流程文件制作实施步骤

•流程描述为什么？将我们的经验总结出来、传递下去、共享开来。•流程描述做什么？流程不能停留在人的头脑中，必须外化，书面化来规范流程描述可积累（改进）规范化可执行书面流程部门部门部门部门部门部门部门部门2019/9/1第1页流程管理体系架构流程管理体系架构---认识流程帮助企业人员了解“流程是什么”，流程管理为什么、是什么、做事没”、认识到流程管理的价值和作用，自然要开展很多宣传、培训的工作。识别有哪些流程(流程清单)，流程之间的界限、流程的命名，通过它，可以了解企业的现状，梳理现状问题，帮助企业从流程的视角看企业，然后才有可能在“建立流程”阶段开展对每个流程的具体描述、对业务流程进行优化。流程清单流程清单的梳理对今后的工作至关重要，所以一般由部门领导牵头组织，整理出部门业务流程主线，界定出关键和核心的业务有哪些？进而确定主要业务流程，并确定这些流程的关系。流程管理体系架构---建立流程1、各个部门主要业务职责及岗位设计2、各项业务流程的总体框架及其层次划分3、业务流程涉及到的部门及岗位4、完成各项业务流程的时间顺序5、表单/文档的形成及传递通过分析并识别现有业务流程、业务活动之间的关系，活动需要接受那些信息，产生哪些信息（表单），数据传送到线路，活动设计那些岗位，遵守一定流程描述规则，按照流程分类的方法绘制建立现状流程图。和相关各方做好沟通交流工作，绘制建立流程各方沟通、图绘流程流程管理体系架构---优化流程制度计划IT部门报表岗位绩效流程管理•一个企业中往往存在着数十个甚至更多数目的业务流程。首先要开展流程管理的是那些对企业战略具有重要影响的流程，也就是企业的关键和核心流程。企业可以根据自己的特点和确定流程管理的候选流程，包括选择是同时进行还是逐个进行、顺序如何等等。•在实践中发现，找到关键流程以后，需要进行流程方案的7方落实。这七方是“计划、部门、岗位、制度、绩效、报表、IT”，也就是说，流程的运作或者优化方案，需要在这七个方面站得住脚，需要与这七个方面有机结合。流程管理体系架构---优化流程流程优化清除简化整合自动化过量产出表格活动脏活活动间的等待程序团队累活不必要的运输沟通顾客(流程上游方)乏味的活反复的加工物流供应商(流程下游方)数据采集多余库存数据分析缺陷、失误数据传输活动重复活动的重组反复的检验跨部门的协调流程管理体系架构---优化流程•流程优化可以从哪里切入？“清除、简化、整合、自动化”，英文对应“E（Eliminate）、S（Simplify）、I（Integrate）、A（Automate）”，可以简称为“ESIA”，是减少流程中非增殖活动以及调整流程的核心增殖活动的实用原则。•E（Eliminate）:清除•主要指对企业现有流程内的非增值活动予以清除。非增值活动中，有一些是不得已而存在的，而另一些则是多余的，我们所清除应该是多余的非增值活动。因而在进行设计流程时，对流程的每个环节或说要素，可以思考“这个环节为何要存在？”“这个流程所产出的结果是整个流程完成的必要条件吗？”“它的存在直接或间接产生了怎样的结果？”“清除它会解决怎样的问题点？”“清除它可行吗？”。通过一系列的问题，来着手判断是否是非增值环节，是否是多余的，它的存在产生了怎样的不利影响，而清除是否可行。如何消除或最小化这些活动，同时又不给流程带来负面影响是重新设计流程的主要问题。E（Eliminate）:清除◆过量产出。超过需要的产出对于流程而言就是一种浪费，因为它无效地站用了流程有限的资源，在一定意义上，它带来的问题是增加库存和掩盖问题。◆活动间的等待。指流程内任何时刻由于某种原因导致的对人或物的等待。带来的问题是造成待处理文牍和库存物品的增加，通行时间加长，追踪和监测变得更加复杂，却几乎未增加顾客价值。◆不必要的运输。任何人员、物料和文牍移动都要花时间，浪费了员工时间，增加了成本。◆反复的加工。在公司运营流程的实际运作中，很多产品或是文件会被处理多遍。那么这些处理增值吗？