货代操作与单证流程培训

操作流程培训目录•一.订舱•二.放箱•三.摆箱、装箱•四.配船、报关•五.对费用•六.追索核销单据接到业务流转单核对订舱基本信息并制作订舱委托书发送订舱委托给订舱代理收到订舱代理的放箱通知记录并做好装箱通知书发送装箱通知给客户或者对应的拖车公司箱子装箱回场后，落实箱号等，让订舱代理配船，报关。（自报关的请找订舱代理要报关信息提供给客户）落实江船是否按时开出核对账单操作SOP•操作岗位要求工作人员做事具有前瞻性，对时间把握较强。以下内容中的“天”是指自然日，“工作日”是指周一到周五，请留意两种说法的区别。一.订舱•查看客户委托和流转单内容。•首先查看客户委托和流转单内容是否完整。•特别是：•1.“装箱要求”是工厂自拖还是委托我司拖，如果委托我司做，是否在流转单上人民币应付那里注明了拖车成本和拖车公司。•2.是厂装还是港装，港装是否注明了装箱要求；•3.“报关要求”是代报关还是自报关；•4.“运费”是到付还是预付。预付是否注明了美金应付成本，是否有佣金，是多少；到付是否提供了约号，到付最好一并提供美金运费，以便船公司查实。•5.客户托书上中英文品名、HS编码、产地、包装等是否都有。•6.客户委托和流转单内容完整后，还需查看客户是否有特殊要求。需要订舱单位和船公司配合的要求有些是要提前告知/申请的，这要在托书上面备注出来。制作托书•由于托书全部通过系统制作，进入系统，新生成的作业需要完善以下内容：•1.根据业务前端录入系统的收发货人信息，跟面单和客户的托书核对订舱的收发货人、通知人信息。需要出HBL的单子是否录入目的港代理。•2.订舱代理。•3.船公司•4.POL•5.POD。需填入流转单上的中转港信息。•6.目的地•7.唛头•8.货物描述和品名。注：订给集海的托书，需要在货物描述里写出集海的进仓号。集海的订舱号是提前给我司。其他支线就把作业号写在上面，以区分托书。•9.件毛体•以上内容完善后，生成“订舱单”，在委托书备注栏注明特约事项：•1.厂装还是港装，什么时候放箱（订舱前确认了海船时间的要特别注明）•1.）客户要求到工厂装箱的货物，和在我司物流中心或者保税仓库装箱的货物，注明厂装；在港口装箱的货物，注明港装。•港装货物全部需要注明我司监装，留下我司现场人员姓名、电话。同时注明装箱要求，是对装还是要打托，是否要加固。如果需要打托装箱，这点要在备注上注明，码头会以此办工作单。同时注明打托材料全部由我司自行提供。如需加固，则由我司现场工作人员联系，不用在备注上注明。•如果货物中有单件超过3吨的，还要写明超过3吨的货物件数，单件的重量，要求订舱单位办理困难作业。•2.）放箱时间控制在装箱的前一个工作日。船东给的免费用箱期一般在7-10天，超过期限船东会收取用箱费用，用箱期及收费标准见附件1。•如果订舱当天客户就要装箱或者订舱当天就是装箱的前一个工作日，放箱时间就写当天日期。如：周二订舱，客户确定周三装箱，则注明日期当天放箱；周五订舱，客户周末/周一装箱，同样注明日期当天放箱。（如果是港装货，请在放箱后通知支线头天晚上摆箱。）•订舱当天还没到客户预计的装箱日期的前一个工作日的，则注明工厂预计装箱时间的前一个工作日放箱或者待通知放箱。2.委托订舱单位报关还是自报关，报几票关；•1.）客户委托我司报关，我司根据跟各家订舱单位的协议，如果有免报关费，就委托给订舱单位，注明委托报关；如果不免报关费，可根据实际情况衡量是否委托给订舱单位报关，衡量的因素包括：该票报关是否复杂，是否在抢时间报关，是否需要订舱单位跟进报关和配船的衔接等等。如果不委托给订舱单位，我司另行找报关行，则注明自报关。•2.）客户自报关，就直接注明自报关即可。•3.）在订舱时最好能确认一下客户是报几票关，在托书上注明。订舱单位向船东订舱时就要索要相应票数的提单号，否则客户报多票，向船东后补申请提单号的话，需要重新走一遍订舱程序，非常耽误时间。3.运费组成。预付货注明美金费用，佣金，人民币费用。