Excel基础知识

第一章工作簿和工作表一总序（一）工作簿和工作表疑难解答——工作簿标题中出现“:1”或“:2”这说明为活动工作簿打开了多个窗口。切换至需要关闭的窗口，然后单击工作簿窗口右上方的“关闭窗口”。注释如果在打开多个窗口时保存并关闭工作簿，当下次打开工作簿时这些窗口仍会自动打开。如想下次打开工作簿时只有一个窗口打开，请先关闭除一个以外的其余所有窗口，然后保存并关闭工作簿。——模块工作表丢失工作表来自早期版本的MicrosoftExcelExcel2000及Excel更高版本保留了Excel4.0版的宏工作表和Excel5.0版的对话工作表。模块工作表将转换成工作簿的VisualBasicforApplications工程中的模块。运行、查看和修改这些工作表若要在Excel2000或Excel的更高版本中编辑转换的宏工作表和对话工作表，请运行“VisualBasic编辑器”（MicrosoftVisualBasic编辑器:一种环境，可编辑已录制的宏并编写新宏和VisualBasicforApplications程序。）。——无法重命名工作表显示工作表标签如果未显示工作表标签，请单击“工具”菜单上的“选项”，单击“视图”选项卡，再选中“窗口选项”下的“工作表标签”复选框。缩小水平滚动条工作表标签可能被滚动条覆盖。若要缩小滚动条区域，请查找屏幕最左边滚动条旁的选项卡分隔栏。1.指向标签分割条。2.当指针变为分割指针时，可将标签分割条向右或向左拖动。如果想将标签分割条返回到初始位置，请双击标签分割条。提示通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，并从快捷菜单上选择所需工作表，可激活工作表。指向标签分隔栏，当鼠标指针变为拆分指针时，向右拖动标签分隔栏，直到出现工作表标签为止。——检查工作簿是否被保护若要重命名工作表，请先关闭保护。1.在“工具”菜单上，指向“保护”，再单击其中的“撤消工作簿保护”命令。2.如果提示输入密码，请输入在保护工作簿时设置的密码。请注意：密码是区分大小写的。因此，一定要严格按照当初创建的格式键入密码，包括大小写字母。——在屏幕底部没有出现工作表标签显示或隐藏所有的工作表标签1.在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“视图”选项卡。2.选中或清除“工作表标签”复选框。若要显示工作表标签，请扩展标签滚动区域。——增减标签栏上显示的工作表标签1.指向标签分割条。2.当指针变为分割指针时，可将标签分割条向右或向左拖动。如果要将标签分割条返回到初始位置，请双击标签分割条。提示通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，并从快捷菜单上选择所需工作表，可激活工作表。——工作表名称被切断或难以读取增加滚动条的高度。在MicrosoftWindows的“控制面板”中，双击“显示”图标，再单击“外观”选项卡，然后单击“项目”列表中的“滚动条”，最后增加“大小”框中的数值。（二）关于文档工作区文档工作区网站是MicrosoftWindowsSharePointServices网站，可集中一个或多个文档。不管是通过直接处理文档工作区副本，还是通过处理自己的副本，同事们都可以很容易协同处理文档，他们可以使用已保存到文档工作区网站上副本的更改定期更新他们自己的副本。——文档工作区的创建通常，使用电子邮件将文档作为共享附件发送时，会创建文档工作区。作为共享附件的发件人，您将成为该文档工作区的管理员，而所有的收件人都会成为文档工作区的成员，他们会被授予参与该网站相关讨论的权限。创建文档工作区的另一种常见的方法是使用MicrosoftOffice程序中的“共享工作区”任务窗格（“工具”菜单）。也可使用WindowsSharePointServices网站上的命令来创建文档工作区。从共享附件创建文档工作区时，网站会使用与它所基于的文档相同的名称。从“共享工作区”任务窗格或通过使用WindowsSharePointServices网站上的命令创建文档工作区时，则可为网站指定任何名称。