DX集团一线ERP财务管理解决方案(中）(doc 11)

DX集团一线ERP财务管理详细解决方案(中)下面是本公司的ERP前的业务现状所有付款，按X公司付款规定，只有所有批准手续完备、原始单据合法完整的付款申请方能准许付款。采购员提出请款要求，部门领导与财务领导根据资金计划等情况进行审批，决定是否付款。但由于决策所需的信息比较缺乏、难以及时得到，审批主观决定色彩较浓。采购员不能实时了解已付款信息，口头沟通较多，要准确、及时地回答供应商的问询有难度。对于需分次付款的情况，财务处难以了解累计请款情况，监控职能较弱。问题当前由于手工处理付款业务，不能详细查到发票的信息，付款不能针对发票；在发票与付款单据不完全同步时，付款只能针对供应商、更不能指定到具体供应商的具体采购业务和发票，不利于合理的策略性的付款，也不利于进行帐龄分析。解决方案本项业务是由采购付款流程的在系统中输入付款并与采购发票进行匹配节点处理的，由应付会计负责。EPR应付业务子系统中对于应付款的核销具有较严谨要求：只有完全审核无误的发票，方可进行付款核销业务。对于不符合审批条件的发票会在发票审核时提供暂挂原因以供查询与处理。有多样化的付款方式可供选择，包括现金、支票、汇款等。提供灵活多样的付款条件设置，如收货后立即付款、收货后一个月付款或西方国家盛行的现金折扣设置如2％10，Net30等。对需分期付款的发票，能按分期要求设置付款日期和金额。对于每一笔付款业务，EPR应付帐款中要求必须提供帐户信息、单据信息逐笔进行维护。6．EPR系统的集成性、信息的共享性可以使您通过权限、职责的设置，相关领导检索到相关的信息。外币业务处理业务现状X公司无外币业务。解决方案基于X公司的现状，考虑到企业未来发展的需要，可能会有少量的外币业务发生，对此外币业务折算成人民币入帐，可以大大简化财务和业务部门的操作复杂性，减少工作量。应收应付抵帐业务业务现状目前，X公司存在少量的既是供应商又是客户情况；对于这种情况，会存在着应收与应付业务互相抵消的处理。通过应收与应付的抵消来冲减应付款也核销应收款，而不需产生现金的流出与流入。解决方案本项业务是由采购付款流程的在系统中输入付款并与采购发票进行匹配节点、销售收款流程的输入收款信息和核销到发票共同处理的，由应付会计和应收款会计共同负责。对于既是供应商又是客户的业务，EPR提供“客户供应商净额报表”反映其实际余额，通过中转过渡性帐户分别完成应付款核销及应收款核销过程，真实反映应付帐款与应收帐款的发生情况。例：A公司既是客户又是供应商，当月向A公司采购材料10000元，同时销售产品20000元给A公司。在应付系统中收到A公司材料采购发票：借：原材料贷：应付帐款在应收系统中开出销货发票给A公司：借：应收帐款贷：其他业务收入贷：应交税金—增值税（销项）当A公司决定与进行抹帐处理，并经过X公司同意后在应付系统中核销采购发票：借：应付帐款贷：应收、应付中转在应收系统中核销销货发票：借：应收、应付中转贷：应收帐款抹帐业务处理业务现状及需求由于三角债的问题，存在着供应商与供应商、供应商与客户、客户与客户相互之间债权债务抵消的业务处理，以清理三角债，即通常所说的抹帐业务。解决方案本项业务是由采购付款流程的在系统中输入付款并与采购发票进行匹配节点、销售收款流程的输入收款信息和核销到发票共同处理的，由应付会计和应收款会计共同负责。对此类业务，分三类处理：供应商与供应商之间的抹帐业务，如：供应商A的债务转入供应商B，对供应商A作一张贷项通知单，分配的贷方会计科目记入中转科目；对供应商B作一张标准发票，分配的借方会计科目记入中转科目；供应商与客户之间的抹帐业务，可参照上一节应收应付业务抵消业务，只要在说明中注明是哪几家公司抹帐即可；客户与客户之间的抹帐业务，如：客户A的债权转入客户B，对客户A作一张贷项通知单，借方会计科目记入中转科目；对客户B作一张发票，贷方会计科目记入中转科目。ERP下的收款管理X公司当前的应收帐款业务主要有以下三个方面：第一、产品销售第二、材料转让等其它非主营业务销售第三、与产品销售、材料销售无关的应收业务解决方案本项事务只是对系统中事务类型设置的介绍，由A公司设置完成。由于业务类型的不同，对于应收帐款的帐务分析层次也是不同的：对于正常的产品销售应收帐款业务，计入应收帐款；对于材料转让等其他非主营业务销售，计入应收帐款；对于与产品销售、材料销售无关的应收业务，由于业务量小发生频率低，可以不计入应收帐款。事务处理编号业务现状和需求目前X公司财务帐没有对各笔事务处理进行编号入帐，而是通过会计凭证来记录交易发生情况。解决方案本项事务只是对系统中事务处理编号的描述，由应收款会计负责处理。EPR应收帐款的交易来源有以下两种：一种是手工录入的交易发票；另一种是由应收帐款的自动发票功能从销售订单中根据发货情况自动产生的交易发票。对于手工录入的事务处理发票，事务处理编号是由手工录入并维护的。编号规则按合同号加实际发票号进行。对于由销售订单自动引入的发票，系统为每一张发票自动生成一个交易编号且这一编号不能进行更改，与手工开具的发票的对应关系为可以在发票描述项中加注描述。根据X公司的实际情况，可以通过销售订单管理模块生成自动发票，也可以手工编制发票。