行政办公室事务管理制度流程汇编

第1页共104页行政事务管理手册FGNM-02-AD福建省****矿业集团有限公司二〇一一年八月内部资料注意保密*************矿业集团有限公司第2页共104页《行政事务管理手册》编制委员会（2011年8月）主编：冯伟执行主编：赵永杰编委委员：毛占举毛海龙陈文平李洁陈瑜耿亚男盛慧枝（按姓氏笔画排序）*************矿业集团有限公司第3页共104页前言2011年，****矿业集团在集团总部及各公司间大力开展“管理年”活动，通过建章立制、开展各项经营管理活动、加强培训力度等方式，夯实基础管理，提升管理水平，从而达到巩固企业蓬勃发展趋势，保持企业迅猛发展势头，提高企业经济效益和社会效益的目的。为紧跟集团公司战略发展步伐，有效达成集团“管理年”活动目标，建立和完善办公室行政事务相关管理制度，做到“有章可依，有章必依”，规范和强化行政事务流程管理，明确责任，提升集团公司行政事务计划、组织、协调、控制管理水平，建设素质高、作风正、原则强、服务优的行政事务管理梯队，自2011年3月份开始，集团办公室陆续出台了《办公用品管理制度》、《办公秩序管理规定》、《车辆管理制度》、《公文处理办法》、《印章管理办法》、《会议管理制度》、《合理化建议管理制度》……。为了便于学习、理解、掌握和运用行政事务管理制度，集团办公室将2011年制定的各类管理制度进行收集和完善，编制成****矿业集团《行政事务管理手册》，以期有效推动集团公司的行政事务管理前进，助推企业效益更上层楼。《行政事务管理手册》共分为七篇，分别是：第一篇“机要管理”（包括公文处理、档案管理和印章管理三部分）、第二篇“秩序管理”（包括办公秩序和会议秩序管理两部分）、第三篇“办公物品管理”（包括办公用品、办公设施和报刊订制管理三部分）、第四篇“后勤管理”（包括车辆、驾驶员、宿舍和食堂管理四部分）、第五篇“两卫管理”（包括环境卫生和治安保卫管理两部分）、第六篇“合理化和公共关系”（包括合理化建议和公共关系管理两部分）及第七篇“附件管理”（包括手册中提到的一些比较实用的表格及其他内容）。通过这本《行政事务管理手册》，您将能用较短的时间和较快的速度了解****矿业集团行政事务管理的相关规章制度，了解您在公司享受的权利、福利，及您须以高度的自觉精神和自律意识去遵守的各项制度。熟悉本手册内容，将为您打开翱翔在****矿业这片蓝天的一扇窗户，帮助您尽快地融入到****矿业的大家庭中来，帮助您高效快捷地开展工作、完成工作。福建省****矿业集团有限公司2011年8月*************矿业集团有限公司第4页共104页目录前言................................................................3第一篇机要管理....................................................5第一节公文处理办法..............................................6第二节印章管理办法..............................................16第三节档案管理制度..............................................19第二篇秩序管理....................................................23第四节会议管理制度..............................................24第五节办公秩序管理规定..........................................31第三篇办公物品管理................................................35第六节办公用品管理制度..........................................36第七节办公设备设施管理规定......................................39第八节行政办公物资配置标准......................................43第九节报刊定制管理规定..........................................48第四篇后勤管理....................................................50第十节乘用车辆管理制度..........................................51第十一节驾驶员行驶补贴及安全奖励措施............................54第十二节员工宿舍管理规定........................................55第十三节员工食堂管理办法........................................58第五篇“两卫”管理................................................61第十四节环境卫生管理制度........................................62第十五节公司治安保卫管理规定....................................64第六篇合理化和公共关系............................................67第十六节合理化建议管理制度......................................68第十七节公共关系管理办法........................................72第七篇附件........................................................76公文处理办法附件..................................................