丰田A3报告撰写

Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)A3资料的制作技巧中国丰田学院事务长堤内真一2006年4月19日Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)2丰田式A3资料的优点A3资料有哪些优点？1.用一张A3纸即可展现问题解决整体“过程”A3资料是丰田公司的核心沟通工具Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)3丰田式A3资料的优点A3资料有哪些优点？2.考虑到汽车行业的独有特点，即：每道工序涉及很多员工，因此团队合作是成功的关键。所以，“一目了然”的资料是非常必要的。Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)4丰田式A3资料的优点A3资料有哪些优点？3.通过A3资料，运用/遵循问题解决的步骤，可以促使下属/上司确认你的计划，并提出有价值的建议，与你共同探讨。A3资料是人才培养的重要工具.Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)5总体方案图步骤2.制作A3资料确认内容和格式开始编写A3资料确定格式制定问题解决步骤纲要明确目标步骤1.设定场景Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)6明确资料的目的制作什么样的资料要依其目的而定。首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最后明确传达“什么内容”。公司外部公司内部其他部门本部门经管会、部长或室长面向谁资料的内容传达什么分发开会自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长如何使用说明自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长用途如何报告联系商谈裁决＊详细内容见下页Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)7明确资料的目的1.考虑是“面向谁”的A3资料因为A3资料是说明过传达信息的工具，看资料的人不同，其内容也要相应变化。你应当把握或推测客户对你所阐述的内容的需求、状态、兴趣以及理解能力。例如：你应当考虑的特征心理距离/专业性/立场(头衔、部门等)Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)8明确资料的目的2.考虑如何使用A3资料1)考虑资料使用的场合:场景决定内容。仅仅阐述内容=A3资料应表述清晰，无需任何解释。讨论=从与会者那里容易地得到补充信息2)考虑资料使用人:使用者（说明人）也决定了内容。A3文件应当具有易于使用的特征。Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)9明确资料的目的3.考虑A3资料用于何种用途即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同报告:-事实、对策、及时报告提交资料，请求审批:-基于问题解决步骤的、符合逻辑的解释-需要决策的内容Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)10明确资料的目的4.考虑A3资料要传达什么内容1)考虑应该强调的要点在明确前3项之后，开始确定需强调的要点。必须很好地考虑应该强调问题解决8个步骤中的哪些步骤。2)最后，确定A3资料的标题Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)11撰写资料纲要情景的基干内容以简洁的方式整理每个步骤的关键要点和补充数据。=每个步骤最多3项要点撰写容易理解的说明纲要是关键。简明易懂。遵循问题解决的步骤。步骤8:巩固成功的流程步骤7:评估结果和过程步骤6:贯彻实施对策步骤5:制定对策步骤4:根本原因分析步骤3:设定目标步骤2:分解问题步骤1:明确问题Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)12撰写资料纲要确定纲要的主体每个问题解决法步骤的简单讯息（最多三个）确定问题解决法步骤是否符合逻辑。场景的核心内容长度应为一分钟。确定对纲要主体进行补充的内容补充数据是否充分？基于事实的内容是否通过“现地现物”法？是否具有清晰的“因果关系”？检查纲要整体反复思考面向谁、如何使用、何种用途是否遵循了问题解决的步骤和流程Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)13确定版面设计1.根据纲要，确定版面设计1)排列好各个文本框为每个步骤设置文本框，根据纲要排列文本框。确定流程，如：“左=右”，“上=下”，“逆时针旋转”。2)确定文本框的大小，兼顾版面的保持平衡。要特别注意重点内容文本框的大小。3)设置适当的空白处，沿垂直线/水平线对齐。2.确定各文本框的标题Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)14确定版面设计高层次的版面场景数据数据数据从结论开始纲要数据数据结论分别显示纲要和数据步骤1步骤2步骤3步骤4步骤5步骤7结果和评估步骤8下一步行动最终报告行动方案计划Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)15撰写资料内容题目简洁的语言使用图表使用大写/粗体或运用文本框，取得强调效果文本和书写格式保持一致，各文本框的边线保持垂直和水平对齐。使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件。有效地修饰。“一目了然”地突出重点强调的内容。基本内容的风格和格式应保持一致。Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)16校对内容和格式题目采用问题解决流程制定的纲要是否流畅？是否存在步骤和过程缺失的现象？关键信息是否清楚明确？整体纲要的流程充分的确认Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)17各组的改善建议-551525A组B组C组D组件数1)垂直条状图用于比较绝对值的大小科罗拉啤酒的销售目标和业绩0102030JANMARMAYJULSEP件数2)线形图用于查看浮动情况补充信息:使用图表参考Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)183)饼状图用于比较各项所占的份额各种汽车的销售情况Sedan44%Wagon25%SUV22%VAN9%各经销商的客户年龄状况40453530204015251055101055CDLRBDLRADLR％青年中年老年不详其它Year20004)水平条状图用于比较各项所占的份额补充信息:使用图表参考Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)195)复杂的图表强调重要数据质检中查出的产品暇疵955538201329050100150200250ScratchDentRustPaintNAOthers见数0%50%100%年份2000N=2506)散布图用于确定不同数据之间的关联价格和售出产品数量售出产品数量价格补充信息:使用图表参考Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)20根据目标选择合适的图表设置简明易懂的题目明确单位采取措施保证外观清晰1200（单位）9509001000反弹?0020040060080010001200（单位）无变化0100200300199119962001（年份）（件）增长010020030019811986199119962001（年份）（件数）恢复到1981年的水平1月3月5月1月3月5月不同的比例尺造成不同的印象=过渡期造成不同的印象补充信息:使用图表参考Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)21A3资料=你现在的能力问题解决能力资料制作技巧不断的实践完美的A3资料激情Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)22A3资料填写练习（80min）1、阅读第一天TBP案例内容及补充信息(减少交通费报销单迟交现象)（10min）2、小组内进行讨论、分工，每小组用电脑完成一张最终A3资料（70min）3、讨论结束后，事务局将收集电子版Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)23减少交通费报销单迟交现象1.明确问题2.分解问题3.目标设定4.真因分析5.制定对策措施人员日程5月下旬6月上旬6月下旬7月上旬■修改报销单格式Tom,Joe■制定报销单提交流程手册Tom,Joe■定期召开小组会议Mike,Tom6.评价和未来的计划(1)评价九月份的销售规划部国内出差开支报销单未出现延迟提交的现象。其结果是整个公司的交通费开支报销单延迟提交的比率得以降低[数据4](2)未来的计划•将新的报销单格式应用于其它部门•将此流程运用于海外出差费用开支的报销计划计划改善改善实施■A3纸示例计划改善实施实施措施报销单晚交率的变化051015202530Oct.,04Nov.Dec.Jan.,05Feb.Mar.Apr.MayJun.Jul.Aug.Sep.(%)全公司范围销售规划部Copyright2005丰田学院，丰田汽车公司，2005年（仅限内部使用）Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)24发表(10min)■请各组选出一名代表■抽选两组进行发表(每组5min*2)Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)25～解说～Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)26强调要点部分将分解问题的过程用语言描述，并突出要点内容将数据可视化--使用图表回顾过程时，使用相关数据Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnly)27A3资料评价练习Copyright2005TOYOTAINSTITUTE,ToyotaMotorCorporation,2005(InternalUseOnl