通用审批流程系统设计

通用审批系统设计一、需求分析通过对政府机关、企事业单位的日常工作进行分析，发现对文件、表格和图纸等文字图表资料进行审批占有相当大的工作量，因此，如果设计一软件系统，把这些文字图表资料的审批纳入到计算机进行管理，有助于规范审批流程、方便快捷查询、资料的规范化管理和提高工作效率。二、系统描述（一）、审批文件的建立系统提供Word和Excel文件的在线编录和外部拷入，其它类型的文件只能通过外部拷入纳入系统，系统提供多种文文件模板，也可自建模板上传。（二）、审批流程的建立对于Word和Excel文件在在线编录或外部拷入编辑时建立审批流程，对于Word文件通过设置特定宏的形式来识别在什幺位置进行签字（签字用外部扫描的签字图片进行代替），Excel通过设置特定的单元格来识别签字位置（同样用外部扫描的签字图片进行代替），通过这样一步一步进行设置签字位置就可以完成审批流程的建立，当然随时可进行修改；对于外部拷入文件则提供单独的审批流程建立对话框进行建立（对于设置签字位置的问题有等进一步研究）。（三）、进行审批根据设置的流转步骤，由相应的审批人进行审批，在审批过程中除了签字外，还可以对Word和Excel录入Word文件拷入Word文件录入Excel文件拷入Excel文件拷入其它文件，包括图片和其它类型文件设计审批流程进入审批流转，包括对文件的修改、改变审批流程、文件回退、注销等完成审批，办结备查文件进行修改和增加注释，系统自动保存修改痕迹，对于其它类型的拷入文件，系统提供单独的审批对话框进行签字，同样也可以录入修改意见。审批流程需要更改时，只有优先级比当前审批人高的用户、当前用户和流程建造人可以修改，对于签字位置的修只能由流程建造人或被授权人可以对其修改，其它人不能修改。在流转过程中，参与审批人用户都可查看整个文件的审批过程，但只有用户优先级比当前查看用户的优先级高的用户和流程创建人可以发出催审信息。在流转过程中，流程创建人和当前未审批的用户可以注销该审批流程，其它人不得注销。（四）、办结与归档审批完成后，由流程创建人或授权用户可以对文件作出办结和归档处理。（五）、事后查询参与审批的都可看到自己审批过的文件，其它未参与审批的文件由授权规则来确定是否可以查询。三、设计采用B/S结构，客户端的编辑器采用控件的形式来实现，资料保存在后台数据库中，在服务器端开发DLL文件实现部分功能。具体实施需要进一步考虑。四、建议公文处理系统单独设计为好，这只是针对其它的文件审批，其它未考虑的请风中、农民和小刘完善，特别是风中和农民对于其实用性、文档的类别和审批的规范性作出考虑，小刘和初始状态负责考虑技术实现，对于公文处理系统这次要重新完善，到达归档与归档后处理这一步。一、采用技术：服务器端：Asp3.0+SqlServer2000客户端：IE5.0+Word、Excel宏和Html编辑器+VbScript二、具体实现：通用审批系统审批文件分为四类：Word文檔、Excel文檔、Html文档和其它文件，下面按这四种文件类别分别说明其处理方法：（一）、Word文檔：1、基本思路：VbScript控制Word中的宏过程和文件内容或直接利用打开模板中的宏来处理。2、新建审批文档：审批文档通过两种方法来建立，一种是直接在模板中输入，另一种是将已有的文档拷入打开的模板中。3、保存审批文檔：通过VBA宏将文档保存到C:\MyDocuments\OA缓冲这个目录中，然后由网页或VBA宏程序来将文件保存入数据库中，生成一条新记录。4、建立审批流程：包括新建、修改和删除流程等功能，这些功能只能由流程建立者（讨论是否可以授权修改），不能修改和删除已审批过的流程，如果要对已审批的流程作出修改，则只能回退后才能修改和删除。新建审批流程时，先用光标定位审批位置，然后定义审批流程（审批位置在WORD中的标识采用书签或特定宏来表示，需进一步讨论），包括选择审批人部门、审批人、审批结束时间等。