行政部调度管理流程

行政部业务操作流程示意图行政负责通知外部资源：（舞台、演出类等）行政负责通知制作任务：（印刷品、彩喷、条幅等）行政负责准备物品进场表：行政负责准备现场所用零星物品、活动流程资料现场管理活动结束后，收集现场物品并反馈信息，并作出处理意见库存物品入库资料整理归档，活动现场事故汇总备注：以上涉及财务部门单据，需活动结束后一并返回财务，作为结帐依据。制作任务单（格式—4）任务通知单（格式—3）领取合同（业务到行政部领用合同）活动物品进场表（格式—5）见格式—5正/负激励单（格式—7）现场反馈表、活动施工人员考勤表（格式—6、9）物品增减明细表（格式—8）返回合同（业务将合同返回到行政部）项目要求单（业务提供给行政部，格式—1）费用预算（格式—2）分解任务（行政部）行政调度操作制度1、辅助行政经理处理公司的行政事务，严格执行公司制定的《行政部调度管理流程》。2、所有工作和业务，均以表格化为准。严格把控每一个细节。3、“前管理，后总结”，每次作业前需要进行规划，业务不分大小，采取完全汇报制，向部门经理汇报；作业后每单在三天内附所有通知任务单。4、每月月底把本月事故及处理结果，以书面形式呈报部门经理。5、对二级单位的管理及公司运营中成本的控制负责，凡因本岗位管理不善而造成的损失自行责任。6、按时给二级单位结帐。除演职人员现场结帐外，其他长期合作的二级单位每月26日对单，28日结帐。7、定期对合作单位所提供样品进行更新，保证样品的完整性。8、调度的工作应做到范本化、模式化。因该岗位涉及到的内容较锁碎，故在处理各项单据、归类、存档时，都应做到模式化，各有其位，不要因个人喜好随意放置，如有变化需进行相关的通知；对于二级单位的管理、手续申请、采买等，都应做到范本化，制定相关内容的文本并存档，保证该工作的延续性。9、活动结束后，调度、现场管理人员应积极配合，立刻入库。入库时依据“任务单”核查，如发现物品有损耗或丢失，应及时报损或办理出库手续。10、要求本部职员通讯工具24小时畅通，并严格执行《通讯工具管理条例》11、积极主动配合财务部及上级主管进行不定期的抽查。12、有效扩大合作资源（对本岗位工作量有影响的部分）12、严格控制成本，有效降低费用（对本岗位工作量有影响的部分）13、提高公司库存物品利用率。14、行政调度在分解任务时，必须统一调配合作单位，经营同种项目的合作轮流使用，不得连续合作，确保动作顺畅。15、行政人员在分解任务单时，根据合同项目内容填写任务单，须经责任人签字确认，合同项目之外的服务，需事先打开支申请。16、分解任务时，首先调配长期合同的、有质量保证金的，其次调虎离山用新的合作伙伴。17、调配新项目时须至少寻找3家执行方，价格优惠者先考虑；但在特殊执行时，必须考虑执行方的资质及执行力。行政部与业务部对接工作示意图业务部到行政部领取合同业务部第一时间将合同返回到行政部业务部提交项目要求单行政部控制成本，作出费用预算行政部分解合同，填写任务单业务部审核任务单，签字确认凡需要制作、印刷的，业务部提供打印稿；需要行政安排的所有附件都需业务部签字确认行政部通知企划部电子传图,行政必须亲自审核业务部对项目进行检查活动前期筹备会议，由行政部、业务部进行会议安排行政部准备现场反馈表，待活动结束后，业务部反馈信息,行政部做处理意见行政部与业务部对接工作注意事项签定合同后，活动执行流程分为四个阶段（需业务、行政配合）第一阶段：分配任务第二阶段：检查验收第三阶段；会前准备第四阶段；善后总结第一阶段：分配任务1、业务人员提交合同及项目要求单，计算成本控制预算。2、业务部、行政部召开第一次会议。参会人员有：行政调度、业务负责人由业务负责人讲解活动方案，并提交合同项目要求及各种附件合同项目要求见表格一，需详细填写项目要求、尺寸、完成时间等附件包括：条幅内容、彩喷画面内容、及其他需要制作内容的尺寸、小样。