订货作业流程（PPT33页)

订货作业流程一、目的•按要求补货避免商品缺货、积压二、适用范围•所有员工三、相关文件•1、名词解释••订货作业：门店在商品货量不足情况下，向供货方所提出的送货需求。•订货公式=（订货周期+到货天数+延误到货天数）*日均销量+最小排面量-实时库存-在途数量三、相关文件•2、职责划分••①每日早、中、晚非客流高峰期上班时进行商品的陈列检查、缺货检查，并根据商品的缺货情况填写手工订单。•②禁止厂方代表或促销人员填写补货单，必须由销售员亲自填写补货单（目的：掌据商品销售状态，提升员工业务技能），各门店要高度重视，店长和各基层管理者亲自督促此项工作实施，经理抽查，公司不定期对此项工作检查。对销售员填写的手工订单进行审核，对不准确的商品订单数量进行纠正指导。三、相关文件•①促销商品、新品订单100%审核。•②门店商品订单100%审核。•③保证订单在上交后2小时内数量准确录入。在下午14：00前录入并准确打印、上传供应链•④无供应链的进行订单录入并打印一联机制订单。三、相关文件•3、订货时考虑因素：•①正常商品排面的陈列量•②端架/堆头的陈列量•③商品的日平均销售量、库存量•④订货周期及在途订货量•⑤DM商品或店内促销商品•⑥与促销商品是否有相关联性•⑦季节性商品、流行性商品•⑧不能因盘点减少单品数、压缩商品陈列面、减少正常商品的订货量，从而影响销售。•对未按规定操作的当事人：•主管的处罚权限:员工5元/次。•店长处罚权限:主管20元/次。•经理处罚权限:店长50元/次。四、作业程序•订货作业流程图销售员按报货日填写商品订单销售主管审核商品订单，签字确认咨讯打印出一联机制订单，上传供应链咨讯在规定时间内上传订单至物流部/物流配送销售员查看货架及库房，确定需订货商品及数量直配统配店长按要求审核订单流程解释：•1、严格执行要货时间。周二/周四/周六门店员工14点前上交货单，主管给厂家打电话报货；蔬菜、水果、肉、水产，每日必须在12点前上传要货单。主管审批后交予采购经理。次日早上6:00点前到货。员工验货、分拣、上货陈列。流程解释：•2、订货单填写：•①按要求订货日进行订货。•②销售员填写《商品订单》时必须根据商品的库存，填写订货日期、部门编码、部门名称、供应商编码、供应商名称、商品编码、商品名称、条形码、正常陈列量、日均销量、现存量、规格、订货数量、产地，各项资料必须清晰、完整、准确。流程解释：•3、商品订单审核：•①审核订单时须核实系统内商品库存量及订货周期。•②销售主管审核手工订单时，需到卖场核实商品库存，了解商品的销量，并对缺货而未订货的商品查核。•③手工填写商品订货单，由主管和店长逐一审核签名后交咨讯人员录入并打出一联机制订单，咨讯人员做登记以示区分。简单、听话、照着做！收货作业流程•一、目的•严把商品进入卖场的最后一关，确保符合国家食品安全标准，提供给顾客100%放心的商品品质。•二、适用范围•门店•三、涉及人员职责•1、咨讯岗：对手工订单进行供应链系统的录入，形成供应链系统商品订单。供应商携带供应链、酒类流通随附单、奶粉质检报告到门店送货后，对收货后的订单进行入库。•2、收货岗（专职收货员或销售主管）：与柜组销售员对负责商品按要求收货并签字，禁止不合格商品进入卖场。•3、店长：监督各岗位员工按流程要求对商品收货，禁止不合格商品进入卖场。•四、收货范围•所有进入卖场的直配商品、统配商品、赠品。有问题食品类商品必须拿到食品备案查询台试扫，检验商品无问题，收货员、销售员、供应商签字收货员将一联机制订单、供应链系统订单或随货同行交咨讯咨讯打二联验收单，收货员、销售员、供应商签字确认门店留第一联，供应商取走第二联并进行单据登记收货完毕不符合验收标准的拒收进价不一致以低价为主收货员同销售员按标准对商品验收，必须有加盖供应商公章的供应链订单或加盖公章的随货同行方可收货直配商品到货•流程说明：•1、随货同行：如有更改，供应商必须签字确认，无一联机制订单或随货同行拒绝收货。•2、供应链订单：核实商品编码、条形码、商品名称、包装规格、销售单位、订货数量、送货数量、供货价格、备注、实收数量、赠品数量、生产日期，保证单据无差错。•3、一联机制订单：核实商品编码、商品名称、商品条码、规格、单位、件数、订货数量、实收数量、生产日期、订货金额、保质期、备注各项认真填写，保证单据无差错。•4、收货员与销售员按订单数量认真收货，不允许供应商点数与报数，不得随意更改订单数量，不得出现漏验、少验、多验、错验现象。•流程说明：•5、收货完毕后将订单与供应商的随货同行单核对，核实随货同行单上进价、数量是否一致，当数量不符时，供应商在随货同行单更改并签字。