如增值是否由于产品设计不佳或是由于流程不完善？◆过量的库存。不但指物品的库存，还包括流程运营过程中大量文件和信息的淤积。◆缺陷、失误。一般来说，产生故障的原因除了人员，很大原因在于流程结构的原因。◆重复的活动。如信息需要重复的录入，而运用了数据库共享技术就可以在整个价值链的任何一点上输入，为整个价值链共享。◆活动的重组。是指相似的活动在处理上有部分不同时，为了适应某些特定的习惯就采取不同流程方式，造成流程资源的浪费。这种活动应进行清除与重组。◆跨部门的协调。跨部门的协调已经成了本位主义，官僚作风的一个代名词。应加强流程的整体观，进行职责的重新定义。S（Simplify）:简化在尽可能清除了非必要的非增值环节后，对剩下的活动仍需进一步简化。一般来说可从下面各方面进行考虑。◆表格。许多表格在流程中的运作中根本没有实际作用，或表格设计上就有许多重复的内容。根据重新设计表格和IT技术的介入，可以简少不少工作量。减少不少环节。◆程序。在原有流程设计时，通常认为流程内员工的信息处理能力非常有限，因而一个流程通常被割裂成多个环节，以让足够多的人来参与流程任务完成。通过IT手段运用，对于信息处理能力得以增加，可以简化流程的程序，整合一些工作内容，提高流程结构性效率。◆沟通。简化沟通，避免沟通的复杂性。◆物流。虽然大部分物流的初始设计都是自然流畅且有序的，但在使用过程中为了局部改进而进行的零敲碎打式的变动，在很大程度上，流程变得低效。有时，调整任务顺序或增加一条信息的提供，就能简化物流I（Integrate）:整合对分解的流程进行整合，以使流程顺畅、连贯、更好地满足顾客需求。◆活动。赋权一个人完成一系列简单活动，将活动进行整合，从而可以减少活动转交的发错率和缩短工作处理时间，实现流程与流程之间的“单点接触”。◆团队。合并专家组成团队，形成“个案团队”或“责任团队”。这样使得物料、信息和文件旅行距离最短，改善同一流程上工作的人与人之间的沟通。◆顾客（流程的下游）。面向客户，和客户建立完全的合作关系，整合客户组织和自身的关系，将自己的服务交送于顾客组织的流程。◆供应商（流程的上游）。消除企业和供应商之间的一些不必要的官僚手续，建立信任和伙伴关系，整合双方的流程。A（Automate）:自动化对于流程的自动化，不是简单以自动化完成就可以了，事实上，许多流程，计算机的应用反而使得流程更加复杂和烦琐，因而是在对流程任务的清除、简化和整合基础上应用自动化，同时，任务的清除，简化和整合许多也是要依靠自动化来解决。◆脏活、累活与乏味的工作。◆数据的采集与传输。减少反复的数据采集，并降低单次采集的时间。◆数据的分析。通过分析软件，对数据进行收集，整理与分析。加强对信息的利用率。流程管理体系架构---E化流程依据导入的功能范围和组织范围反复进行战略目标关健成功要素分析目标流程设计流程切换软件选型方案系统实施规划详细设计系统上线系统运行维护项目管理与质量保障变革管理企业IT规划项目现状流程建模诊断与IT现状评估知识转移2019/9/1第14页1.一致性原则2.完整性原则3.具体性原则流程图绘制的总体原则流程步骤的绘制要符合企业管理现状，现在怎么做就怎么绘制出来，不加入任何个人的想法。打破了经营管理的“部门”的概念，强调业务过程本身的完整性，充分体现该项业务如何发生、处理、记录和报告的自始至终这样一个过程。每个流程步骤应尽量具体，两个不同工作内容的应该拆分成两个工作步骤，不要合并。2.流程描述内容规范——流程图流程编号流程名称责任部门层级版本号部门节点编制批准第页共页审核实施日期（（（（（（（（（（（（（（（(（（)V1.0流程目的3（采购合同管理BC-SM-02-01采购部确保及时准确的采购，并为及时为付款提供依据适用范围适用于公司所有采购合同的签订、执行和付款管理采购部需求部门法律部财务部供应商供应商名单开始拟定采购合同采购需求需求审查法律条款审查付款条件审查是否通过否签订采购合同是下达采购订单物资配送入库验收财务付款结束17654328ABCDE合同签章后的合同采购订单验收单采购订单验收单入库单责任部门：即流程的主要职责有谁负责推动和完成，一般在流程图甬道图的最左边目的：我们为什么要做这件事情，这件事情能够带来什么价值？