财务费用报销流程及注意事项

财务费用报销流程及注意事项前言•在日常工作中，部分员工对财务知识比较欠缺，对公司财务报销流程及报销规定不太了解，出现报销单据不规范、报销内容不明确等情况，给公司财务部及相关部门工作带来不必要困扰。报销单据的要求报销单的填写专项支出管理规定出差制度介绍用于报销的合法票据•盖有收款单位的财务专用章或发票专用章•付款单位注明为本单位•发票正面有税务机构监制章•大写和小写金额相符（一）对原始单据的要求•1.发票必须是发票联或报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作为报销单据•2.内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，严禁涂改。•3.印章要齐全，须有收款单位印章(财务专用章或发票专用章)及收款人签字(章)；事业单位的收据，要有财务专用章；企业和个体户须是税务部门统一印制的收据。•4.从外单位取得的原始单据(车、船、飞机票等)，因保管不善而被盗或遗失，后果自负。正面例子：要素填写齐全，盖章清晰•发票要素齐全，盖章清晰（请注意：举例所用，并非是本单位的发票）（二）、不予报销的单据•1.内容填写不全，字迹不清或有明显涂改、伪造的票据一律不予报销;•2.无财务专用章的白条票据;•3.数量、单价、金额不明确的票据；•4.收据、虚假发票等票据不予报销;•5.名称必须写全称，否则不予报销.反面例子：要素填写不全，章不清晰要素填写不全章不清晰反面例子：要素填写不全，品名过于笼统且无清单或小票。反面例子：发票抬头不是公司的全称，而是地名。反面例子：章不合规。•发票上必须加盖发票专用章，加盖其他类型章的发票•无效,如“现金收讫”章。（行政事业单位收据等除外）反面例子：报销项目与发票内容不一致。左图发票为订票发票，不能用于报销市内交通费左图发票上的发票章为某饭店，不能用于报销市内交通费。后经网上查询此发票，发现此发票章与网上信息也不符。反面例子：印章不清或根本没有印章的发票无效。•产生这样的问题原因之一是有的经营单位为了推卸责任保护自己，在出具假发票时，故意不将印章印清或拒绝盖章，消费者事后无法再去索要真票。反面例子：虚假发票•同一次消费的几张发票的发票号码相同，相同为虚假发票反面例子：非行政事业单位收据•收据不可以报销（行政事业单位的除外）大家看看，假如这是一张发票，不是收据，可不可以报销（三）、原始单据粘贴规范在日常报销工作中，我们经常发现有一些票据粘贴的不规范，例如一张纸上粘贴的票据太多、太乱、正反颠倒、很不整齐，这些都给会计报销的后续工作（合计金额、稽核、装订、会计档案保管等）带来很大的不便，尤其是耽误报账者的时间。鉴于上述情况，现将财务票据粘贴要求的规范向大家做简要介绍，希望大家在今后碰到类似业务能按规范操作。票据整理粘贴要求1、票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、差旅费、市内交通费等等，按照类别分别粘贴。2、将票据整理齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴，且应避免将票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄。3、如果票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照先大后小的顺序粘贴；票据比较多时可使用多张粘贴单4、对于比粘贴单大的票据或其他附件，也应沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。填写规范及注意事项1、所有经济业务均应提供正规合法票据；发票要填写完整，字迹清晰，没有涂改、污染，发票专用章清晰可辨。假发票、空白发票和填写不规范的发票，不予报销。2、应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写粘贴单，绝对不允许使用圆珠笔、铅笔或者红色的笔书写，并且绝对不得涂改，经办人、报账人、单据张数等信息应如实完整填写；3、不要将票据倒置粘贴；不要用订书机订票据；4、发票上未列清详细品名、数量、单价的（比如只写了“办公用品一批XXX元”）以及各种购买物品的定额发票，无论金额大小，均必须附有加盖发票专用章的购货清单或小票。定额发票要用黑笔写上单位抬头，开具日期等信息，不得空白。填写规范及注意事项原始粘贴单上相关数据填写规范要求：1)阿拉伯数字要加上人民币符号，如：报账金额为12345元，则在阿拉伯数字填写栏内填写￥12345.00元。2)大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写，并在大写汉字前的每一空位上画“X”，在数字是0的位置填写汉字“零”。例如，报账金额为￥2034.50元，则大写数字栏内填写：X拾X万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分3)汉字的数字大写标准写法为：壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万元角分报销票据粘贴基本要求：•–紧靠粘贴单的左上端，从左横向粘贴•–相邻票据间须留出间隔距离•–票据较多时，可分行粘贴•–不得竖向粘贴•–报销人须在每张票据背面空白处注明开支的用途•不符合规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。常见的不规范的粘贴•没在左上角常见的不规范的粘贴•上端未对齐常见的不规范的粘贴•不正确的贴票方法常见的不规范的粘贴•发票不完整常见的不规范的粘贴•粘贴不牢（片片飞）规范的粘贴•贴在左上角规范的粘贴•整理后的粘贴报销单的填写及报销流程•报销单的填写公司报销单的种类，分为两种：一种是普通报销单，另一种是差旅费报销单一、报销单填写的要求有下几点：1、大小写要一致，大写未到分应在后加（整、正）字2、单据票面整洁，无涂改，无错字白字。3、大小写要顶格写，空间不要留的太大，小写要加人民币符号。