行政准备工作支持流程

1行政部对总经办工作支持流程（适用于各地区域公司、各地百货公司）一、行政部对总经办的服务支持（一）上班前工作准备（责任人__）每天提前15分钟到公司为总经办工作进行准备。工作准备内容：1、开房门，配有窗户的房间，春、夏、秋季无风或微风情况下开窗通风。2、检查办公室内各部位和设备、用品，如存在故障或不正常现象，及时联系维修或采取其他应对措施：（1）饮水机饮用水是否充足。（2）空调是否正常运转。（3）电话座机是否存在故障。（4）照明灯具是否存在故障。（5）绿植是否有枯叶。（6）文件柜、衣柜柜门能否正常开启。（7）屋内卫生状况：桌面、地面、垃圾框、烟缸、（8）每三天查看办公室配发的签字笔等文具能否正常使用。（9）杂志架：刊物是否开封、报纸等是否需要清理。（10）沙发、座椅等办公家具是否完好。（11）打印机、加湿器、传真机等办公设备能否正常使用。（12）有无天花板、地面渗水、破损等情况。（13）纸巾、打印纸是否需添加。（14）其他需要检查的内容（如有其他需要，请各地公司根据本公司实际情况增加内容）_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________2（二）商务接待（责任人____）1、总经办领导进行商务宴请时行政部负责订餐。（1）行政部负责收集、统计本公司周边的餐饮（包括咖啡厅、茶楼）场所的信息，根据公司实际需要，确定高、中、低档餐厅各3家，作为本公司相对固定的商务宴请场所。（2）根据公司实际需要，可与餐厅签定长期合作协议。餐厅情况统计表档次餐厅名称地点菜品风味餐厅环境风格价位（元/人）联系方式高档中档低档咖啡厅/茶楼情况统计表咖啡厅/茶楼名称地点环境风格价位（元/人）联系方式2、进行商务宴请时根据需要安排车辆接送总经办领导和客人。（如不需要公司司机接送，可安排代驾服务。）3、其他商务接待类工作（如有其他需要，请各地公司根据实际情况增加内容）____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________3二、行政部对总经办的工作支持（一）总经办领导工作日程安排及工作提醒（责任人_）1、每周五下午下班前，行政部了解公司总经理下周工作日程安排，填写以下表格，并提交总经理，如一周工作安排发生变动，及时更新此表：一周工作日程安排表时间工作内容工作涉及的部门备注周一周二周三周四周五2、行政部每个工作日查阅《一周工作日程安排表》，根据实际情况对总经理进行工作提醒。3、行政部根据《一周工作日程安排表》，提前一天提醒各相关部门配合总经理的工作。4、及时提醒领导参加重要的全公司人员参加的会议（如新员工介绍会、重要的培训）5、其他需要提醒的事宜：________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________4（二）差旅安排（责任人___）1、行政部协助安排总经办领导差旅行程，负责机票和酒店预订，了解日程安排，并填写下表，于出行前一天提报领导。差旅行程表日期时间行程安排地点备注例：2011.2.110：00－12：00北京－上海航班CA1501移动入住××酒店2011.2.113：00－17：00会见供应商××会议室2011.2.117：30－20：00宴请供应商××酒店2、提醒相关部门准备资料，包括但不限于会议资料、会见公司简介、会见人员简介，会同《差旅行程表》提交领导。3、其他需要提醒的事宜：____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________5（三）会议组织（责任人___）行政部负责协助公司总经理召集会议。1、根据总经理一周工作日程安排表（或总经理临时交办）安排会议。2、会议准备：（1）在会议召开前做好会议准备工作，并填写此表：会务工作表会议时间会议地点会议议题参加人员会议记录人需要准备的资料、物品或提供的会议服务（2）通知参会人员出席会议、告知会议议题（或提醒进行参会准备），并确认是否参加。（3）在会议召开前对会议室进行清理，如有需要，调试电脑、视频设备或进行其他准备（提供饮用水、茶点等）。（4）行政部安排人员负责会议记录。3、会议结束后行政部填写以下表格，跟进会议提出的要求的落实情况，并在会议召开后一周内向总经理反馈（会议有时间要求的，根据时间要求反馈）会议跟进表会议形成的要求时间节点要求责任人落实情况未能完成原因6（四）文件起草和审核（责任人_）1、行政部负责协助总经办主要领导起草文件。2、根据工作需要起草以下文件：（1）通知（2）总结（3）计划（4）商务信函（5）其他文件______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________（各类文件的模板另行提供）3、文件起草流程：根据总经办领导要求起草文件——行政部负责人修改文件——总经办领导审核文件——定稿7（五）资料、信息收集汇总（责任人__）行政部负责收集、整理以下资料提交给总经办主要领导：1、集团或百货总部发布的重要通知。（应于通知发布当日提醒总经办领导查看）2、协助总经办领导整理重要客户或合作伙伴的名片（每两周整理一次）3、每月25日前收集汇总各部门工作总结和计划，提交总经办领导。各部门月度工作总结表部门本月主要工作内容（不超过五项）本月工作存在的不足本月工作的优点与本公司、百货总部各部门的工作配合是否存在问题各部门月度工作计划表部门下月工作计划下月拟改进工作中的哪些方面需要本公司和百货总部的相关部门提供何种支持8（六）工作督办（责任人_）行政部负责对总经办主要领导提出的工作要求进行督办，填写下表，每月28日前向总经办主要领导汇报当月情况：工作要求时间节点要求涉及部门责任人工作要求落实情况工作未完成原因领导意见注：本流程中所有表格均为电子表格