采购流程现实描述及优化思路(1)

采购计划1、公司安排分析2、各部提出办公用品使用申请3、生产状况分析4、采购状况分析5、财务状况分析6、安全库存分析7、汇总编制采购计划（包含全面预算）8、提交采购计划书供决策层审批9、制订非正常采购计划调整主要活动：主要产出：办公用品（总务科）采购流程分析采购任务安排1、采购任务分工2、月度计划细化3、下达采购任务计划8、非正常采购任务计划调整主要活动：•采购任务计划书•采购任务计划调整书主要产出：采购作业•各部使用申请单•采购计划申请书•采购计划调整书采购前期工作1、供应商信息收集调研2、供应商初步选择3、产品试用评价4、意向洽谈5、供应商确定6、合同谈判7、合同签定主要活动：•供应商评价分析报告•采购合同主要产出：到货验收主要活动：1、按照采购计划采购2、保存好采购单据主要产出：•物资请购单1、通知质量检验检验质量2、与供应方共同验货主要产出：•货物到货验收单主要活动：付款主要产出：•付款凭证主要活动：1、牵头货物验收单送达提交财务部采购计划1、公司员工药品使用情况分析2、采购状况分析3、安全库存分析4、汇总编制采购计划（包含全面预算）4、提交采购计划书供决策层审批6、制订非正常采购计划调整主要活动：主要产出：药品（总务科）采购流程分析采购任务安排1、采购任务分工2、月度计划细化3、下达采购任务计划4、非正常采购任务计划调整主要活动：•采购任务计划书•采购任务计划调整书主要产出：采购作业•采购计划申请书•采购计划调整书采购前期工作1、供应商信息收集调研2、供应商初步选择3、意向洽谈4、供应商确定5、合同谈判6、合同签定主要活动：•供应商评价分析报告•采购合同主要产出：到货验收主要活动：1、按照采购计划采购2、保存好采购单据主要产出：1、与供应方共同验货主要产出：主要活动：付款主要产出：主要活动：1、牵头货物验收单送达提交财务部•药品请购单•药品到货验收单付款凭证采购计划1、公司安排分析2、采购状况分析3、财务状况分析4、安全库存分析5、汇总编制采购计划（包含全面预算）6、提交采购计划书供决策层审批7、制订非正常采购计划调整主要活动：主要产出：福利品（总务科）采购流程分析采购任务安排1、采购任务分工2、月度计划细化3、下达采购任务计划8、非正常采购任务计划调整主要活动：•采购任务计划书•采购任务计划调整书主要产出：采购作业•采购计划申请书•采购计划调整书采购前期工作1、供应商信息收集调研2、供应商初步选择3、福利品试用评价4、意向洽谈5、供应商确定6、合同谈判7、合同签定主要活动：•供应商评价分析报告•采购合同主要产出：到货验收主要活动：1、按照采购计划采购2、保存好采购单据物资请购单1、通知质量检验检验质量2、与供应方共同验货•货物到货验收单主要活动：付款•付款凭证主要活动：1、牵头货物验收单送达提交财务部主要产出：主要产出：主要产出：采购业务流程界定（办公用品）总经理党委工作部营销部财务部技术发展部生产部采购任务书或调整书供应商评估报告采购合同经理办公室采购计划申请单采购计划调整书物资请购单提出申请提出申请提出申请提出申请提出申请总务科汇总申请提出计划审批提出申请审核编制编制编制签定验收付款采购业务流程界定（福利用品）总经理党委工作部营销部财务部技术发展部生产部采购任务书或调整书供应商评估报告采购合同经理办公室采购计划申请单采购计划调整书物资请购单提出年度计划总务科提出计划编制编制编制签定验收采购业务流程界定（药品）总经理党委工作部营销部财务部技术发展部医务室采购任务书或调整书供应商评估报告采购合同经理办公室采购计划申请单采购计划调整书物资请购单