流程第4页共6页流程涉及部门的岗位职责1商品部文员：录入订货数据并审核，将《订货通知单》传真给供应商并确认。2生鲜部经理：根据商品销售需求确定订货明细及订货数量，完成生鲜订货明细的制作。3生鲜店副总：抽查生鲜各部门的订货的准确性。4生鲜采购：负责制作《生鲜报价单》。营运流程第5页共6页流程描述1确定订货明细001生鲜部经/助理每天根据《生鲜报价单》商品明细及销售需求确定需订货商品明细及订货数量，生鲜部经/助理按照不同的物流模式分大类分不同供应商分别填写手工《订单申请表》（表单4.1）交商品部文员。2订单录入及审核002商品部文员于每天17:00前在系统中按照不同的物流模式在系统中完成订单的录入及审核。A直送商品订货：商品部文员于每天17:00前按照商品部经理提供的《订单申请表》按照供应商+大类在系统《生鲜熟食订/送货清单》模块中录入订货明细并保存、审核。-商品部文员将订货数量录入，门店订货数据上传系统生成《订货通知单》。-VSS供应商：门店不需打印《订货通知单》，供应商通过VSS网站查询订单，自行打印《万家公司送货单》（表单4.2）供应商准备送货。-非VSS供应商：由商品部文员在系统《订货通知单查询》模块查询对应《订货通知单》并打印一联传真至供应商处，供应商准备送货。B直通商品订货：-商品部文员于每天17:00前按照商品部经理提供的《订单申请表》按照大类在系统《补货申请单》界面录入《订货申请表》并完成系统审核。-商品部文员将订货数量录入系统，参与集单的大类在每日14:00及21:00自动参与系统集单，集单后系统立即生成《订货通知单》。-直通商品生成《订货通知单》后，通过VSS网站将订单传递给供应商，供应商准备送货，同时物流部在系统中接收直通商品的《订货通知单》。3单据存档003商品部文员按照部门、供应商进行单据存档。-VSS供应商只保存手工《订单申请表》。-非VSS供应商需将手工《订单申请表》与《订货通知单》合并存档。4表单4.1订单申请表（手工单据）4.2：万家公司送货单（系统单据）营运流程第6页共6页