77印章管理办法附件..................................................87档案管理制度附件..................................................93办公用品管理制度附件..............................................94车辆管理制度附件..................................................99合理化建议管理制度附件...........................................103后记...............................................................104*************矿业集团有限公司第5页共104页第一篇机要管理****矿业集团总部及各公司应该怎样快速有效地开展公文处理、印章管理及档案管理工作，从而规范机要工作处理流程，提高本公司机要管理水平。通过阅读本篇《公文处理办法》、《印章管理办法》及《档案管理制度》三个制度，您将找到最想要的答案。*************矿业集团有限公司第6页共104页第一节公文处理办法FGNM-AD-01第一章总则第一条为使企业公文处理工作规范化，提高效率，参照《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》，结合****矿业集团（以下简称“集团”）实际情况，制定本办法。第二条公文是企业在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动、指导工作开展的重要工具。第三条公文处理须做到准确、及时、安全,提高办文效率。第四条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条公文处理工作必须严格执行有关保密规定，确保公司秘密不被泄露。第六条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第七条集团各部门及各公司负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门或公司公文处理工作的领导和检查。第八条集团只设一套公文编号系统，各部门文件按“富矿+部门简称”依照发文时间统一编号。各公司参照执行。第九条集团办公室及各公司办公室应设专（兼）职公文管理人员，负责公文处理工作；设专（兼）职档案管理人员，设专柜对公文档案进行管理。第二章公文格式与要求第十条集团各部门及各公司统一发文字号：集团办公室：富矿办；人力资源部：富矿人；财务部：富矿财；法律事务部：富矿法；矿业开发部：富矿开；生产安环部：富矿生；营销管理部：富矿营；企业规划部：富矿规；*************矿业集团有限公司第7页共104页审计部：富矿审；技术部：富矿技；张家口公司：张富矿；秦皇岛公司：秦富矿；北票公司：北富矿；承德公司：承富矿；建平公司：建富矿。若有新公司成立，参照上面办法执行。第十一条公文用纸要求、颜色要求、排版规格与印刷装订要求、各要素标识规则和页码规则。（一）公文用纸要求公文用纸采用标准的A4型纸，纸张页面大小为210mm×297mm。公文用纸页边距，上为37mm，左右下为27mm。版心尺寸为156mm×233mm（不含页码）。（二）公文中图文的颜色除发文公司标识、眉首反线和发文单位印章为红色外，若无特殊说明，其余部分均为黑色。（三）排版规格与装订要求1.排版印刷要求正文用3号仿宋字。版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜。双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。2.装订要求公文应左侧装订，确保公文页码齐全。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。（四）各要素标识规则本办法将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。1.眉首（1）公文份数顺序号。标于版心左上角顶格第1行，以7位数标注。比如，仅发文一份用：0000001；适用于机密、绝密件。字号：3号黑体字。（2）密级和紧急。按保密程度由低到高依次为秘密、机密、绝密三类；位置：顶格标识在版心右上角第1行，两字间空1字。如需加保密期限，密级与期限间用★隔开。字体字号：3号黑体字，加粗。印刷“绝密”、“机密”公文要标明份数序号。秘密文件指内容涉及公司一般秘密，一旦泄露会使公司的安全和利益遭受一定损害的公文；机密文件指内容涉及公司重要秘密，一旦泄露会使公司的安全和利益*************矿业集团有限公司第8页共104页遭受严重损害的公文；绝密文件指内容涉及公司核心秘密，一旦泄露会使公司的安全和利益遭受重大损害的公文。（3）紧急程度。位置：顶格标识在版心右上角第1行，两字间空1字，如同时标识密级和紧急程度，密级在第1行，紧急程度在第2行。字体字号：3号黑体字。文件一般不加紧急程度。如确属紧急文件，根据文件紧急程度应当分别标明“特急”、“急件”。“特急”文件一天办理完毕；“急件”三天办理完毕。（4）发文公司标识由发文机关全称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘在3号仿宋字、单倍行距情况下空一行。（5）发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，位于发文机关标识下空一行（3号仿宋字、单倍行距条件下空一行），用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线，红线粗2磅。（6）签发人上行文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标