办公室固定资产管理制度

第1页共7页办公室固定资产管理制度第一章总则第1条目的为切实加强公司固定资产管理，规范固定资产借款报销行为，合理购置、正确使用各类固定资产并提高使用效率，确保公司财产的安全与完整，特制定本管理制度。第2条定义固定资产是指同时具有下列特征的有形资产。1．固定资产包括使用期限超过一年、单价2000元以上的办公设备、机器设备、运输设备、通信设备及其他主要生产经营设备等；2．对于单位价值在2000元以下的耐用年限2年以上的物品可列入“低值易耗品”科目登记表。第3条适用范围本制度适用于集团对固定资产的购置、保管、转让、报废、处置等行为相关的所有活动。第4条管理职责公司固定资产管理采用财务部门、行政部门、使用部门三级管理的办法，相关部门要注意控制固定资产规模，强调其购置的必要性、计划性和经济性。行政部门、使用部门负责实物的直接管理，财务部门负责核算和监督、检查的管理。具体职责划分如下表所示。固定资产管理职责划分表相关部门具体职责使用部门1．执行固定资产的使用、保管责任制度2．建立资产使用登记明细表，及时反映固定资产的增、减变动等情况3．正确使用固定资产，做好维护保养4．年终进行清查盘点，并提出盘点报告行政部门1．建立分管固定资产的登记明细表，并及时填报相关报表2．及时办理新增、转移、调拨、报废等手续3．对使用部门进行固定资产维护、管理和使用情况的检查和监管4．年终组织清查盘点，处理盈亏报废，提出盘点报告第2页共7页5．完善档案资料，组织部门给固定资产编号并粘贴标识6．负责固定资产的修理财务部门1．负责本公司固定资产的统一核算，建立固定资产的核算凭证和明细账，并填报会计报表2．审核固定资产新增、转移、调拨、报废等的财务手续及核算3．正确计算固定资产折旧4．监督固定资产的清查盘点工作第二章固定资产购置第5条固定资产预算固定资产购置实行预算管理。年初由各部门编制本部门年度固定资产购置预算，列明拟购置固定资产的名称、型号、生产厂家、具体配置、购置的数量、单价、金额，成套资产应按各组成部分分别编制预算。第6条请购审批固定资产购置由使用部门向行政部门提出书面申请，由行政部门审核、总经理或其授权人审批。第7条固定资产验收登记1．固定资产购置应办理验收登记手续。公司各部门的固定资产验收由行政部和各使用部门负责，经过验收合格的资产才能办理报销手续。验收不合格的设备，由采购人员办理退换、索赔、拒付等事宜。2．固定资产的登记应符合以下三点要求。（1）各使用部门对资产进行验收后一周内，应到行政部办理固定资产登记手续，固定资产登记表应由验收人和使用人签字，行政部在办理固定资产登记表的同时并对固定资产编号贴标。（2）固定资产管理登记表必须记录的事项包括序号、资产编号、品名规格及型号、使用部门、使用人、购置日期、数量、单价、金额、备注（反映固定资产维护使用情况）。（3）固定资产管理登记表一式三份，行政部、财务部和使用单位各持一份。第三章固定资产使用与盘点第8条使用与操作固定资产的使用办法由各使用部门负责进行规范，做到安全使用和日常维护。必须遵循充分利用、满负荷运行和实物负责的原则。管理部门指定专人操作。第9条盘点清查第3页共7页公司对固定资产实行季度实物盘点清查，目的是保证固定资产登记表、领用表与实物相符，摸清资产的实际使用现状，保证资产安全、完整。具体要求有以下四点。1．固定资产盘点清查由行政部、财务部和各使用部门共同进行。2．盘点清查中发现的闲置资产要查明情况并制订处理计划，账外资产要做盘盈处理，及时入账。3．对盘点清查中发现的盈亏和资产毁损，查明原因后，协商提出处理意见上报审批。4．对人为导致资产毁损的责任人追究赔偿责任。第四章固定资产的保养与修理第10条保管与养护固定资产管理部门必须建立固定资产保管和养护制度，做好防火、防盗、防潮、防锈、防蛀等工作。各使用部门应落实安全防护措施，按照制度要求对固定资产进行养护、定期监测或修缮，确保其完好和使用安全。第11条升级与维修各类固定资产在使用过程中需要提高配置或进行维修时，按以下规定进行。1．各类固定资产在使用过程中如需增加器件或维修，各使用部门应首先向行政部门提交申请，由行政部统一编制费用预算，按固定资产购置要求经有关负责人审批后再进行。2．经批准后，行政部负责组织进行升级或维修（设备类固定资产由设备使用部门负责）。3．财务部负责相应凭证、账簿的处理工作。4．行政部应及时办理固定资产登记表和固定资产实物账的变更。第五章固定资产的闲置处理第13条封存设备固定资产连续停止使用三个月以上的，应列为“封存设备”。此类设备的管理有以下两点要求。1．实施封存时，由设备使用部门书面通知行政部，经行政部审核后，在两日内通知财务部停止计算折旧。2．待启用时，行政部也须在两日内书面通知财务部，以便恢复提取折旧费。