注释使用“共享工作区”任务窗格时，仅可在MicrosoftOfficeWord2003、MicrosoftOfficeExcel2003、MicrosoftOfficePowerPoint2003和MicrosoftOfficeVisio2003中创建文档工作区。创建文档工作区时，您的Office文档会存储在新文档工作区中的文档库（文档库:在其中共享文件集合的文件夹，这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联，这些信息显示在为该库列出的内容中。）中，在该工作区中成员可以通过在Web浏览器（Web浏览器:解释HTML文件、将其设置为网页格式并加以显示的软件。WindowsInternetExplorer等Web浏览器可以访问超链接、传输文件并播放嵌入到网页中的声音或视频文件。）或某MicrosoftOffice程序中打开您的文档来访问它。——文档工作区功能因为文档工作区是WindowsSharePointServices网站，所以成员可以使用WindowsSharePointServices功能，如使用“任务”列表来彼此分配待办项目，使用“链接”列表来创建指向资源相关材料的超链接，以及在文档库中存储相关或支持文档。在Web浏览器中打开文档工作区时，可以像自定义任何WindowsSharePointServices网站一样来自定义它。——文档更新注释文档更新仅对于MicrosoftOfficeWord2003、MicrosoftOfficeExcel2003和MicrosoftOfficePowerPoint2003中的文档和单个文件网页(MHTML)（单个文件网页(MHTML):以MHTML格式保存的HTML文档，其中集成有嵌入式图片、Java小程序、链接文档以及文档中所引用的其他支持项目。）、MicrosoftOfficeVisio2003中的文档以及Word和Excel中的XML文件可用。使用Word、Excel、PowerPoint或Visio打开文档工作区所基于的文档的本地副本时，MicrosoftOffice程序会定期从文档工作区获取更新并使它们对您可用，例如，如果其他成员已编辑他们自己的文档副本并已将那些更改保存到文档工作区中。如果对工作区副本的更改与您对您的副本所做的更改有冲突，您可以选择保留哪个副本。当完成编辑您的副本时，您可将更改保存到文档工作区，在那里其他成员可获取这些更改并将它们合并到他们的文档副本中。注释对于Word、Excel、PowerPoint和Visio，在文档的副本之间合并更改和解决冲突的详细方法会有所不同。二按视图显示和打印设置（一）创建或删除自定义视图在创建视图之前应将工作簿设置成所需的显示和打印格式。如果视图中包含打印设置，则该视图中将包含所定义的打印区域（打印区域:不需要打印整个工作表时，打印的一个或多个单元格区域。如果工作表包含打印区域，则只打印打印区域中的内容。），或者当工作表中没有定义打印区域时，则打印区域包括整张工作表。——创建自定义视图1.更改要保存在视图中的设置？。2.在“视图”菜单上，单击“视图管理器”。3.单击“添加”。4.在“名称”框中，键入视图（视图:视图是一组显示和打印设置，可对其进行命名或将其应用于工作簿。同一个工作簿可有多个视图，而无需将其保存为单独的工作簿副本。）的名称。请确保视图的名称里包含活动工作表的名称以便于识别。显示视图时，MicrosoftExcel会切换到创建视图时的活动工作表中。Excel在“视图管理器”对话框里列出了工作表中的所有视图。5.在“视图包括”框中，选择所需的选项。——删除自定义视图1.在“视图”菜单上，单击“视图管理器”。2.在“视图”框中，单击所需的视图（视图:视图是一组显示和打印设置，可对其进行命名或将其应用于工作簿。同一个工作簿可有多个视图，而无需将其保存为单独的工作簿副本。）名称，再单击“删除”。（二）打印自定义视图1.在“视图”菜单上，单击“视图管理器”。2.在“视图”框中，单击要打印的视图（视图:视图是一组显示和打印设置，可对其进行命名或将其应用于工作簿。