流程设计基本知识

2001安达信版权所有,属机密文件1下列为绘制流程图所需的信息：行为责任输入在流程中的关键行为流程中的关键责任每一行为的主要输入来源输出顾客时间和成本每一行为的关键交付成果每一行为输出的接受者与每一行为相关的努力/时（内部和外部）间/成本画流程图需了解的信息2001安达信版权所有,属机密文件2文件/表格：该标识文件，包括表格，字母和报告。它既可表示输入，又可表示输出。可在该标识上写下标题用以代表特定的文件。系统/数据库：该标识用于表明信息从现有的计算机系统中流入或流出。该计算机系统表现为输入，处理或输出。可在标识中写明特定的系统名称。流程图绘制标识一套标准的符号能帮助我们快速并一致地沟通流程图。2001安达信版权所有,属机密文件3流程操作：该标识用于指示一项需要人工处理的活动，例如手工处理一个文件（如手写的采购单），或人工检查一个文件。流程参见:该标识用于指示从一个流程转向下一个流程。流程图绘制标识数据信息:该标识用于指示输入流程的数据和信息。2001安达信版权所有,属机密文件4决定批复：该菱形框代表一个决定或批复。它给人以强烈的视觉提示，即此处需要作出决定或批复。该标识经常用在流程栏中。其右方联接“否”的情况，下方联接“是”的情况。方向标记：流向箭头代表任务执行时的次序，它们引导着流程。它们可以在所有三栏中使用。流向从左到右代表输入被接收并被处理；流向从上到下代表任务被完成。流程图绘制标识2001安达信版权所有,属机密文件5存档:该框代表一个文档在此处需要被存档。开始/结束:该框用以表示一个流程的开始和结束。流程图绘制标识2001安达信版权所有,属机密文件6流程图连接标识：该标识用于流程图中页和页的连续或者用于从一个决定框转到另一页或另一个流程。当画到页底时，可以在图中最后一项内容后使用连接标识。连接标识的画法：在标识内以A开始，然后写上后续流程所在的页码。例如，A/2是指在第2页上寻找A节点。然后在合适的地方画上对应的流程连接标识。在该标识上写下相同的字母以及被连接的页码。流程图绘制标识A继续“是”情况下的流程是否状况表是否被批准?A对状况表作修改2001安达信版权所有,属机密文件7在决定框之前使用手工操作标识：如果流程分叉为是/否，则有人作出决定。用决定框来表示。由于所作的决定和批复很少无效，因此在决定框之前通常有人工活动标识。是否有效否？流程图绘制标识验证统计数据的有效性2001安达信版权所有,属机密文件8流程图绘制供应商数据库存档框应该尽可能描述系统、数据库、和其它信息的存储数据/信息框应当描述行动框中生成的数据和信息表对错新供应商详细情况供应商价格清单X新供应商详细情况供应商价格清单选择供应商选择物料供应商选择物料供应商选择供应商2001安达信版权所有,属机密文件9流程图绘制主要特征起始点、终止点和客户应该清楚和一致输入和输出应当尽可能量化为每一个任务框标明负责的人员和部门为每一个任务框标明人员的职务/负责的范围做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举的读懂流程图详细程度应达到足以识别无效率的活动2001安达信版权所有,属机密文件10询问一个流程活动的问题包括：流程图绘制–流程/任务生成什么？–职员怎样执行它？–为什么要这样做？–何时、由谁对它进行复核？–流程活动需要多少时间？–流程活动何时需要？–错误/问题的种类，频率和发生原因是什么？–怎样处理错误/问题/例外？–输出什么？输出多少？–输出至哪里？流程范围控制目标主要控制点涉及部门及表格流程流转时间特定政策2001安达信版权所有,属机密文件11建议步骤:从一个高层次的流程开始,如有必要,到下一层次的流程(比如,子系统)确定每个子系统的开始和结束(保持重点)确定关键输入和输出按步骤进行每个关键业务子流程节约时间:如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面采用标准的流程图符号在过程中或在每一子流程的结束确认流程和技术改进机会认定流程的准确性流程图绘制的技巧2001安达信版权所有,属机密文件12需要按实际情况绘制流程需要在整个组织内思考流程需要与流程牵涉的人员交流需要在开始前确认流程的起点和结束需要高层次的流程图需要提问不能按照你自己的想当然绘制流程不能把流程图局限在你自己的部门不能在真空中工作不能在确认起点和结束点前试图绘制流程不能陷入太多的细节不能单独努力流程绘制应注意的要点2001安达信版权所有,属机密文件13流程图的格式宋体标题采用14号字体、加粗、中间对齐部门采用10号字体、加粗、下划线、中间对齐框内采用8号字体、普通不加粗、中间对齐连线采用与框内同样字体、中间对齐尽量避免相交线业务流程图交付要求2001安达信版权所有,属机密文件14流程图的组成–流程图标题–涉及部门–部门分隔线–标识符–连线框内的字宋体8号普通不加粗中间对齐标题宋体14号加粗中间对齐部门宋体10号加粗下划线中间对齐连线尽量避免交叉、有时可以适当合并以求简单明了不同的选项在连线上标明，与框内的字体同样要求业务流程图交付要求2001安达信版权所有,属机密文件15起始点、终止点和对象必须清晰输入和输出应当明确应当在合适的地方标出估计时间（流程时间）为每一个任务框标明人员的职务/负责的范围做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举的读懂流程图详细程度应达到足以识别无效率的活动目前的关键绩效考评应被量化业务流程图交付要求