5、启动审批流程：流程建立完成后，必须按“启动审批流程”按钮启动流转过程，此后，只有流程建立者和授权流程监控者可对该流程进行删除和修改，拒绝签署者只有回退给流程建立者或上一级审批者或授权监控者，如果退回者是第一步的审批者，则只能退回给建立者或授权监控者。6、审批的具体过程：（1）、进入OA（2）、提示有新的审批文档，单击连接进入待审批文档列表（3）、打开审批文档，编辑文档并执行签字或盖章等工作，具体操作是输入签字密码后将电子签名插入审批位置，输入盖章密码后将电子章插入到审批位置，签字也可以设计一个签字窗口，在窗口中用鼠标或手写笔签名后插入审批位置（4）、审批完成后，保存文档，自动输入下一个审批流程，若发现流程有错，则可转交给建立者或回退给上一步审批者，并提出意见，转给建立者的文档由建立者作注销或修改流程处理后重新进行流转，如果没删除文件则对原始记录不能删除，以便于查看流程的整个流转过程；如果是转交给上一步的审批者，则保留上次的流转信息，丢失签字或盖章信息，由该审批者重新处理。7、各模板加上数据验证功能，如某单元格不能为空或某文本框只能为数字等外：表格下载、流程查询、法规等内：过程啥8、审批流程图：9、各角色的功能：（1）、建立者：新建审批文文件、建立审批流程、编辑审批流程和文文件、注销审批文档、启动审批流程、监控审批过程和发催信息。（2）、授权监控者：除新建审批文档外，代为建立者实现其它功能。（3）、审批者：审批文档、回退审批文档。（二）、Excel文檔：Excel文件中确定审批位置是用单元格的行和列来确定，实现方法和操作方法同Word文件。（三）、HTML文檔：设计一个简易的HTML文文件和流程编辑器，在这个编辑器中建立审批文文件和审批流程，签字位置用表格ID或Base标签来标识。（四）、其它文档：建立者审批者一审批者二审批者N授权监控者同意不同意同意不同意不同意不同意不同意启动流程注销流程授权催审信息其它类型的文档通过上传到服务器，然后用Web方式定义流转流程，启动流程后进入流转；审批人通过上处理后重新上传，然后流转到下一审批人。三、下一版本新增加功能：1、增加并发审批流程，即某几个审批流程可同时进行审批，该项功能可用在对收文中的阅文功能。2、增加远程发送审批文档功能。详细设计一、功能模块1、新建审批文檔：（1）、新建审批文档第一步：选择文档建立方式；第二步：编辑审批文档（可采用录入、拷入、合并、转入已审批的同类型文档四种方式），用转入已审批的同类文档方式完全可以成为一个简单的公文处理系统；具体步骤待研究：第三步：建立审批位置和审批流程；第四步：进入流转。（2）、新建审批文档列表（未启动审批流程的文档）文档编号文档类别文档类型文档标题关键词完成时间状态操作编辑文档启动流程查看流程一支笔图片一个齿轮图片放大镜图片2、待办事宜：查看待处理的文档，包括审批、办结、归档、回退的文档，表格样式：文档编号文档类别文档类型文档标题关键词待办事宜状态启动审批办结终审归档回退文档注销文档超时3、审批文檔查询：文档编号文档类别文档类型文档标题关键词状态审批流程启动审批办结终审归档回退文档注销文档超时一个放大镜图片包括对文档标题、主题词、是否启动文档、审批过程中的文档，回退文档、办结文档、终审文档、归档文档等条件，查询结果可打印和输出到Excel。4、审批模板管理：（1）、新建审批模板（2）、编辑审批模板（3）、审批模板列表：打印、输出到Excel5、流程监控：单击“流程监控”连接后，显示该用户所有监控的文档列表，单击“查询”按钮后，弹出隐藏的查询条件构造层，构造完成查询条件后，可单击“查询”按钮显示查询结果，也可单击“取消”按钮隐藏查询条件构造层。文档编号文档类别文档类型文档标题关键词操作当前处理事项状态崔审流程启动审批办结终审归档回退文档注销文档超时一个喇叭图片一个放大镜图片流程监控采用全流程图形式表示，每个过程可查询详细审批信息和状态，同时可发送崔审信息等。