第14条闲置设备第4页共7页连续停用两年以上的固定资产，应列为“闲置设备”，申请调拨或出售。各部门如存在闲置、使用率低的资产应及时向行政部反映，由行政部统一调剂或处理，以提高固定资产的使用效率。第六章固定资产报废第15条申请资产报废申请报废的固定资产应符合下列条件之一。1．申请报废的固定资产已超过其使用年限，且不能继续使用。2．因自然和人为的原因使固定资产受到毁损和丢失，且无法弥补和修复。3．由于历史原因，申请报废的固定资产存在重大质量问题，性能低劣且无法修复的。4．因工艺设置改变和技术进步而遭淘汰，需要更新换代的。5．申请报废的固定资产虽未超过使用年限，但其实际工作量超过其产品设计工作量，且继续使用易发生危险的。第16条报废审批权限1．固定资产报废单件原值在5000元以下（含）的，由使用部门提出申请，经行政部、财务部会签后，由公司主管领导审批。2．固定资产报废单件原值在5000元以上的，由使用部门提出申请，经行政部、财务部、公司主管领导会签后，由集团总裁审批。第17条固定资产报废程序固定资产的报废处理应按照以下程序进行。1．固定资产报废申请人应完整填写一式三联的报废单，注明报废原因，由所在部门负责人确认签字。2．相关部门进行技术鉴定，其中专用设备、仪器仪表由设备管理部负责鉴定；办公设备、家具、房屋、运输工具及其他由行政部负责鉴定。3．固定资产报废单应交行政部和财务部会签，并按规定审批权限报公司领导审批。4．经审批的“报废单”分别交行政部、财务部留存。5．行政部在固定资产管理登记上签字报废，以示注销。6．财务部根据“报废单”对报废资产进行账务处理。第5页共7页固定资产报废处置申请单时间：年月日申请人：申请部门：申请报废处置的固定资产资产名称：型号：资产编号：使用年限：原用途：原值：原管理人：存放地点：申请报废处置理由：审批、处理意见部门负责人意见：电子、办公家具、车辆设备类行政部意见：业务部门意见：财务部意见：总经理意见：处理结果：第6页共7页办公室低值易耗品管理办法第1条目的为加强对低值易耗品的管理，保证公司生产经营活动的正常进行，特制定本办法。第2条职责低值易耗品管理工作中各部门的职责划分如下所述。1、制片部负责生产用低值易耗品的管理，并设置台账。2、行政部负责办公用低值易耗品的管理，并设置台账。3、财务部负责低值易耗品的账务处理，并对管理情况进行监督，定期或按需求进行盘点。第3条低值易耗品采购各部门需添置低值易耗品时，应填制“申购单”。生产部门的采购，经部门经理审批后报设备管理部；各级行政管理部门的采购，经该部门经理审批后报综合管理部，并送行政部统一采购。第4条低值易耗品的入库1、公司新购的低值易耗品，统一由行政部负责验收入库，保管员应认真核对低值易耗品的类别、数量，看是否与购置申请单一致。2、保管员核对无误后，填写验收单并签字。验收单一式三联，第一联为存根联，由保管员留存并据以登记台账；第二联为财务联，由保管员转财务部存货管理会计记账，第三联为结算联，由经办人据以报销。3、财务部存货管理会计根据报销凭据及验收单编制记账凭证，登记低值易耗品明细账。4、低值易耗品入库后，保管员应按类别、品种规格合理摆放，禁止乱堆乱放。5、库存低值易耗品重新使用前，应由相关人员进行检查、保养。第5条低值易耗品的领用1、需领用低值易耗品的人员，应按规定办理相关领用手续。2、领用单经领用人所在部门的负责人签字确认后，办理领用手续。3、保管员按照领用单上填制的有关内容发放低值易耗品，并及时登记低值易耗品进、出、存明细账。第6条低值易耗品费用第7页共7页在生产经营过程中领用的低值易耗品，按下列办法处理。1、对于单位价值较大，或一次领用数额较大，影响当期成本水平的，可以分期摊销，但摊销期限一般不超过一年。2、不论采用何种摊销办法，公司都应加强对低值易耗品的日常管理，建立在库、在用台账，严格按原始凭证办理借领、退库和报废手续。第7条低值易耗品的减损、报废处理1、低值易耗品在使用过程中，由于磨损而丧失使用效能时，应由使用部门或使用人填制“低值易耗品减损审批单”申请报废，经部门经理审批，设备管理部和综合管理部签署意见后，报财务部进行账务处理。2、财务部存货管理会计在接到“低值易耗品减损审批单”后，摊销低值易耗品的另一半价值，有残值收入的计入“营业外收入”、“库存现金”或“银行存款”。3、如经审核属于因人为因素报废的，按公司相关规定由责任人赔偿。第8条低值易耗品的其他处理1、使用部门应指定专人管理低值易耗品，建立账册。2、使用人员对使用中的低值易耗品应妥善保管，不得私自移拨。3、闲置的低值易耗品由行政部统一保管，并根据申请人的需要进行调配。各部门如有闲置，办理退还手续。4、低值易耗品使用人员交接时，由接交人员另办资产责任签认手续，以明确责任。5、财务部会同设备管理部、综合管理部等相关部门，每年对低值易耗品至少进行一次清查，做到账、卡、物一致。