神东煤炭集团ERP系统运行管理办法

神东煤炭集团ERP系统运行管理办法（暂行）目录第一章总则..............................................................................................................1第二章人资模块........................................................................................................3第一节组织机构及职责.............................................................................................................................3第二节组织人事管理.................................................................................................................................4第三节薪酬管理........................................................................................................................................6第四节工作流权限管理.............................................................................................................................7第五节报表管理........................................................................................................................................8第六节检查与考核....................................................................................................................................9第三章财务模块.......................................................................................................10第四章物资模块.......................................................................................................10第五章销售模块.......................................................................................................24第六章系统安全.......................................................................................................25第一章附则..............................................................................................................26第一章总则第一条为了做好神东煤炭集团（以下简称神东）ERP系统各模块（以下简称系统）的运行、维护管理工作，保证系统的持续、稳定、安全运行，确保人资、财务、物资、销售各项业务的有效开展。根据神华集团公司《神华集团ERP系统运行维护管理办法（试行稿）》、《中国神华能源公司ERP系统人力资源模块运行维护管理办法（试行）》、《中国神华能源公司ERP人力资源模块配套操作规范（试行）》等相关规定，制定本办法。第二条本办法适用于神东煤炭集团公司各单位与部门。第三条为了确保系统的有效运行，需遵循以下原则：（一）整体性原则：人资、财务、物资、销售各模块必须服从于公司ERP系统统一要求，与其他模块有效衔接、配合；（二）安全性原则：ERP系统运行必须确保系统安全、数据安全、操作安全；（三）准确性原则：系统数据必须真实有效、及时准确。（四）及时性原则：人资、财务、物资、销售模块的业务数据必须实时录入，反应真实的业务。（五）协同性原则：人资、财务、物资、销售模块必须协同配合，保证系统稳定运行。