生产制造型企业员工预支现金及费用报销流程

XX公司内控文件1员工预支现金及费用报销流程目的规范员工预支现金及费用报销流程，确保预支及报销的正确性，有效性，并完整及及时记录在相关的会计期间。1．适用范围所有公司。2．流程责任人财务部长3．相关文档《现金预支单》《现金报销申请单》5．相关流程XX公司内控文件2编号步骤说明部门人员控制活动5．预支现金及费用报销5.1填写《现金预支单》借款预支现金情况和标准：①出差员工根据《员工出差报销制度》中的费用标准计算所需预支款金额；②因零星采购等，需要预支取现金时，金额参考市场价格或事先协商价格进行申请。③员工应在预支资金支出并取得相应发票后的一周内（取得发票当月），或在出差结束当月，将发票整理完毕，准备报销的《现金报销申请单》及预支时《现金预支单》，完成报销手续。员工按实际需要填写《现金预支单》并签名。《现金预支单》共三联，第一联为财务部会计作为记账附件，第二联由借款人存查，第三联由现金出纳作为支付凭据及报销备查。各个部门借款员工5.2部门审批手续由借款员工根据预支金额对应授权审批表，由部门经理、总经理、财务主管等依次对《现金预支单》审批签字各个部门部门部长总经理财务主管审批5.3．领取预支现金款借款员工将审批手续完整的《现金预支单》交给现金出纳，现金出纳审核相关单据签字齐全并符合公司相关审批授权后，给借款员工办理领款，并要求借款员工在《现金预支单》上签字确认收到款项，现金出纳并加盖【XX日期现金付讫】。出纳保存《现金预支单》备查并按日期进行编号（YYYY-MM-XXX）。各个部门财务部财务部借款人员现金出纳现金出纳审核加盖印章编号5.4．每月末《现金预支单》与明细账的核对XX公司内控文件3编号步骤说明部门人员控制活动现金出纳每月统计未核销的《现金预支单》总金额，并与用友系统中“其他应收款-预支现金-XXX”明细账总金额核对，确保一致。若核对有误差，现金出纳要在完成当月结账前要查明原因，由总账会计进行相应账务处理。财务部现金出纳核对5.5.录入用友系统现金管理模块现金出纳当日将《现金预支单》录入用友“现金管理模块”中的“现金收付流水账”。总账会计每日根据出纳当日整理完毕的《现金预支单》在“现金收付流水账”中点击“凭证”选择“其他应收款-预支现金-XXX（具体人名）”科目，系统生成记账凭证。凭证审核参照本流程5.10步骤财务部财务部现金出纳总账会计5.6.员工报送报部门审核完毕的销单员工完成预支款项目后，准备报销的《现金报销申请单》及预支时《现金预支单》第二联交给部门经理检查报销内容是否属于各个部门或项目承担范围，并在《现金报销申请单》上签字。各个部门经理审批5.7总经理及财务部长审核报销单据部门经理呈送总经理签字，转交出纳。出纳对日常个人报销《现金报销申请单》的签字是否完整，签字权限是否符合《付款及相关事项审批权限》的设定进行审核；对发票金额与《现金报销申请单》金额一致性进行审核；对发票的合法性，金额的正确性及开支标准的合规性进行审核；确认合格签字确认后，转交财务部财务部总经理审核XX公司内控文件4编号步骤说明部门人员控制活动长审批。财务部长对影响财务成本费用核算的，如：报销部门、项目等信息的填写是否完整正确进行检查，之后，在合格的《现金报销申请单》上签字批准。对不合格单据退还给报销员工要求其更正。所有合格单据由财务部长签字后传递给现金出纳。财务部财务部长审批5.8.员工报销结算并核销预支款单据审核无误后，员工到财务部办理预支现金结算。现金出纳检查《现金报销申请单》上有财务部长签字批准，且报销单签字符合授权审批表权限，即可办理报销手续，并查看报销结算金额与用友系统“其他应收款-个人借款-XXX”中具体员工明细账余额间差额的正/负，确定是应补付现金/退还余款的金额，并加盖【XX日期现金付讫】及【出纳人名】章。办理过程如下：1）、收回余款：现金出纳按照员工退还现金金额开出一式三联收据，收据联交还款人,现金出纳在《现金报销申请单》上盖【核销借款____元】章，在留存的《现金预支单》上加盖【XX日期核销】章。2）、补付差额：对需要补付款额的情况，在支付后，由预支款人在《现金报销申请单》上签字确认实际收款额及核销原预支款额，表明借款已经收款。现金出纳在《现金报销申请单》上盖【核销借款____元】章，在留存的《现金预支单》上加盖【XX日期核销】章。一般性无预支款的费用报销仅省略本步骤中有关“核销预支款”内容，其他步骤与本流程一致。财务部现金出纳检查5.9.录入用友系统现金收付流水账XX公司内控文件5编号步骤说明部门人员控制活动现金出纳当日将《现金报销申请单》在用友系统中的【现金管理模块】中的《现金收付流水账》中记录。总账会计根据出纳每日转交的《现金报销申请单》单据在用友【总账模块】中手工生成现金付款对应记入费用或成本的会计记账凭证。现金出纳总账会计5.10.审核过账每周财务部长根据会计传递的《现金报销申请单》及相应的原始单据，审核入账科目，金额正确后在【总账模块】中的【凭证查询】中【会计分录序时簿】点击【审核】。再进入【凭证过账】界面中选择适用条件后点击【开始过账】自动将该分录过入总账。每月财务部长要审核对“其他应收款-预支现金-XXX”：用友系统【应收款模块】中“其他应收款-预支现金-XXX”明细项目金额与现金出纳备案《现金预支单》未核销明细是否一致；若不一致，要求现金出纳与总账会计在结账前必须查明原因，并依据差异性质进行相应调整。用友系统【应收款模块】与【总账模块】核对，参见“SOP-FN-02明细账核对”中【应收款模块】核对部分每月总账会计从【应收款模块】中引出“其他应收款-预支现金-XXX”账龄分析表，对账龄超过2个月的预支款进行催收。具体减值准备参见：“SOP-FN-03各项准备”中应收/其他应收账款坏账准备部分。财务部长财务部长审核5.11.文件装订结账后，总账会计从系统中打印出记账凭证并与现金出纳一起负责收集附件，连附件一起按凭现金出纳XX公司内控文件6编号步骤说明部门人员控制活动证编号顺序装订保存。总账会计5.12．结束