实收数量不得大于要货数量，如有需要必须由店长签字，收货人员与供应商共同签字，方可收货。•6、直配单据：收货后由收货员将收货单送至咨讯人员打印二联入库单，入库后的二联单由收货人员核对商品编码、商品名称、条形码、收货数量，保证单据无差错核实签字。•7、单据流转：门店留第一联，在公司财务规定转账日返财务。供应商留第二联并作为结帐依据。各店资讯人员对每日直配供应商领取单据做详细的记录，直配供应商必须在单据领取明细本上签名确认•六、收货标准•（一）商品、赠品收货：•1、外包装•①商品外包装纸箱干净、完好；商品本身无破损、污垢、商品标识完好无损，组合包装必须符合公司的要求（个数、搭配方式、赠品），不符合标准或有其他超市标识的商品一律拒收。•②对于非标准箱全部打开100%收货；对于标准箱按单品到货件数的10%抽验。•③生鲜/散粮/散称商品按净重收货。•④生鲜/低温/冷冻商品：优先收货。•⑤所有商品的包装上必须有中文说明，进口商品必须贴有商检标签，否则拒收(玩具除外)。•六、收货标准•（一）商品、赠品收货：•2、条形码•①商品必须具备在系统中有效的国际条形码或粘贴公司自制条形码；•②公司自制条形码粘贴必须符合标准：完整、牢固、平滑、粘贴位置正确(无条形码粘贴在商品的左下角，条形码不规范的商品将条形码的左侧前后几位完全遮盖)•3、保质期•常规商品/赠品：保质期和生产日期：无涂改、无双日期、日期不易抹掉清晰可见、保质期不过半。进口商品：因进口食品的进货渠道周转较长，为保证门店销售，进口食品临近保质日期1/3均可验收入店销售。•4、商品存放：•在门店指定的收货区域进行，商品分大类摆放，禁止将商品搬入卖场内验货。未验商品及已验商品分开放置，已验完的商品必须做记号(打勾或划圈)。货物未验完禁止将货物搬进卖场。•5、问题商品处理：•①凡保质期过半，由经理签字，以通知门店的商品，可以正常收货。•②商品实物的编码、品名、条形码、规格、重量与订单不符：当场拒收货让供应商带走。•③赠品所配数量不足，由店长与供应商协商足够数量的赠品。•七、处罚要求：•1、由于门店原因，未做到在食品备案查询台试扫而导致未备案商品进店，职能部门开具罚单的门店，店长全额承担罚款金额及公司关系协调产生的相关费用。•2、符合新品上店要求门店拒不接收者，核实属实店长按每单品50元的标准进行成长赞助并全公司通报批评。简单、听话、照着做！退货作业流程•一、目的•规范门店退换货作业流程，保证退换货及时准确。•二、适用范围•门店•三、退货总则•1、优先原则：所有供应商在办理收货手续时，必须先办理完退货手续。•2、准确原则：所有的退货必须准确，供应商名称、商品品名、退货数量必须准确无误，退货实行100%的复查原则。•四、电脑系统中退货原因（11种）：•01质量问题、02门店间调配、03计划课调配、04业务发起、05过季滞销品、06中心配错、07活动使用、08会员赠品、09调整（类别或批次）、10临近保质期、11下架禁销（门店每周二查看下架禁销商品明细，在一周内门店依据商品的明细把不影响二次销售的直配商品整理退货）。五、直配商品退货：•1、商品退货流程图：交咨讯人员打印一联预退单验审人员与供应商进行商品退货验收，验货后在一联预退单按要求签字确认销售员按厂家分类整理退货商品填写手工退货单，验审人员、理货主管、店长签字审核由门店验审人员通知供应商，厂方需在7日内到门店确认退货商品门店根据一联预退单打出二联退货单，双方签字确认供应商将退货商品及退单二联带走退货作业结束供应商未按规定时间确认退货单据，由店长将信息反馈各区域经理，按《百姓量贩供货合同》关于商品的退货条款执行各店咨讯人员在转账日将单据交财务•2、职责划分：•销售员：•①依据供应商资料及待退商品，整理后填写商品手工退货单并注明退货原因。•②将手工退货单交销售主管、店长签字审核。•③所有的退货商品必须撕掉价签，按供应商单独保存，准备退货。•2、职责划分：•验审人员（收货员、销售主管、店长、防损员）：•①同销售员根据机制一联预退单检查每种退货商品实物与退货单所写商品编码、品名、规格、数量是否一致，验收完毕后的退货商品存放在“退货区”，准备退货。•②通知供应商退货商品及退货原因；退货时双方审验，并在一联预退货单上签字确认。•③将机制预退单及退单一联交于门店咨讯人员保存，退单第二联交供应商。•2、职责划分：•咨讯人员：•①根据手工退货单，核对电脑商品存货批次账中的数量、进价、供货方式、供应厂家，电脑中选择相对应退货原因，进行一联机制预退单的打印。•②商品退货：店内咨讯人员出二联退货单，由销售员、验审员、供应商在二联单签字。供应商在门店退货登记本上登记并签字。（包括：日期、供应商编码、单据号、领单人）简单、听话、照着做！