6、系统设置：（1）、部门编码维护（管理员）（2）、职务编码维护（管理员）（3）、用户类别编码维护（管理员）（4）、审批文档类型编码维护（管理员）（5）、操作日志（管理员）——————————————（6）、用户信息维护（管理员）（7）、电子笔名维护（管理员）（8）、电子章维护（管理员）——————————————（9）、登录密码设置（10）、签字密码设置（11）、盖章密码设置7、帮助8、退出二、数据库设计1、部门编码表（BM_BMBM）字段名字段类型字段长度默认值允许为空主键备注IDBigInt否自动增加BMVarChar6否是部门编码BMMCVarChar20否部门名称DWBMVarChar6否所属单位编码YXJInt41否优先级2、用户类别编码表（BM_YHLBBM）字段名字段类型字段长度默认值允许为空主键备注BMVarChar2否是类别编码LBMCVarChar20否类别名称YXJInt41否优先级3、职务编码表（BM_ZWBM）字段名字段类型字段长度默认值允许为空主键备注IDBigInt否自动增加BMVarChar2否是职位编码ZWMCVarChar20否职位名称YXJInt41否优先级4、审批文档类型编码表（BM_WDLB）：必须有一条“普通文档”记录（重新设计成多级文档类别表）字段名字段类型字段长度默认值允许为空主键备注IDBigInt否自动增加BMVarChar6否是文档类型编码WDMCVarChar50否文档类型名称BMBMVarChar6是所属部门编码BMMCVarChar20是所属部门名称CJRBMVarChar6是创建人编码CJRMCVarChar10是创建人名称SJWDBMVarChar6是上级文档编码，为空表示为独立文档类型说明：初始化系统时必须有一条记录，即Bm为01，编码名称为“普通文档”，每个部门都可建立自己的审批文档编码。当部门编码、部门名称、创建人编码和创建人名称为空表示公共文档类别。5、用户信息编码表（BM_YHXX）字段名字段类型字段长度默认值允许为空主键备注IDBigInt自动增加BMVarChar6否是用户编码YHMCVarChar10否用户名称MMVarChar16否用户登录密码SSBMVarChar6否所属部门ZWVarChar2否职务YHLBVarChar2否用户类别BMFZRBit10否是否部门负责人XBVarChar2男否性别YXJInt41否优先级6、签字笔迹图片表（BM_BJ）字段名字段类型字段长度默认值允许为空主键备注BJ_BMVarChar6否是笔迹编码BJ_QZMMVarChar16否签字密码BJ_YHMVarChar6否笔迹所属用户编码BJ_YHMCVarChar10否笔迹所属用户名称BJ_SSBMVarChar6否笔迹所属部门编码BJ_SSBMMCVarChar20否笔迹所属部门名称BJ_SCRQDateTimeGetDate()否笔迹上传日期BJ_WJMVarChar13否笔迹图片文件名BJ_BJSJImage否笔迹图片数据BJ_BZVarChar200笔迹说明7、电子章图片表（BM_DZZ）字段名字段类型字段长度默认值允许为空主键备注DZZ_BMVarChar6否是电子章编码DZZ_SYMMVarChar16否电子章使用密码DZZ_SSBMVarChar6否电子章所属部门编码DZZ_SSBMMCVarChar20否电子章所属部门名称DZZ_SCRQDateTimeGetDate()否电子章上传日期DZZ_WJMVarChar13否电子章图片文件名DZZ_BJSJImage否电子章图片数据DZZ_BZVarChar200电子章说明8、审批模板表（MB_WD）字段名字段类型字段长度默认值允许为空主键备注MB_WD_BMVarChar10否是文档模板编码MB_WD_MCVarChar50否模板名称MB_WD_BMBMVarChar6是模板所属部门编码，为空表示公用模板MB_WD_BMMCVarChar20是模板所属部门名称MB_WD_CJRVarChar6否模板创建人编码MB_