根据X公司的业务实际，现在系统中的发票分类情况如下：序号描述类型科目1增值税发票增值税发票应收帐款2机动车发票机动车发票应收帐款3其它发票其它发票应收帐款客户管理业务现状X公司现在在财务上记账的客户非常多，财务部门对客户通过编码按地区进行跟踪管理，没有采用其他手段来跟踪管理客户，对管理更详细管理通过销售部门，而且现在没有非常规范详细的客户统一管理体系。问题由于业务划分的问题，对于客户信息的管理尚未进行持续的统一管理与维护。财务部门没有记录详细的客户信息，缺乏财务对业务监控、管理的基础。有导致坏帐发生的可能性。解决方案本项业务是由销售收款流程的销售及发运流程节点处理的，由销售人员和应收款会计共同负责。EPR的客户信息在应收帐款子系统与销售子系统中是共享的，从而使对于客户的管理能够从销售子系统延续至应收系统中，全面的跟踪和管理与客户往来的整体情况，对于EPR客户的管理内容参见“销售模块解决方案”的相关内容。EPRERP系统对客户的管理提供了客户层信息和地址层信息两层管理，这两层中都有从地址、分类、联系方式以至客户之间的关系等13大类的信息，这里面的内容包括：客户的地址、对客户的分类、客户的价目表、客户的付款方法等共近300项信息，这些应该足够满足对客户的管理，而且系统提供了可以扩张的说明性弹性域，以便记录其他信息。下图是系统中维护客户层的界面：补充说明：在维护客户信息时，应对每个客户录入收帐员、销售员，以便归集收帐员和销售员的相关信息。对于企业的这种需求：从地理位置上考核某个地区的销售业绩，目的是了解这个地区购买我们的产品的变动情况。这种情况应该统一对客户进行分区，但是应该在地址层进行，因为有某个客户具有在多个地区有分厂或地址的情况。可以使用特性页中的地区字段来记录分区的信息，也可以起用说明性弹性域来记录分区信息。注意：分区的名称一定要统一规范。这样的做法就为开发报表进行数据的统计提供了数据准备。不建议使用对客户或地址的编码来分区，这样会造成变动时的处理复杂。收款管理业务现状及需求目前X公司，收款结算银行有工行、交行、建行、中行、农行等六八家，收款类型以现金、票据为主。财务在进行帐务处理时，收款只核销到客户（客户的应收帐款余额），不能指定到具体哪张发票（哪笔事务处理）。问题收款只核销到客户的应收帐款余额，无法进行应收帐款的帐龄分析，无法对客户交易情况、收款情况进行追踪，不利于对应收帐款的管理和收款管理。解决方案本项业务是由销售收款流程的输入收款信息和核销到发票两个节点处理的，由应收款会计负责。基于X公司的现状，以及EPR系统所能提供的功能，为加强X公司对收款的查询、跟踪、帐龄分析等收款管理工作，建议加强如下工作：一、对于正常收款按如下方式处理：详细记录收款银行的信息，如：开户行名称、地址、帐号等；详细记录收款单据的信息，如：收款单据名、收款单据号、收款日期等；收款核销指定到相应客户的具体发票。收款单据号的规则按合同号加实际的收款号进行。下图是系统中维护收款的界面：二、对于杂项事务处理收款的处理方式，杂项事务处理从投资、利息、退款和股票销售中获得的收入，由于这类业务比较少，可以简化操作，在总帐中处理这些业务。三、对于不明来款的业务处理方式，可以先在收款中录入该笔收款，系统允许暂时不必指定到客户，等查明原因后及时核销至相应客户的相应发票。四、对预收帐款的业务处理方式，在收款中录入该笔收款至相应客户为止。收款银行管理业务现状现在X公司涉及到的银行信息由出纳统一管理和维护，财务帐上没有具体的反映、记录银行详细信息，只是以银行存款科目的形式存在。解决方案本项事务是对系统中收款银行管理的描述，由A公司设置完成。EPRERP提供了强大的银行管理，通过对银行和帐户的统一管理，使得应收和应付统一进行收付款，将应收和应付联系起来，防止收付的混乱；系统提供了对银行地址、在此行中的帐户、记帐时的科目、此帐户的最大支付额、此帐户能够处理的票据等管理。下图是维护银行和银行帐户的界面：系统上线后，要求在系统中录入银行的详细信息，通过明细科目的设置记录各开户银行的收支款等情况。银行命名以实际名称为准，通过在银行标题、分行等区域来输入和维护详细信息。银行的详细信息参见应付款解决方案。帐龄分析、查询与报表业务现状及需求目前X公司基本没有进行帐龄分析，目前能提供有限的客户余额表。X公司希望使用EPR系统后，可以提供不同帐龄期间的分析报表和报告，来加强对应收帐款的管理。问题目前的简单的管理应收帐款的方式，不能完全满足应收帐管理和分析的需求。解决方案本项业务是由销售收款流程的销售及发运流程形成应收帐节点处理的，由应收款会计负责。EPR系统提供了多种方式来满足对客户帐龄的各种管理功能：可以通过查询来简单了解某个客户的帐龄状况：在EPR应收系统中也可以通过提交报表的方法，层层追溯至每个客户、每个业务类型的原始交易并跟踪每笔发票的收款情况。查询条件包括：日期、客户、销售片别、销售合同、收帐员、事务处理类型等等。EPR应收系统可以提供各个客户的应收报表和付款报表、各种交易类型明细报告、按日汇总主要指标报表、按销售人员的收款报表、多种帐龄分析表、调整批准报告、事务处理明细报表、未完成的发票报表、过期发票报表、客户供应商净额报表、收款历史报表、催款报表、开单历史报表、开单和收款历史报表等等。