范围：这个流程的起点和终点是什么，适用于哪些业务类型？角色：流程中涉及到哪些部门？这些部门的工作内容是什么？逻辑关系：每个流程活动之间的逻辑关系；流程和流程之间的关系输入输出物：流程中涉及到哪些信息的传递流程的客户：即流程最终产出是给谁的，通常情况下客户都放在甬道图的最右边2019/9/1第15页2.1如何描述流程目的流程目的思考方式充分考虑流程的客户需要我们提供什么？为此需要思考我们的客户是谁？充分考虑流程的下一个环节需要提供的需求？对于难以辨别客户的，需要思考流程最终的产出是向哪个环节提供的，而哪个环节对我们有什么要求？通过实施一系列管理措施以后，能够为企业带来什么？主要针对管理类流程流程目的描述举例及时准确的提供信息，为……业务提供参考依据管理……业务/事情，从而提升……整体水平加强……业务的管理，以降低……风险及时提供……产品/服务/数据辨别是否正确的描述目的的关键是要打破砂锅问到底——为什么要做这项工作？管理这些业务有什么价值和意义？这项工作是为谁服务，为哪些环节提供产品？2019/9/1第16页2.2确定流程适用范围•明确流程的起点和终点•明确流程适合哪些类型的业务采购材料采购设备采购劳保用品生产原材料办公用品生产设备试验设备办公设备部门1部门2部门3部门4输入输出流程的起点和终点流程适用的业务类型，首先需要对业务进行分类业务分类后再判断这个流程适合于哪些业务类型。如招标采购可能适用于生产原材料、生产设备、试验设备的采购如某个绩效管理流程可能适用于公司领导、中层员工的绩效管理流程编号流程名称责任部门层级版本号部门节点编制批准第页共页审核实施日期（（（（（（（（（（（（（（（(（（)V1.0流程目的3（采购合同管理BC-SM-02-01采购部确保及时准确的采购，并为及时为付款提供依据适用范围适用于公司所有采购合同的签订、执行和付款管理采购部需求部门法律部财务部供应商供应商名单开始拟定采购合同采购需求需求审查法律条款审查付款条件审查是否通过否签订采购合同是下达采购订单物资配送入库验收财务付款结束17654328ABCDE合同签章后的合同采购订单验收单采购订单验收单入库单多选一的时候用或必须同时具备并须同时做当活动为关键控制点时使用接入下一个流程用于链接数据和活动的关系箭头指向活动，表示输入箭头背向活动，表示输出用于链接流程各项活动用于表示输入输出物等信息包括电子版、纸质的表单、数据等整个流程图的内容框架2019/9/1第18页流程描述规范——关键点说明关键点确定合同条款中需求的合理性关键点价值工作要求（时间、质量、成本）B2:需求审查负责岗位需求部门C2:法律审查关键点：指影响流程价值和运行的“瓶颈”环节关键节点说明1.确保合同条款中需求与自身需求完全一致2.在规定的时间内完成需求审查确定法律条款的合法性，维护公司利益法律部1.确保法律条款的合法性、合规性和效益性2.在规定的时间内完成法律审查D2:财务审查确定付款方式是否符合公司财务制度财务部1.确保付款方式和公司财务管理制度相符2.在规定的时间内完成财务审查A5:下达采购订单将采购信息及时准确的传递给供应商采购部1.及时编制采购订单，采购订单与需求一致A7:入库验收确保采购品的质量数量采购部1.组织质检部对采购品的质量进行检查，并填写质量验收单2.对采购品的数量进行检查，填写收货单部门代码+节点：活动名称这个活动能够实现什么目的工作要求：时间要求、质量要求、成本要求工作方式：如何做以达到工作要求2019/9/1第19页流程文件制作实施步骤（1/2)1.明确管理职责和编制任务2.收集企业原有的管理文件3.收集或编制指导文件、指导性标准及参考资料4.文件编写人员专题培训5.业务流程分析6.流程初评流程文件制作实施步