服装企业费用报销与借支管理规定

小企业费用报销制度为规范费用报销及财务借支管理，明确报销标准，特制定本办法。1.适用范围本规定仅适用于小企业有限公司。2.岗位职责1．签字职责：报销人和各部门主管对费用报销和借付项目的真实性和合理性负责；财务部对票据合规性和账务准确性负责；。2．以上责任以签名为准，如超越权限擅自在报销单或借支单上代签的则由代签人自行承担责任，职务代理人的签名视同授权人签名，责任由授权人承担。3．当确认支付事项造成损失时，按财务实际付出的金额为准的进行权重分担，实际金额由公司对事故性质认定后做出。4．虚假和恶性报销的，对当事人按每单200-1000元进行处罚，并承担公司所有损失。对签名者按每单100-800元进行处罚。3.费用报销流程及要求1．报销及审批流程报销人各部门负责人（主管、经理）财务会计财务主管总经办出纳付款2．暂支款项1．出差人员必须事先填写《出差申请单》，注明出差地点、事由、天数、行程计划、预借金额、还款日期，经部门主管和经理批准后方可出差。2．出差人员借款需持批准后的《出差申请单》，填写《借款审批单》，列明暂支、用款计划，由部门主管/经理签署，经总经办审核后方可借款。一般入司未转正员工不得借款，其他人借款金额不能超过月工资的80%。3．超过2万元的借支，经办人员至少提前一天通知财务备好借款，以便财务部统一安排资金。4．长期使用流动资金的部门或个人，以书面报告的形式根据实际岗位经各级负责人批准后申领周转备用金并专人保管。报销时，不冲销备用金，直接支付现金。备用金应于每年第2页共4页初1个月内对账两清一次，对于存在对账差异的财务应立即报备业务部门负责人并冻结该部门的款项报销申请。5．员工因公借款，应按预定时间归还或报销，原则上“前不清，后不借”特殊情况需总经办批准后方可续借。6．借款人员和部门需及时报销，余款一次交清，严禁拖欠和挪用公款。凡无故拖欠或挪用公款，财务部有权在其工资中一次扣回。7．借支的现金发生丢失，由借款人负责赔偿；每月15日内财务对公司的个人借款进行对账确认，如出现异常账款则财务将冻结该员工所有款项支付。3．差旅费报销1．报销标准出差人员出差地点报销补贴标准（元/人/天）住宿费出差补贴合计限额总经理特殊城市30050350省会城市30040340地/县城市20040240部门经理/主管特殊城市20040240省会城市20040240地/县城市15030180其他员工特殊城市20040240省会城市15040190地/县城市15030180出差补贴中已包括市内交通（目的地市内交通）及伙食补助及杂费等，即包干、定额使用，不再额外报销市内交通（目的地市内交通）及个人伙食费，出差期间若需要有业务招待费等开支的，须事先向总经办申请并有额度限制的批示。城市分类特殊城市：指北京、上海、广州、深圳。省会城市：指所有省会城市、直辖市及宁波、温州、珠海、东莞、佛山、中山、苏州、无锡、常州、青岛、大连、厦门。第3页共4页地/县城市：上述特殊和省会城市以外的城市（不含杭州下辖的五郊县）；五郊县指临安、富阳、余杭、萧山、桐庐。五郊县交通实报（限公交费）出差补贴20元/天.营销、设计、采购、跟单在杭州市区内按凭公交发票实报（公交发票连号只能报一次）自己骑电瓶车外出的凭因公外出单按2元/次报销。2.交通工具选择规定公司高层及总经理出差，可以乘坐飞机二等舱，轮船二等舱，火车软卧、软座，动车和高铁一等座。公司主管出差，原则上8折及以下机票可以乘坐飞机，8折以上飞机票需副总经理审批同意后方可乘坐飞机。公司员工出差，原则上5折及以下机票可以乘坐飞机，5折以上飞机票需副总经理审批同意后方可乘坐飞机。同路程情况如果飞机的价格低于其他交通工具的价格，则可以乘坐飞机。对于违反规定乘坐飞机者，超标部分自行承担。3.住宿费住宿费用凭票报销，如出差地有公司固定办事机构，可安排住宿的，应由办事机构安排住宿，公司不再报销住宿费；如仅获得客户安排住宿的，可享受公司出差补贴；当日出差能返回的，不予报销住宿费；两名同性出差，按一人住宿标准报销。两人出差如是同性只允许使用一个标准间，如级别不同按标准高的进行报销。同一目的地一起出差的，汇总报销，发生的费用由各自部门分别承担，报销单需有同行人员签名确认。出差人员返回七日内，应填写《差旅费报销单》，经部门负责人签字认可后，由财务按标准审核经总经办签字后可报销，超过十日之后不予报销。出差时间核定：出差时按车船票时间，在中午11：30以前出发的按一天计算，于11：30以后出发的按半天计算；返回时在中午11：30以前抵达按半天计算，11：30以后抵达按一天计算。同一天出差几个不同地方的，按当天住宿地标准报销。车船票未载明具体时间的，以《出差行程单》的时间为准。4.相关规定1．所有出差人员应一次购买直达车票，不得绕道或分期购买，违者多开支的车船费、住宿费等各项费用一律不予报销。2．接待单位提供交通工具的出差人员不予报销市内交通费。3．趁出差或调动工作之便，回家探亲办事的，其有关费用均由个人自理。其绕道和在家期间一律不予报销差旅费。凡被外单位和个人邀请到外地参观考察或业务跟单的人员，其食宿费已由对方负担的，均不再享受包干费或补贴费。第4页共4页4．出差人员在外地出差期间的无票支出一律（除出差补贴）不列入报销范围；特殊情况由总经办特批。5．允许出差人员在晚上22点以后至次日早上7点前到达出差目的地或者出差返回地，给予报销一次打的费。出租车发票报销，在发票背后必须注名起始地、目的地、打的事由，未按要求注明的出租车发票不给予报销。6．如果用公司专用汽车外地出差，则交通费用中的路桥费由出差人员支付并按实际报销，并不予再报销出差市内交通补贴，油费或汽车维修费用由驾驶员支付并按实际发生金额以及相应程序报销；一般情况不提倡员工自驾私家车出差，但根据具体情形有必要自驾出差的，出差期间发生的路桥费、油费、停车费（不含修理费）之和与出差此地往来交通费、餐费补贴金额之和进行对比，并按照孰低原则报销。报销时应附上私家车与正常行程费用对比表。7．公司员工加班22：00点后可以打的回家但在有公交线路情况下应尽量打的至公交站点，另必须填写清楚加班内容，经总经办确认给予报销打的车费。4.业务招待费限额1.用餐标准：用餐费用超过100元以上需提前向总经办提出申请，批准后方可报销2.酒店住宿：入住前需提交申请单给总经办批准，申请单上注明住宿事由，住宿天数（原则上不得超过三天）5.费用报销及支付款项时间规定1.每周一、三、五为报销日（遇每月20号发工资日，延期至下一个报销日报销）。2.周六、周日为银行休息，对公不予以打款，相关部门自行调节，提前做好准备；付款时限有特殊要求的应注明“加急”字样并说明付款截止年、月、日、时、分。本规定将于6月1日开始执行