注意：合同项目要求、各种附件必须有业务负责人签字确认字样3、行政口岸对方案进行理解及消化，然后下任务单，在当天集中时间，统一由业务人员进行审核并签字确认。4、行政调度内部进行任务分解，分解前需内部召开碰头会议，合理调配资源，严格按成本预算进行控制。5、行政调度根据具体执行时的尺寸，可以要求设计人员直接进行更改，但需告知业务人员更改的原因。6、业务部随时增加的物品也必须提供项目要求单及附件。第二阶段：检查验收1、行政调度下单完毕后，按制作要求监督合作单位的进度。2、行政人员组织业务人员对项目进行验收，例如：条幅、彩喷、旗子等。3、行政调度、业务人员需每天核对一次合同明细及进度，以便及时、准确的落实每个项目，检查是否有漏项。有需提前交给客户的物品，行政调度需将物品交接单及物品一起交于业务人员。4、提前进入场地进行安装与施工的，行政调度需与业务负责任人进行沟通并安排现场监管人员。5、需与酒店协调内容，先由2个部门进行沟通，然后再与酒店方协调，协调工作可由2部门共同完成，协调内容请以文件的形式交于酒店负责人。第三阶段：会前准备1、业务部在活动前三天提交客户确认的活动流程、主持稿及各种文字资料。2、在每场活动的前一天由行政和业务负责人进行会议布置（人员安排、物品安排、车辆安排）。2、行政调度、业务部组织人员开会，进行工作安排。3、活动前一天打印相关的文字资料，例如：主持稿、活动流程等。第四阶段：善后工作1、现场结束后，业务人员与客户进行现场交接，请提前准备物品交接单。2、不能现场交接的，但是客户还要留存的，请提前告知行政人员。行政人员安排统一存放，然后交于客户。3、活动结束后，行政人员通知二级单位撤场及给相关人员结帐；如有事故发生的或现场服务不好的，行政做出处理决定，并将事故记录。4、行政人员组织人员对公司的物品进行整理。例如：桌布、自宣物品、工具箱、X展架等。5、活动完毕后，业务人员整理活动照片，将需要洗的照片交于行政部；如需制作影像资料的需将制作内容交于行政部。行政部在活动结束后的三天内将照片、碟等资料交于业务部。6、业务人员在活动结束后的一天内将合同的补充明细做出，交于行政；行政在活动结束的三天后将所有单据返回财务。项目要求单活动名称：活动地点：活动时间：项目名称数量完成时间配套物品备注业务负责人：业务部负责人：格式—2：费用预算单活动名称：活动地点：活动时间：项目数量金额备注合计金额（大写）：￥：人员通知单(执行方:)活动名称:活动地点:完成时间:项目数量单价金额服务内容及要求到位时间合计金额（大写）：￥：说明1、每次活动，执行方须提前接单，并按该通知单要求执行，凭单支付费用。2、如执行方时间延误30分钟以内，向甲方支付该项目30%的违约金；若执行方时间延误超过30分钟，扣除相应的人工费，并赔偿因此造成的损失。3、在执行期内乙方出现的任何违法行为或事故，甲方不承担任何责任，均由乙方负责。4、执行方在服务期内代表甲方形象，不得自行与客户交流，更不得发生不利于甲方形象的言行。否则扣除全部人工费，并赔偿因此造成的损失。下单人:业务负责人:接单人:制作通知单(执行方:)活动名称：活动地点：完成时间：项目材质数量及规格单价金额备注合计金额：（大写）：￥：说明1、每次活动，执行方须提前接单，并按该通知单要求执行，凭单支付费用。2、如执行方时间延误30分钟以内，向甲方支付该项目30%的违约金；若执行方时间延误超过30分钟，扣除相应的人工费，并赔偿因此造成的损失。3、在执行期内乙方出现的任何违法行为或事故，甲方不承担任何责任，均由乙方负责。4、执行方在服务期内代表甲方形象，不得自行与客户交流，更不得发生不利于甲方形象的言行。否则扣除全部人工费，并赔偿因此造成的损失。下单人：审核人：执行方：下单时间：活动物品进场表年月日物品名称数量规格到位时间执行方备注活动现场反馈表活动名称：活动时间：项目执行方负责人现场完成情况确认签字下单人：反馈人：活动增（减）物品明细时间：物品名称增（减）数量材质存放地点备注