化繁为简会务筹备的实战经验

“化繁为简”：会务筹备的实战经验！把复杂的问题简单化，有利于尽快掌握会务工作的规律和脉络;把简单的问题复杂化，有利于深入了解会务工作的内涵和细节。会务人员既要坚持原则，又要机动灵活;既不能只注重规律忽视了细节，又不能只关注细节不顾及规律。牛顿说过：“把简单的东西复杂化，可以发现新领域;把复杂的东西简单化，可以发现新定律。”用这两种思维模式去看待会务工作中的“简”与“繁”，个中妙处值得品味。把复杂的问题简单化，有利于我们尽快掌握会务工作的规律和脉络;把简单的问题复杂化，有利于我们深入了解会务工作的内涵和细节。这道理与书越读越薄或越读越厚的道理异曲同工。所谓“简”，指不同类型的会议大都有其周期性和规律性，细心揣摩不难发现其中的“套路”。从会议的要素来看，召开会议的时间、地点、议程设置一般会有一定的规律。以广东省为例，以省委、省政府名义召开的部门全省性会议大部分会在年初或年尾进行;会议地点大都在广州市;议程设置一般都会有总结工作、部署任务和领导讲话等。从会议的操作程序看，各类型会议均可按会前筹备、会中服务、会后梳理三个步骤将任务分解，逐项落实。如，会前筹备包括：制定方案，下发通知，落实人员，印发须知，布置会场，联系新闻报道，安排与会人员食、宿、行，检查各环节落实情况等;会中服务包括：组织报到、发放材料、引导入座、维护秩序、会场服务等;会后梳理包括：资料归档、认真总结等。此外，会场的布置、材料的印制、议程的设置等都有一定的规律可循。应高度重视会议的组织工作，特别是一些规格高、人员多的会议，更要精心筹备，确保会议顺利进行。把纷繁复杂的会务工作，按照“化繁为简”的思维归纳分类、制定流程，明确每个环节的内容、完成时限、责任人等，就可以做到忙而不乱、井然有序。所谓“繁”，指在遵循规律的前提下要注重细节，周密部署、认真执行，确保不错不漏。即便是已经程序化的会议，在具体执行中，稍有不慎，一些不起眼的小疏忽就可能带来不可估量的大影响，令人感觉“看似寻常最奇崛，成如容易却艰辛”。如，某地召开党代会，由于会场检查不到位，没有发现主席台后方幕布上党徽的方向做反了，结果造成重大负面影响。除了会场上出现的各种图标容易出错外，由于会前准备不足导致的失误也时有发生。某地举办与外方签约仪式，当地领导非常重视，党政主要负责同志到场见证签约。活动按照议程进展得很顺利，但到了签约环节，双方代表坐下后才发现桌上没有笔，现场有人连忙拿出自己的笔“救急”才免除了尴尬。如何确保“小纰漏”不成为“致命伤”，正是会务工作“繁”之所在。虽然不同类型的会议各有规律，但不同的会议主题决定了参会人员、会议形式、会议规模、会议议程的不同;不同的会议场地决定了会场布置、会议编组、食宿安排、人员分配的不同;不同的参会人员决定了会议规格、安保措施、名单排序、座次摆放的不同。如同中国的山水画，寥寥几笔勾画出整体布局和抽象意境，是为“简”。一笔笔“蹭、擦、点、染”，使画面丰富精美、繁而不重、密而不窒，是为“繁”。对于这些在“简”的规律下出现的各类不同的“繁”，需要会务人员既要坚持原则，又要机动灵活;既不能只注重规律忽视了细节，又不能只关注细节不顾及规律。具体来讲，就是“人要实、事要细、脑要活”。“人要实”是指会务工作人员业务基础要实，工作作风要实。要具有较强的大局观念和政治意识，讲政治、讲纪律，严格按组织原则和有关规定办事;要有较强的业务能力，通晓政策规定，熟悉会务规程，了解有关部门职能，具有较好的综合协调能力;要有较强的责任意识和奉献精神，做到事不避难、勇于担当，甘于吃苦、乐于奉献;要保持良好的工作状态，在任何情况下都急而不躁、忙而不乱。“事要细”是指各项事务要严格把关、细致安排、深思熟虑，确保不出纰漏。具体要做到“三个一”：会前，把各个细节“想一遍”，确保没有遗漏;会中，把所有事项现场“查一遍”，对每一个环节做到心中有数;会后，把整个活动“回想一遍”，总结分析经验教训。“脑要活”是指会务工作人员头脑要灵活，对突发事件要随机应变。会前要多想几个“万一”，多设计几套预案，对临时动议和突发情况要处变不惊，及时化解各类问题。