到付货必须注明到付约号，有美金金额的话更好，一般没有佣金，再写个大概的人民币费用就行了。•由于各家船东收取的人民币费用不一致，订舱的时候把确定的人民币费用写上就行了，如THC，安保，港建，其他如铅封、报关费、外理等各家收取不一的费用不要注明，待对账的时候跟订舱单位确认就好。4.客户有特殊要求的，比如船期要求，倒签，提单显示特别内容，申请目的港免费用箱期等，要在特约事项里写出来。发送托书•在装箱前的2个工作日，把托书发送给订舱单位。特别是MSC，头一个工作日订舱，第二个工作日才能放箱的船东，需要特别留意。•如果是当天订舱放箱的货物，最好上午就把托书给订舱单位，不要晚于下午3点，否则有可能来不及当天放箱。•各家订舱单位订舱方式如下：•浩航，邮件发送托书；•民生，传真+QQ发送托书；•集海，传真+QQ发送托书；•长航，传真+QQ发送托书；•太平洋，传真+QQ发送托书；•外运，QQ发送托书；•锦海捷亚，QQ发送托书二.放箱•客户向我司订舱时，就通知当天或第二天装箱的，订舱当天就放箱给客户。•其余情况就在装箱的前一个工作日上午，跟客户联系，最后确认装箱的时间，如果客户确认，则马上通知订舱单位放箱。如果客户装箱计划有变，则暂时搁置，待新的装箱日期的前一个工作日上午再联系客户，再次确认。以免放箱过早，浪费免费用箱期。常用的各家船东的免费用箱期文件见附件2。•如果工厂地址较远，需要在装箱前一天提箱/提货/送货的，则要在前一个工作日落实提箱/提货/送货事宜，没有问题就放出箱子。•MSC放箱较慢，需要在上述基础上再提前一个工作日落实装箱/提箱/提货/送货事宜，这样可以在通知订舱单位放箱的第二个工作日放出箱子。以保证在第三个工作日顺利装箱。•订舱单位将放箱通知发送给我司后，将订舱号、提单号（寸滩箱箱号不提供，凭提单号提箱，指定箱号请录入箱号）、提箱地、还箱地录入系统，导出相应的装箱通知。装箱通知有如下几种：•1.装箱通知书（厂装箱）：提原箱到工厂装箱的货，用这种装箱通知书。•我司安排拖车的，装箱通知书（厂装箱）要先发送给车队调度，注明拖车费用。在客户下班前，找车队调度要到车牌号和司机电话，填写到装箱通知书里面发送给客户。寸滩箱由于不指定箱号，客户会对照车牌号和提单号装箱。•由于我们发给车队和发给客户的是一样的装箱通知，发给客户的装箱通知书，要注意把拖车费删掉。•客户自己安排拖车的，装箱通知直接发送给客户即可。•2.送货港口装箱通知书（港口装箱）：提货港口装箱是指客户委托我司安排车子去工厂提货运到港口装箱。提货分成集装箱带货回港和散货车带货回港。集装箱带货回港在码头要付掏箱费，货物的运输安全比较可靠；散货车不需要，但是要注意加固和防雨措施。•放箱当天要把提货装箱通知书（港口装箱）先发送给调度，注明拖车费用。如果客户对提货的车辆有要求的，要在给调度的装箱通知里面注明。在客户下班前，找调度要到车牌号和司机电话，填写到装箱通知书里面（注意把拖车费删掉），发送给客户和我司现场工作人员。•如果客户对港口装箱有要求的，要在给我司现场工作人员的装箱通知里面注明。比如打托要怎么打法：要那种托盘，是否垫纸板，纸板是上下垫还是只垫下面，是否缠拉伸膜，编织带缠几根等。需要我司准备装箱相关材料的，如托盘，纸板，胶布等，要在装箱前一个工作日通知现场工作人员。•3.提货装箱通知书（仓库装箱）：提货仓库装箱是指客户委托我司安排车子去工厂提货运到物流仓库装箱。操作步骤跟提货装箱通知书（港口装箱）一样，只是装箱通知不再给我司现场人员，而是给仓库操作人员。装箱相关材料也通知仓库操作人员准备。他们会根据通知书的到货时间和装箱要求，安排拖车提箱到仓库装货。•4.送货装箱通知书（港口装箱）：送货港口装箱是指客户自己安排车子送货到港口装箱。•通知书做好了发给客户，请客户提供一下送货司机的联系方式，补充到通知书上，再发给现场工作人员。其他操作步骤跟提货装箱通知书（港口装箱）一样。•5.送货装箱通知书（仓库装箱）：送货仓库装箱是指客户自己安排车子送货到我司物流仓库，在物流仓库装箱。