提出申请总务科提出计划编制编制编制签定验收采购计划1、销售计划及其状况分析2、生产计划及其状况分析3、采购状况分析4、财务状况分析5、安全库存分析6、汇总编制采购计划（包含全面预算）7、提交采购计划书供决策层审批8、下达采购计划9、非正常采购计划调整主要活动：主要产出：•供应商评价分析报告•采购合同采购业务（供应科）流程分析•供应计划书•供应计划调整书供应商筛选1、供应商信用、价格、质量等信息的收集调研2、供应商初步选择和评价3、意向洽谈4、供应商确定5、年度合同谈判（意向性）6、年度合同签定（意向性）主要活动：主要产出：付款采购作业到货验收货款结算主要活动：1、按照采购计划下达订单2、按照采购计划采购3、保存好采购单据主要产出：•物资请购单1、通知质检科检验质量2、牵头货物验收主要产出：•货物到货验收单•货物质量检验单主要活动：主要产出：•付款凭证主要活动：1、将货物验收单、质量检验单、供应方发票等单据提交财务部主要产出：主要活动：采购业务（供应科）流程界定供应科营销部质检科生产科副总经理办公会财务采购计划组织和编制供应商评价及合同签定付款凭证营销部采购作业运输组织执行提供数据提供现有成本价格及目标成本结构审核审批批准批准组织执行组织提供安全库存数据提供数据参与评估供应商财务状况：参与合同的签定或审核参与评估供应商质量状况提供安全库存数据组织验收采购计划1、销售计划及其状况分析2、生产计划及其状况分析3、采购状况分析4、财务状况分析5、安全库存分析6、汇总编制采购计划（包含全面预算）7、提交采购计划书供决策层审批8、下达采购计划9、非正常采购计划调整主要活动：主要产出：非标设备（设备科）采购流程分析采购任务安排1、采购任务分工2、月度计划细化3、下达采购任务计划4、非正常采购任务计划调整主要活动：•供应任务计划书•供应任务计划调整书主要产出：采购作业•供应计划书•供应计划调整书采购前期工作1、供应商信息收集调研2、供应商初步选择和评价3、意向洽谈4、供应商确定5、年度合同谈判（意向性）6、年度合同签定（意向性）主要活动：•供应商评价分析报告•采购合同主要产出：到货验收主要活动：1、按照采购计划下达订单2、按照采购计划采购3、保存好采购单据主要产出：•物资请购单1、通知质量检验检验质量2、牵头货物验收主要产出：•货物到货验收单•货物质量检验单主要活动：付款主要产出：•付款凭证主要活动：1、将货物验收单、质量检验单、供应方发票等单据提交财务部主要产出：主要活动：非标设备（设备科）采购流程界定董事会生产部生产科营销部营销综合办设备科技术发展部质量检验科总经理财务部供应科任务计划书计划调整书供应商评价分析报告采购合同付款凭证生产车间采购计划书计划调整书物资请购单全年计划审批全年计划审核审核主持制订参与提供数据审批审批参与非计划审批审核审核参与审核审批审批审批参与主持制订组织和编制主持签订主持拟订审阅参与参与审阅审阅审阅照单付款参与检验提供数据提供数据提供数据提供数据提供数据提供数据提供数据提供数据审批提供数据提供数据组织参与提供数据提供数据采购管理流程-最佳实务付款给供应商应付帐款管理接收商品/服务采购商品/服务提出采购申请目的技术手段标杆做法保证申请的真实性和适当性，申请应有适当的审批手续保证采购物品与请购物品一致保证应付帐款的真实性和合理性在确保企业财务状况安全的前提下，及时支付防止采购过程中的舞弊行为•采购申请相应生成采购定单•设定审批的权限和途径•将“采购卡”应用于用料单位低值易耗品的采购•与供应商建立战略联盟•大宗物资采购宜集中，一般性采购宜分散•产地分散的通用物资采购适用统一的购销