智慧档案管理系统平台建设方案

智慧档案管理系统平台建设方案智慧档案管理系统平台建设方案智慧档案管理系统平台建设方案一、概述..................................................................................................................................................I二、目标意义............................................................................................................................................I2.1建设目标........................................................................................................................................I2.2建设意义........................................................................................................................................I三、建设内容..........................................................................................................................................II四、数据库建设.....................................................................................................................................III4.1目录数据库建设...........................................................................................................................III4.2元数据库建设...............................................................................................................................IV4.3档案全文数据库...........................................................................................................................IV4.4多媒体档案数据库........................................................................................................................V五、软件系统..........................................................................................................................................V5.1档案采集子系统............................................................................................................................V5.2档案利用子系统...........................................................................................................................XI5.3档案管理子系统.......................................................................................................................XVIbao智慧档案管理系统平台建设方案1智慧档案管理系统平台建设方案I一、概述档案管理系统是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。建设数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。为了提高档案资料管理水平和使用效率，适应档案事业发展的需要，更好地开展数字档案馆建设工作，依据国家《数字档案馆建设指南》，结合本市档案工作的实际情况，制定本方案。二、目标意义2.1建设目标基本建成一个完整、专业、易扩展的综合规划档案数字化加工生产线和规划档案信息管理及发布平台。2.2建设意义通过档案管理系统项目建设，能有效解决目前存在的问题，档案管理系统建设方案智慧档案管理系统平台建设方案II提高规划档案资源的采集、管理以及利用的效率。通过与相关系统的数据交互，提供档案信息资源的有效利用和共享服务，使各机构之间能够实现多种层次的信息管理、数据共享和关联。项目的建设可以进一步提高规划档案资料管理水平和使用效率，切实提升档案管理工作服务保障能力和水平，对促进公共档案服务能力拓展和推动档案信息资源的社会共享具有重要的意义。