报表管理制度

报表管理制度批准/日期审核/日期1.目的为了规范各种记录表格的填写和管理，特制定本制度。2.适用范围适用于工艺记录、运行记录、设备记录、各种检查表、检验报告、表单的发放、填写、流转、收集、整理和保存。3.职责3.1综合部负责新表外送印制、分发，填写后记录的收集、整理和保存。3.2各部门负责本部门记录新表的申请印制、保管、发放、填写、整理和移交。4.工作内容4.1样表设计：各部门根据本管理制度汇编中相关制度要求设计本部门的样表，经总经理审查通过后交生产部集中存档。样表要求内容完整，样式精简，数据一目了然，内容主从分明。4.2记录表格的印制：样表印制程序按照采购程序执行。由各使用部门申购，总经理批准，生产部提供样表，采购送外印制，库房发放。4.3样表内容的更改：4.3.1记录表格出现以下情况可以更改,（1）由于设备或工艺改变后已不适合于表格填写；（2）内容和样式出现重大错误或失误；（3）不能准确反应被记录对象的特征；（4）设计出更为适用（优秀）的记录表格；（5）与最新制度或相关标准冲突。4.3.2更改程序由生产部或使用部门提出更改申请，并由申请部门提交新样表（打印页和电子版），生产部组织相关技术人员讨论后报总经理审批。通过后由生产部更新存储的样表，并重新印制和发放。原则上在讨论通过的下月实行新表。4.4记录表的分类生产运行记录包括：交接班记录、巡视记录表、工艺记录、工艺调整单、生产运行记录表、高压操作票、污泥处置运行记录、设备日常检查、维护保养记录、异常情况记录表。4.5记录表的填写、整理和移交内容4.5.1记录表的填写要求（1）填写数据清楚，字迹工整；（2）描述语言要求简洁，言简意赅；（3）内容翔实，包括完整；（4）必须有记录人和记录填写时间；（5）指针和刻度仪表读数要求有估读位，数字显示仪表要求记录多次变化中显示次数最多的值；（6）必须填写质量管理统一编制的记录号。4.5.2记录表的分类整理每类记录若每月有20页以上按照月整理成册,每月不足20页但每季度有20页按季度整理,每季度不足20页但每半年累计有20页,其余按年分类整理.设备保养和维修记录在完成工作且填写相关记录后当月移交生产部分类整理。4.5.3移交整理成册后,添加统一的封面和封底后及时交生产部统一存放.4.6记录表的整理分析和存储4.6.1整理分析生产部收到成册记录后必须将数据进行汇总，按照分析制度分析出该记录反应出对象本质，再将记录按规定存放顺序存放。对于收到的其它记录，进行检查核实后，再分类存放，每月必须将收到的记录数据进行对应汇总，按照分析制度分析出该记录反应出对象本质。4.6.2分类存放基本原则存储按照部门分类存放于文件柜中，并将日期较近的放于上层或右则，便于查阅。按照设备分类存放的必须按照工艺先后顺序从左到右存放。每文件柜中必须有该柜存放记录的清单。4.6.3存储年限4.6.3.1运行、检验记录保存年限5年。4.6.3.2设备档案保存至设备报废。4.6.3.3安全检查、检验、和事故记录存放5年。4.6.3.4汇总记录存放5年。4.6.3.5记录存储年限满后进行封存于档案室，由公司定时进行统一销毁。4.7记录的查阅4.7.1本公司职员查阅须填写查阅记录，查阅中不得篡改数据，不得在记录上做记录。4.7.2非本公司职员查阅必须经过总经理批准，还必须遵守查阅规定4.7.3所有记录不得外借。4.8错误记录的更改。4.8.1记录在填写后若发现有误，更改应该慎重，可以使用涂改液进行更改，或整体更换整页记录。4.8.2在递交了记录后记录部门或纪录人发现有错误，应主动到生产部核实，若单页错误较多，则需更换整页，局部错误使用涂改液。任何个人和部门不得将记录借出更改。生产部发现记录不清楚或可能有误时需要主动找记录人核对，记录人应主动配合。5.相关文件6.相关记录