同一个工作簿可有多个视图，而无需将其保存为单独的工作簿副本。）的名称。3.单击“显示”。4.单击“打印”。注释MicrosoftExcel在视图中保存了以前为工作簿中的每张工作表定义的打印区域（打印区域:不需要打印整个工作表时，打印的一个或多个单元格区域。如果工作表包含打印区域，则只打印打印区域中的内容。）。如果工作表中没有定义过的打印区域，那么MicrosoftExcel会打印整个工作表。（三）显示自定义视图1.在“视图”菜单上，单击“视图管理器”。2.在“视图”框中，单击所需的视图（视图:视图是一组显示和打印设置，可对其进行命名或将其应用于工作簿。同一个工作簿可有多个视图，而无需将其保存为单独的工作簿副本。）名称。3.单击“显示”。三排列窗口和查看工作表（一）并排比较工作簿1.打开要并排比较的工作簿2.在“窗口”菜单上，单击“并排比较”。3.在“并排比较”工具栏（工具栏:包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按Alt然后按Shift+F10。）上，执行下列任何操作：•如果要同时滚动工作簿，则请单击“同步滚动”。•如果要将工作簿窗口重置为您最初开始比较工作簿时所在的位置，则请单击“重置窗口位置”。4.单击“关闭并排比较”，停止比较工作簿。注释如果打开两个工作簿，“窗口”菜单上的命令将包括这些工作簿中的其中一个文件名。例如，打开“workbook1.xls”和“workbook2.xls”。当查看“workbook1.xls”时，“窗口”菜单会将命令显示为“与workbook2.xls并排比较”。提示如果已经关闭“并排比较”工具栏，但需要它再次显示，则可在“工具”菜单上单击“自定义”，单击“工具栏”选项卡，然后在“工具栏”列表中选择“并排比较”。（二）更改新工作簿的工作表数量1.在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“常规”选项卡。2.创建新工作簿时，在“新工作簿内的工作表数”框中，输入在创建新工作簿时要添加的默认工作表数。（三）关闭工作簿窗口若要关闭请执行活动工作簿窗口单击工作簿窗口右上角的“关闭”。如果此窗口是工作簿唯一打开的窗口，则工作簿将同时被关闭。某个工作簿的所有打开的窗口在“文件”菜单上，单击“关闭”所有打开的工作簿请按住Shift，然后单击“文件”菜单上的“全部关闭”。（四）关于查看工作簿和工作表MicrosoftExcel工作簿是包含一个或多个工作表（工作表:在Excel中用于存储和处理数据的主要文档。也称为电子表格。工作表由排列成行或列的单元格组成。工作表总是存储在工作簿中。）的文件，该文件可用来组织各种相关信息。可同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对多张工作表的数据进行汇总计算。在创建图表时，既可将其置于源数据所在的工作表上，也可将其放置在单独的图表工作表（图表工作表:工作簿中只包含图表的工作表。当希望单独查看图表或数据透视图（独立于工作表数据或数据透视表）时，图表工作表非常有用。）上。通过单击工作簿窗口底部的工作表标签，可从一张工作表或图表移动到另一张工作表或图表上。还可以用不同的颜色来标记工作表标签，以使其更容易识别。活动工作表的标签将按所选颜色加下划线，非活动工作表的标签全部被填上颜色。——同时查看工作表的不同部分拆分工作表要单独查看或滚动工作表的不同部分，您可以将工作表水平或垂直拆分成多个单独的窗格（窗格:文档窗口的一部分，以垂直或水平条为界限并由此与其他部分分隔开。）。将工作表拆分成多个窗格后，您就可以同时查看工作表的不同部分。这种方法有时非常有用，例如，当您需要在较大工作表中的不同区域间粘贴数据时。在下面的示例中，您可以在上面的窗格中查看不同城市的行，而在下面的窗格中始终显示二月份的汇总。就像下面的两个窗格一样，右边的两个窗格也会一起滚动。保持标志或数据可见为了在滚动工作表时保持行或列标志或者其他数据可见，您可以“冻结”顶部的一些行和/或左边的一些列。