操作步骤跟送货装箱通知书（港口装箱）一样，只是装箱通知不再给我司现场人员，而是给仓库操作人员。•6.空运货提货/送货通知书：提货是指客户委托我司安排车子提货，送货是指客户自己安排车子送货。提货/送货前一个工作日将该通知书发给客户即可。我司安排车子的，加上司机车牌号和电话。•7.进仓通知书：我司自拼的拼箱货用这种进仓通知书，只用于发给客户。有些客户送货较早，请在接到流转单后尽快将该通知发给客户。我司一般要求客户不晚于仓库装箱当天中午12点前到单到货。•同一个箱拼箱的客户可以用同一个进仓号进仓，在发送进仓通知给客户的同时，要发送一份送货装箱通知书（仓库装箱）给仓库操作人员，把同一个箱拼箱的货物汇总，注明每个客户的货物数量，以便仓库对照收货。•在预计装箱的前一个工作日，跟未到货客户联系，看能否按时到单到货。可以的话就通知订舱单位放箱，并将放箱信息补充给仓库操作。三.摆箱•在港口装箱的货物，要多一个步骤，就是预约摆箱。•港口摆箱要提前一天由支线预约，没有预约的货要在港口装箱，要等货到后支线才办理摆箱手续，港口现排计划去摆箱。视港口繁忙程度，货在港口要等比较久才能实现装箱。所以，货到后预约摆箱的做法不提倡。•港装箱一般是在跟客户确定好提货/送货时间后，我司提前一个工作日放箱。然后根据路程远近，推算货物到港时间，提前一个工作日通知订舱单位到港时间，让他们提前一天跟码头预约摆箱。四.装箱•厂装箱在装箱当天，跟调度落实拖车到厂情况；•提货港装和提货仓库装箱的货物，在提货当天跟调度落实车辆到厂情况；•送货港装和送货仓库装箱的货物，在货到当天跟现场人员或仓库操作落实车辆到达情况。•在落实以上情况的时候，发现车辆不能如期到达，影响装箱的，马上联系调度询问原因，新的到达要通知业务介入跟客户协调。•装箱过程中，出现•厂装箱装箱回场后，在码头网站核实重箱进场情况。如果是寸滩箱，要跟客户核对箱号。一票货有多个箱的，要跟客户索要分箱资料，报多票的还需要跟客户索要分票分箱数据，并报给订舱单位。•港装的货物，装箱过程发现有件数不符、包装污染/破损等情况，要及时通知业务跟客户确认。装箱过程中，现场操作会拍照，如客户需要装箱照片的，装箱完毕后，提供给客户。•仓库装箱的货物，装箱过程发现有件数不符、包装污染/破损等情况，要及时通知业务跟客户确认。装箱过程中，仓库操作会拍照，如客户需要装箱照片的，装箱完毕后，提供给客户。•寸滩箱装箱完毕后，把箱号发给订舱单位核对。五.报关•海关从2010年5月18日起启用出口货物运抵报告操作系统，运抵报告发送流程是货物回场，报关单据送达报关行后，支线将船名/航次/提单号/箱号发送到港口和EDI中心，港口根据支线提供的信息发送运抵报告给海关，海关收到相关信息后才接受申报。•该制度的实施意味着所有货物必须要在重箱进场后才能报关，不接受提前申报。•报关资料一般包括：报关委托书、报关单、箱单、发票、合同、核销单。以上单据需要正本。•外地做商检的货物，需要我司换通关单的，还需要客户提供正本的报检委托书和换证凭条，一般需要一个工作日换出通关单。•客户自报关的货物，装重后向支线索要报关信息，包括船名航次和卸区，然后将该票货对应的工厂发票号、进仓号、提单号、箱号、船名航次、卸区和支线信息提供给客户，告诉他们在开船前一个工作日上午报关完毕，并在下午2点前把报关单提供给订舱单位现场；•我司自己委托报关行报关的货物，装重后向支线索要报关信息，包括船名航次和卸区，然后将该票货对应的工厂发票号、进仓号、提单号、箱号、船名航次、卸区和支线信息提供给报关行，提醒他们报关完成的时间，并在下午2点前把报关单提供给订舱单位现场；•如果是订给集海和民生的，除以上步骤外，还需将报关单在下午2点前传真给订舱单位操作配载。•我司委托订舱单位报关的货物，重箱回场后将报关资料交到订舱单位现场，把要配的江船日期、重箱回场情况和报关资料递交情况告知订舱单位操作，提醒他们跟踪报关、放行、配船情况。•重庆海关下午3点之后不再接单，