4、顶票要用铅笔在备注拦写清实际费用项目5、一定要把经办人、客户写清楚6、发票上的客户一定要和所报销单位的名称一致报销单的填写及报销流程二、具体报销单的填写（一）、差旅费报销单1、应填写报销部门、出差事由、报销日期、出差目的地、起始时间、单据张数、金额；2、多人同一张报销单报销，应分别填写报销人；3、天数按本人出差实际天数填写；4、住勤费按天数乘以标准合计填写；5、其他栏填写除车船飞机票之外的的票据，如保险费、寄存费、购票手续费等。报销单的填写及报销流程•差旅费报销单单据报销单的填写及报销流程出差前的申请——申请单的填写申请单的填写要求1、要素填写齐全；2、按照流程进行审批；3、时间填写完成，如实际天数超过填写时间，请在其他需说明事项中填写理由；4、客户反馈需要客户签字或盖章，如特殊情况无法取得，需要总经理批准后方可报销5、报销差旅费时必须附有此单报销单的填写及报销流程（二）、费用报销单；1、应填写报销部门、报销日期、单据张数；2、报销内容填写如办公费、招待费、培训费、市内交通费、汽油费、汽车费用等；3、原单金额按发票填，报销金额按实际发生金额填写；4、大写金额须顶格填写；5、要写清附件张数；报销单的填写及报销流程费用报销一般规定报销人必须取得相应的合法单据（相关规定见原始单据的一般要求）.填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目填写，注明附件张数；金额大小写必须完全一致；简述费用内容或理由。按规定的审批程序报批。报销单的填写及报销流程报销审批签字流程部门员工发生费用本部门主管审核部门经理审核财务审核票据是否有误总经理审核签字到财务部报销领款12344审核未通过返回报销人审核无误5报销单的填写及报销流程顶票的处理所谓顶票就是某项费用因为种种原因，未能取得合法的票据，而拿其他发票代替报销的行为。公司原则上不报销顶票发票；因特殊情况，需要公司总经理的批准，并将原来业务写个情况说明附在后面。报销时按照提供的发票填写报销内容，走报销流程！顶票的发票必须是符合报销的票据。专项支出管理规定1、出差借款出差人员凭审批后的《申请单》填写《借款单》，按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。2、临时借款如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。3、借款销账规定（1）借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。专项支出管理规定4、借款流程财务付款借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、注明借款形式（打卡或现金）审批流程借款人借款审批流程：部门主管审核签字→主管经理签字→财务部复核→总经理或董事长审批。财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。专项支出管理规定借款单式样备注：各项现金借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款专项支出管理规定案例1.2013年1月5日，销售部业务员陈X需要去出差，需要预借差旅费3000元。2.2013年11月15日，销售部业务员陈X出差回来报销差旅费2500元，余款500元退回。专项支出管理规定案例陈X在出差前填写派遣单和借款单，审批完成后，凭借款单和派遣单到财务预支差路费3000元，借款单留财务，作为财务付款的凭证。陈X回来后，填写报销单，报销差路费2500元，余款500元退回财务。财务收到余款500元后，开收据给陈X.流程结束。出差制度介绍职务一般员工部门主管副总及以上可使用交通工具火车硬座、公共汽车火车硬卧、公共汽车、出租车所有交通工具住宿标准省会级城市80元/天100元/天实报实销地级市60元/天80元/天实报实销其他地区40元/天60元/天实报实销伙食标准省会级城市22元/天30元/天实报实销地级市20元/天28元/天实报实销其他地区18元/天25元/天实报实销市内交通费用省会级城市30元/天45元/天实报实销地级市25元/天35元/天实报实销其他地区20元/天30元/天实报实销1、出差标准出差制度介绍2、具体规定超过标准费用，除非事先得到总经理的确认，否则，原则上只能在标准范围报销。例如：一个普通员工在一般城市出差，伙食标准为18元/天，他自己吃饭花去30元，并取得了票据，但是报销时只能按照18元给予报销。出差时，由公司或对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。出差交通工具限火车硬卧座、公共汽车、出租车，火车软卧、飞机应经总经理批准后方可使用。否则不予报销。出差制度介绍宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。业务招待未经总经理的批准，不得报销任何费用。3、出差天数的规定实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回公司时间为准，12:00以后出发（或12:00以前到达）以半天计算，12:00以前出发（或12:00之后到达）以一天计算。其他需要说明的事项发票的识别：发票的真假查询可以可拔打税务局纳税服务电话12366，根据语间提示输入发票号码和密码。或者通过登陆税务局网站，在发票查询页面输入发票号码和密码。对伪造的识别。伪造发票是指单位和个人仿照真的发票，制作假发票，以假充真的行为。伪造的发票在其内容、标志、试样、规格、纸质、字体、条纹、图案、印色以及油墨成份上均不同于真实发票，在其印制的张数，联次，自轨号码或装订顺序上，容易出现混乱，错位现象。可以采取“核对法”，即用真实的发票为对照依据，从中发现可疑之处。对变造发票的识别。变造发票是在真发票上采取刮，擦，挖，补以及化学方法更改或增添发票有关内容的行为。对变造发票的识别，主要查其票面的外在形式以及票面填写的内容是否发生变异。其他需要说明的事项对“大头小尾”发票的识别。“大头小尾”发票是指填开发票时，将发票联与存根联分开填写，发票联的填开金额大于存根联的金额。发现这种发票时，首先查验发票存根联有无复写印迹，笔迹是否同出一人，而更有效的方法是将有疑点的发票开出单位的同组发票存根联进行核对。对于手工版发票,现在国家虽然没有取消手工版发票，但是很多地方已经在逐步取消，因此，对于手工版发票，大家收到时需要仔细识别，不鼓励拿手工版发票报销。当年发票，应在当年办理报销，跨年度的发票，不予报销。其他请款流程（如采购请款等）还按照原流程。