规范b文件b运行流程

上海新徐汇（集团）有限公司文件编号：Q/XXH423B--01主题：文件控制程序修改状态：0共38页第1页1目的规范文件运行流程，对质量管理体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和报废实施有效控制，提高文件处理质量和效率。2适用范围适用于公司质量体系文件及公文、资料（包括外来文件）的控制。3职责3.1公司行政办公室是本程序的归口管理部门，负责对全公司文件流转进行控制。3.2各部门负责人负责对本部门有关文件的管理。4工作程序4.1文件的分类4.1.1形成文件的质量方针和目标4.1.2质量手册、程序文件及其他质量文件（如规范、规程、制度、办法等）4.1.3公司适用的公文：决定、决议、通知、请示、批复、函、会议纪要等4.1.4各种记录文件4.1.5直接引用的外来文件和资料（如法律、法规、标准、规范及业务单位提供的文件资料）4.2文件的编写和编码文件的编写和编码按照《程序文件编写导则》执行，行政文件仍按行政发文号方式执行。4.3文件的受控方法4.3.1文件分“受控”和“非受控”两种；4.3.2受控文件在公司内部运行时使用，并在文件上加盖“受控”章，当文件修改时，受控文件的持有者可及时得到修改文件的有效版本。4.3.3当需要时，经管理者代表批准，非受控文件可对外发放，并在文件上加盖“非受控”章，非受控文件不受文件修改后的更换。4.4文件的编制、审批和发放4.4.1质量手册、程序文件及其他质量文件的编制、审批和发放。上海新徐汇（集团）有限公司文件编号：Q/XXH423B--01主题：文件控制程序修改状态：0共38页第2页a.由管理者代表负责组织各相关部门进行编制。b.质量管理体系文件由文件起草部门填写《文件审批表》，并经管理者代表审核，总经理批准。文件审批人对文件的适宜性、充分性负责。c.文件审批前应由文件编写部门及相关部门负责人对文件进行会审，会审记录填写在《文件审批表》中。d.质量管理体系文件在发放前由文件起草部门在《文件审批表》中确定文件发放范围，由行政办公室负责发放，文件发放填写《文件发放登记表》。4.4.2行政公文的编制、审批和发放4.4.2.1行政公文按文件的重要性分为一般公文和特殊公文。特殊公文必须以公司统一的红头文稿行文，其余不以红头文稿行文的即为一般公文。4.4.2.2特殊公文的行文流程应包括拟稿审核、会签、签发、编号、打印、校对、油印、用印、分送等。特殊公文应统一使用红头格式。a.特殊公文应由承办部门草拟，并填写《文件审批表》。草拟的公文由承办部门和协办部门的负责人及分管领导进行审核和会签，并在《文件审批表》上签署意见、姓名、时间。b.经审核会签的特殊公文由行政办公室核稿，并给予行政公文编号。对不符合行文规则和基本要求的，行政办公室可退回拟稿部门。c.特殊公文原则上由总经理签发。总经理签发时，应在《文件审批表》签署意见、姓名、时间。d.特殊公文应由承办部门草拟，并填写《发文审批表》。草拟的公文由承办部门和协办部门的负责人及分管领导进行审核和会签，并在《文件审批表》上签署意见、姓名、时间。e.经审核会签的特殊公文由行政办公室核稿，填写《发文登记目录》，并给予行政公文编号。对不符合行文规则和基本要求的，行政办公室可退回拟稿部门。f.特殊公文原则上由总经理签发。总经理签发时，应在《文件审批表》签署意见、姓名、时间。g.特殊公文的发放范围由文件起草部门在《文件审批表》中确定，向有关部门或人员发上海新徐汇（集团）有限公司文件编号：Q/XXH423B--01主题：文件控制程序修改状态：0共38页第3页放后，及时填写《文件发放登记表》。一般文件的行文必须按照拟稿、签发、用印、分送等简化步骤进行。a.一般文件应由承办部门草拟。b.部门分管领导签发，并在《文件审批表》上签署意见、姓名、时间。4.4.2.3.发放范围由文件起草部门在《文件审批表》中确定，并向有关部门或人员发放。