合同•建立企业统一的验收制度•将推动供应商的品质保证流程的建设作为企业与供应商合作关系的一部分内容•使用条码技术，缩短验收时间并自动更新库存•对一定金额以下的采购定单，自动批准/付款•应付帐款管理与采购过程紧密衔接•按供应商、经办人、申请人追踪/报告采购定单的进展•对一般性的重复采购物品，自动支付•依据重要性原则合理授权，简化费用报销程序•对往来频繁的供应商的付款采用电子支付手段•电子数据交换•集成化的业务处理系统(如SAP，Lawson等)•接收货物的条码管理•统一银行帐户•电汇划转采购管理流程-问题与建议(一)组织方面•采购执行主体分散，造成采购信息在各主体间的传递时间长，易产生失真调整建议优化后的影响•将各分散主体执行的采购功能集成，可以提高效率，缩短时间，降低采购成本，实现资源共享。采购管理流程-问题与建议(二)环节方面•采购流程的各环节的衔接不够顺畅，时常脱节•对供应商的管理比较薄弱，没有一个完整的供应商管理系统•采购的资金计划和应付帐款管理缺乏前瞻性和计划性完善各环节的功能，搞好衔接•开发会计电算化系统的功能，完善采购付款的动态管理，实现应付帐款的逐笔核销•减少流程的参与主体，集成功能，“合并同类项”•明确供应商管理政策，建立供应商管理系统优化后的影响•明确责任，有效控制质量和时间，提高资金周转率；•及时掌握/追踪采购业务的状态，降低采购成本；•加强了资金的计划性，降低了资金风险及资金管理成本。建立有效的监控系统•对采购定单分类管理，抓大放小。•严格合同审批程序。•以监控过程为主，财务部参与计划制定、资金审核、应付帐款管理及支付的全过程；对重大合同的法律条款进行审核；构筑安全的监控体系。采购管理流程-问题与建议(三)监控方面•不能分别管理不同类型的采购，所有采购均采用大致相同的的审批程序和权限设置，结果是“大的没管住，小的管不好”。•是否有采购合同评审制度？？是否起到应有的控制作用？？是否存在合同先生效后评审的现象？？优化后的影响•强调对过程的监控，降低经营风险和营运成本•明确职责，提高管理效率，降低管理费用采购管理流程-问题与建议(四)建立完整的采购信息系统•建立统一完整的采购信息处理系统，实现采购信息的即时处理和传递，逐步替代手工处理•通过对公司的采购活动进行分类分析，合理授权，明确职责，减少不必要的审批手续效率方面•物资管理尚需手工处理，占用时间长，信息共享差。•审批手续繁杂重复，浪费大量的人力物力•公司财务部优化后的影响•通过信息共享，实现实时监控，降低数据处理成本和人力、资金、物资的占用•减少不必要的审批环节，提高流程运行效率•通过对公司各类数据的分析研究，为领导决策提供有用的信息，提高决策效率采购付款的数量化分析在采购流程的诊断过程中，从财务的角度，对公司月度付款的情况进行统计分析，以了解公司支付的特点及其对采购流程效率的影响。建议汇总分析-采购管理流程建议开发会计电算化系统的功能，完善采购付款的动态管理，实现应付帐款的逐笔核销减少流程的参与主体，集成功能，“合并同类项”明确供应商管理政策，建立供应商管理系统实施条件与软件供应商联系购买或自行开发通过部门职责的界定实现可以立即实施建议汇总分析-采购管理流程(二)建议对采购定单分类管理，抓大放小严格合同审批程序以监控过程为主，财务部参与计划制定、资金审核、应付帐款管理及支付的全过程；对审计重大合同的法律条款进行审核；构筑安全的监控体系建立统一完整的采购信息处理系统，实现采购信息的即时处理和传递，逐步替代手工处理对定单进行量化分析后确定方案可以立即实施实施条件通过定义部门职责实现引进业务处理系统(如SAP、用友、金蝶等)