三、建设内容基本建成档案管理系统，建立与现有其它相关系统的衔接，完成建设目标。系统主要由档案采集子系统、档案管理子系统和档案利用子系统三大部分组成。主要建设内容有：1、档案采集子系统：具备接收电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要数字信息资源等功能，实现批量数据数字化及补充数据著录、扫描、挂接和电子影像的无损压缩存储。2、档案利用子系统：根据档案信息的利用需求和网络条件,通过现有网络建立档案利用窗口。实现档案查询、档案借阅、资源发布、信息共享等功能。具体包括实现档案的智能检索借档案管理系统建设方案智慧档案管理系统平台建设方案III阅，提高数据浏览的方便性和数据质量；建立数字档案馆网站，实现相关档案信息的网上展览及信息发布、利用反馈登记等。3、档案管理子系统：对所接收的各类数字规划档案信息进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作,使无序信息有序化,并实施有效控制，实现对数字档案长久的安全保存。具体包括实现档案利用情况统计、系统权限配置、系统日志管理等相关管理功能；实现数据备份与恢复功能等等。四、数据库建设运用计算机及其相关技术设备管理数字档案信息，当前一般采取数据库技术方法进行。档案资源库一般包括目录数据库或元数据库、内容数据集（档案全文数据库）、多媒体档案数据库、电子文件数据库建设以及通过对各类资源的整理加工，建立专题数据库等。4.1目录数据库建设目录数据库是数字档案资源管理的基础，它是将反映数字档案特征的规范数据，依照一定的字段要求存入计算机中，通过系统的排序等处理，形成由计算机检索的目录数据体系。目录档案管理系统建设方案智慧档案管理系统平台建设方案IV数据库建立的方式主要有两种基本途径，一是通过传统载体档案数字化采集的档案目录数据库，一般是通过人工录入建库方式建立;二是通过接收电子文件方式形成的数字档案，一般通过档案管理系统自动采集生成或从数字档案元数据库中提取而形成，经过数据整理规范审核与补充完善后建立。4.2元数据库建设保存数字档案元数据是保证数字档案可靠和可用的一项重措施。元数据库建设接照数字档案元数据采集规范要求建立。元数据采集方式主要是通过对电子文件或数字档案的背景、结构和管理过程信息进行自动生成和适当人工添加而形成。4.3档案全文数据库内容数据集（档案全文数据库）是数字档案资源建设的主体，它是通过数据库、数据仓库等技术方法将档案全文按照一定的分类、排序方式排列形成的集合。内容数据一般通过与目录数据挂接方式实施有效管理，随着信息技术，特别是检索技术的发展，将来也会采用其他技术方法对内容数据进行有效管理。对于由电子文件归档形成的电子档案，其内容数据还应与其元数据建立持久有效的联系，防止非法修改，采取技术措施，确保其可靠和可用。档案管理系统建设方案智慧档案管理系统平台建设方案V4.4多媒体档案数据库多媒体档案数据库用来保存视屏、录音、数码照片等文件，通过外部平台上提供的专业点播系统来调阅此类文件。数字档案资源库建设应遵循以下标准规范:(1)GB/T20163-2006中国档案机读目录格式;(2)DA/T134994档号编制规则。五、软件系统5.1档案采集子系统档案采集管理子系统主要完成各种类型（包括：党群工作类、行政管理类、规划业务管理类、会计类、规划审批类、规划监察类、测绘类、特种载体类、设备类、基建类、科研项目、规划设计成果类等共12种）档案的著录、扫描录入数字化，并对此建立、匹配相应的索引信息，包括：档案著录、档案扫描、档案检查和档案归档4个主功能。其中档案著录包括：案卷著录、件著录和文件著录。档案采集子系统的功能结构图如图所示。档案管理系统建设方案智慧档案管理系统平台建设方案VI档案采集子系统档案著录档案归档档案检查档案扫描案卷著录文件著录件著录1档案著录（1）案卷著录案卷著录是指把电子档案文件对应的档案资料信息按照档案类别分门别类的输入系统，然后建立档案索引，完成案卷著录。工程项目案卷级著录如下图所示。这里可以检查案卷档号的合法性，案卷录入完成之后也可以对案卷信息进行修改、打印等。档案管理系统建设方案智慧档案管理系统平台建设方案VII（2）件著录件著录主要是指党务、会议、工作报告等类型的信息著录，这一类的具体操作可以参考案卷著录。（3）文件著录文件著录前一般要先查询选择要著录的文件所属的档案。查询档案前先选择是“按卷查询”还是“按件查询”。文件著录主要功能：文件信息的著录、选择已接收的文件、文件信息的修改和打印卷内目录。2档案扫描调用扫描录入组件，通过扫描的方式采集电子影像，一次采集一份案卷/件的电子影像。具体操作是在经查询后所得的列表中，选中要扫描的档案，进入该档案文件列表界面，选中其中一个文件，进入该文件扫描界面。档案管理系统建设方案智慧档案管理系统平台建设方案VIII3档案检查档案检查模块用于影像质量的检查，可让操作员查看影像是否清晰、是否残缺、放置是否端正以及是否缺页，必要时也可以进行任意角度旋转、去黑边和污点的处理。对于无法通过处理达到效果的影像可以进行重扫、补扫和删除。档案管理系统建设方案智慧档案管理系统平台建设方案IX4档案归档（1）案卷归档将已经全部通过检查的案卷进行归档处理。归档后的档案不能进行索引修改、影像修改，只能进行查询。如果归档后还需修改则先做未归档处理。档案管理系统建设方案智慧档案管理系统平台建设方案X（2）件归档将已经全部通过检查的件进行归档处理。归档后的件不能进行索引修改、影像修改，只能进行查询。如果归档后还需修改则先做未归档处理。件归档时需根据年度信息、保管期限和起始件号，自动生成件号，在档案列表列出所有该年度和该保管期限的件，生成与件号对应的档号，并归档。如图所示。档案管理系统建设方案智慧档案管理系统平台建设方案XI5.2档案利用子系统档案利用子系