4.5文件的打印、校对、油印及用印4.5.1文件的打印由承办部门或行政办公室进行，校对由承办部门负责。4.5.2行政办公室根据《文件审批表》上填写的发文数量进行油印。以公司名义行文的文件，由行政办公室根据领导签发意见统一用印。凡油印数量超过60份的，可以不予用印，直接分送。以承办部门名义行文的文件，应由承办部门根据分管领导签发的意见统一用印。4.5.3文件分送由文件起草部门负责。4.6外来文件的控制管理4.6.1外来文件指与本公司有关的法律法规及政府发文、业务单位文件资料等。由行政办公室负责接收并进行识别。识别的内容有：——本公司是否可以直接引用；——引用的文件是否是有效版本。4.6.2根据文件的内容和性质分为阅件和办件。4.6.3阅件由办公室根据来文的时间顺序和文件性质登记编号并编制目录。目录按文件性质分为《市府区府文件收文目录》（A/B-X）、《市委区委文件收文目录》(A/B-D)、《投资项目管理文件目录》(T-Z)及《帐外文件目录》(Z)。a.市府、区府文件由办公室直接分送领导传阅。重要的文件填写《文件传阅单》。传阅完毕，由办公室收回并分类保存，于下一年度作为保密废纸统一销毁。凡涉及本单位相关事宜的文件应予以存档。b.市委、区委文件由文秘人员送党委办公室办理。c.投资项目管理文件由行政办公室进行预分类归档，以便查阅。d.其他文件（包括相关的法律、法规）由行政办公室进行预分类归档，以便查阅。上海新徐汇（集团）有限公司文件编号：Q/XXH423B--01主题：文件控制程序修改状态：0共38页第4页e.阅件经识别后需在公司内部发放的，应由行政办公室填写《文件审批表》，报管理者代表批准，并明确发放范围。外来文件发放按本程序4.4.1条款执行。4.6.4办件按登记编号，由行政办公室编写《来文承办目录》，并根据承办内容和要求填写《来文承办单》，按文件办理事项的性质，送交相应部门办理。——重要文件必须呈总经理批示后转送有关部门或人员办理。——一般文件直接送有关部门和人员办理。——会议通知及时直接送有关当事人办理。4.6.4.1承办部门收到需办理的文件后，应按要求抓紧办理，对确不属于本部门职权范围或本部门不宜办理的，及时送回行政办公室，并说明理由。办理内容涉及两个部门以上的，由部门间协商办理，协商有困难的，请示分管领导协调。承办中需行文的，应按业务范围，由职能部门拟稿。4.6.4.2文件的催阅、催办应由办公室按文件紧急程度适时进行。a.重点文件或紧急文件跟踪催办，至少一天一次，督促承办部门或人员在规定时间内完成。b.一般文件定期催办，一周一次。4.7文件的更改4.7.1文件更改一般由原编制部门或原编制人提出并填写《文件更改审批表》报行政办公室办理审批手续。4.7.2文件更改一般由原审批部门负责审批。4.7.3文件更改后由文件主管部门负责按原文件发放记录发放同时收回作废文件，文件收回时应在《文件发放记录表》上作出收回记录。4.8文件的立卷、归档和销毁各职能部门根据本部门工作性质和内容，就本部门形成的文件进行预立卷，并于次年的2月，统一交行政办公室归档。具体按照《档案管理程序》执行。涉密文件的销毁由行政办公室统一集中处理。5相关文件及记录5.1《文件审批表》上海新徐汇（集团）有限公司文件编号：Q/XXH423B--01主题：文件控制程序修改状态：0共38页第5页5.2《发文登记目录》5.3《来文承办单》5.4《来文承办目录》5.5《市府区府文件收文目录》（A/B-X）5.6《市委区委文件收文目录》(A/B-D)5.7《投资项目管理文件目录》(T-Z)5.8《帐外文件目录》(Z)5.9《文件传阅单》5.10《文件发放登记表》5.11《档案管理程序》上海新徐汇（集团）有限公司文件编号：Q/XXH424B--01主题：记录控制程序修改状态：0共38页第6页1目的明确规定记录控制的责任、方法和要求，保证业务活动和体系运行中各项质量记录符合规定要求。2适用范围适用于公司各种质量记录的控制工作。3职责3.1公司行政办公室是本程序的归口管理部门，负责质量体系运行质量记录的控制。