采购部工作流程与管理制度

采购部工作流程与管理制度一、总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。二、采购人员职责1)负责组织公司所需产品的采购。2)对库房的管理工作负责。3)做好与供方之间的联系工作。4)帮助技术员作好产品的选型及推荐新产品的工作。5)负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。6)提供及时准确的货物，做好后勤保障。具体要求：订单一发，必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态，即时登记信息，直至合同完成、存档。7)对来料来货及时入库，储放安全以防倒塌、遗失或变质。8)维护和管理搬运工具。三、流程1)采购流程：A收到技术人员发来的订单B审批确认C询价、比价D总经理审批E签订采购合同F复印后，将原始合同整理装订年末存档2)付款流程：A填写付款申请单B总经理审批C财务部付款。3)收货流程：A直发：a.根据合同执行进程督促供货方按期交货b.供货方传真提货单c.通知内勤已发货d.内勤传真提货单至最终用户并确认e.采购员办理入库手续f.内勤办理相应的出库手续4)收发票流程：a.催供货方开具发票b.核对开票内容进行登记c.将发票交财务部签收。5)出库流程：a.采购员收到内勤发出的出库申请b.采购员备货并复核c.交办公室发货d.办公室将用户签字的送货单或发货单交内勤5、采购管理制度：1)建立好供方及用户档案，并做好工作记录。2)建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。3)建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。4)每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。5)签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知内勤6)所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。7)采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程准确进行登记。8)采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册