3.2各部门负责人负责对本部门责任范围内的质量记录的控制。4工作程序4.1质量记录的范围及管理4.1.1公司按质量管理体系各条款开展质量活动中形成的记录，报告和数据均数质量记录范围。4.1.2质量记录一般采用“发生地归口管理”的方式实施管理，各部门应明确专人负责本部门的质量记录的收集和管理。4.2质量记录的格式与编码4.2.1质量记录的格式由使用部门负责设计，并随文件一同报批，记录表单应一式二份报行政办公室统一编码登记，并进行印刷。4.2.2质量记录的编码标识方式质量记录的编码方式按“文件编写导则”执行。4.2.3行政办公室退回一分质量记录格式样张给使用部门，由使用部门按格式样张复制使用。4.3质量记录的填写质量记录应填写清晰、正确、及时、内容完整，不得遗漏或缺项，填写审核人、批准人应履行签字手续。4.4质量记录的收集归档4.4.1质量记录的收集保管由各部门负责人指定专人按归档要求进行组卷，并编制《质量记录索引目录》，在目录中明确：质量记录名称、记录编号、组卷日期/责任人、保管上海新徐汇（集团）有限公司文件编号：Q/XXH424B--01主题：记录控制程序修改状态：0共38页第7页期限。4.4.2如须移交档案室保管的质量记录，填写《质量记录归档移交单》，并在移交单中明确：质量记录名称、记录编号、移交人和接收人、移交日期。4.5质量记录的保管4.5.1各部门负责将本部门生成且无须交档案室保管的质量记录，储存在本部门的文件柜内，做好归档记录的编目工作。行政办公室负责将各部门交至档案室保存的质量记录储存在档案室文件柜内，并做好编目工作，以便查阅。4.5.2质量记录以磁盘方式储存的，应做好标识以便查阅。4.6质量记录的查阅4.6.1本公司人员如因工作需要，需查阅归档的质量记录时，应填写《质量记录查阅登记表》。4.6.2外单位人员需查阅质量记录，属档案室管理的质量记录，由管理者代表批准后查阅，各部门存档的质量记录，应经过部门负责人批准后查阅。4.7质量记录的销毁4.7.1根据质量记录对质量体系运行的重要性确定保存期限，同时在质量记录清单中注明保管期限。4.7.2属档案室管理的质量记录过期，应由行政办公室填写《文件销毁审批表》，经总经理批准后进行销毁。5相关文件及记录5.1《文件编写导则》5.2《质量记录清单》5.3《质量记录索引目录》5.4《质量记录归档移交单》5.5《质量记录查阅登记表》5.6《文件销毁审批表》上海新徐汇（集团）有限公司文件编号：Q/XXH542/71B—01主题：质量策划管理程序修改状态：0共38页第8页1目的通过质量管理体系策划或产品/服务实现的策划活动，完善质量管理体系及产品/服务实现过程的控制，提高服务质量水平以实现质量目标，增强顾客满意。2适用范围本程序用于公司开展质量管理体系策划和产品/服务实现的策划活动的管理。3职责3.1总经理负责质量管理体系策划活动的组织领导工作。3.2管理者代表负责质量管理体系策划活动的组织实施及产品/服务实现策划活动的组织领导工作。3.3企业管理部、物业管理部、幼托管理部、商业服务部、投资发展部负责产品/服务实现策划的具体实施工作。4工作程序4.1质量管理体系的策划4.1.1开展质量管理体系策划的时机a．按照质量管理标准建立、改进或变更质量管理体系时；b．公司的质量方针、目标、组织机构发生重大变化时；c．公司的资源配置、市场情况发生重大变化时；d．现有体系文件、质量活动未能涵盖的特殊情况发生时。4.1.2质量管理体系策划的内容a．确定需达到的质量目标；b．确定相应质量管理过程，明确过程的输入、输出活动及其控制要求；c．计划为实现质量目标所需过程的资源配置；d．对质量目标及其实现情况进行定期评审，作出规定，以确保持续改进。4.1.3总经理负责主持质量管理体系的策划活动，管理者代表负责具体组织实施工作，质量管理体系策划的结果应形成文件，可以是质量管理计划或方案，由管理者代表或指定的人员编制。4.1.4质量管理计划/方案可以包括以下内容：上海新徐汇（集团）有限公司