第四条关键名词术语解释：（一）最终用户：拥有ERP系统人力资源模块账号的终端使用人员；（二）人事事件：记录人员职业生涯的重要事件、包括进入、岗位变动、人事关系变动、退休、离职等，记录包括事件日期、事件类型、原因以及应对的状态等；（三）人事范围：公司代码、人事范围、人事子范围在系统内构成企业结构，人事范围隶属于唯一一个公司代码，根据神华的人力资源业务管理需求，人事范围按照单位进行划分，最低划分到三级单位（即神华集团各子分公司的二级单位）。第二章人资模块第一节组织机构及职责第五条公司成立神东煤炭集团ERP系统运维工作组，人力资源部成立ERP系统人资模块运维小组，负责公司ERP系统人资模块运行管理工作。组长：牛建军副组长：吴玉桐成员：郭静张碧云郭泗良延璐刘伟东第六条运维小组职责如下:(一)负责对最终用户进行日常操作指导、错误纠正、功能解释以及再培训工作;(二)负责对系统操作所涉及的业务流程、单据流转以及相应的管理办法解释工作;(三)收集、汇总本公司的业务变更需求,报中国神华人力资源部综合处解决;(四)解决本公司最终用户提出的操作类需求。收集、汇总本公司不能自行解决的操作类需求,提交技术支持组解决;(五)监督、指导各单位的系统运行;对各单位系统中数据的真实性、准确性、完整性进行稽查、考核;（六）配合完成新增单位的系统推广工作。第七条公司各单位（部门）的最终用户,负责本单位的系统运行管理。其主要职责包括:(一)正确使用系统操作功能,遵照业务规范、操作流程做好系统数据维护、薪酬核算、统计报表上报、工作流发起与审批等相关操作;(二)负责协调解决系统运行过程中存在的一般性问题;(三)负责记录系统运行过程中的各类系统故障,并分析处理,确保系统快速恢复到正常状态;(四)对无法处理的问题,及时逐级上报系统运维小组;(五)负责跟踪、监控各类问题的处理过程,并及时做好反馈。第二节组织人事管理第八条组织机构的设置与调整包括组织机构的新建、更名和撤销，需依据公司相关文件、会议纪要、呈批件，严格按照操作规范及时发起工作流，并按照相应的审批层级逐级审批。第九条系统中组织机构的设置与调整开始日期统一规定为每月1日，结束日期为99991231。发起单位应保证工作流在发起之后2日之内本单位审批完成，子分公司各层级的审批应在工作流到达后的2个工作日内完成。第十条组织机构中职位的创建日期必须早于人事事件开始日期，且必须维护其相应的岗位信息和煤炭板块专用属性，一个职位只能分配一人使用。第十一条人事事件包括合同工入职、调动、调岗、干部任免、离职、不在岗、返岗、试用期转正、离退休、离退休划转、离退休移交、在职死亡、劳务工入职、劳务工调动及劳务工退出。（一）人事事件中合同工入职、调动、调岗、干部任免、离职、不在岗、劳务工入职、劳务工调动及劳务工退出，必须依据操作规程发起工作流，并按照相应的审批层级逐级审批；（二）人事事件中合同员工返岗、试用期转正、离退休，离退休划转、离退休移交、劳务工调岗及在职死亡需通过人事活动PA40进行操作；（三）系统中人事事件的处理必须依据调动手续、相关文件等进行。第十二条员工调动中上月16日至本月15日期间发生的调动统计为本月调动，本月调动必须在当月20日之前发起工作流；新入职人员、减少人员必须当月发起入职、离职工作流。第十三条每月人事变动工作流发起后，三级单位应在工作流发起的2个工作日之内审批完成，子分公司各层级的审批应在工作流到达后的2个工作日内完成。第十四条人事事件中除员工入职、离职、在职死亡的事件开始日期为实际发生日期外，其他的所有事件的开始日期统一为每月的1日，所有事件的结束日期必须为99991231。第十五条根据系统操作规则要求，在维护完组织机构及人员异动流程之后，要维护相关信息，并执行组织人事校验程序，检查信息逻辑的正确性及完整性，校验发现的错误要及时维护并修改相关数据，保证本单位的数据完整准确，达到零错误信息的要求，同时将警告错误作为提示做相应处理。第十六条对公司机关及各二级单位数据的准确性每月不定期抽查校验，数据校验显示错误并达到X条的，对该单位进行相应的处罚，责令限期修改（当月修改完毕）并作复查。第十七条人力资源部劳动用工部门，每年年初按照公司定员情况上报、详细上报、下达用工计划，各二级单位根据本单位的定员情况，进行用工计划上报与详细上报。第三节薪酬管理第十八条系统中薪酬数据必须维护准确，薪酬核算必须在系统中进行，实际发放以系统结果为准，具体要求如下：（一）薪酬核算及过账必须严格按照操作规范及流程进行操作，以免造成不可恢复的影响；（二）正式工薪酬核算人数、金额必须与实际核算人数、金额一致，且必须于每月25日前在系统中完成审批工作流并正式过账到财务，在正式过账前必须与财务核对模拟过账的凭证是否正确，无误后方可正式过账到财务；（三）人工成本预算总额下达后，必须于5日内在系统中进行分解。如果本月人工成本预算分解金额不足，需执行人工成本预算调整工作流；各项保险个人、单位缴纳金额必须与社保系统报表一致。（五）劳务费必须于每月25日前导入系统，且各项金额必须与实际发放金额一致。（六）系统外发放（特指因人员调出而无法在系统中进行核算但需要发放的工资及奖金）需要单独造表并在系统中进行记录。第十九条员工调动期间的薪酬发放规定，每月15日之前调动的，当月薪酬由新单位发放，15日之后调动的由原单位发放，如因调出单位原因导致ERP系统中未及时完成调动，当月工资由调出单位发放。第四节工作流权限管理第二十条单位最终用户由于调动、调岗等原因，需要进行新增账户、修改角色、锁定账号的，需填写完整用户申请、权限变更、账号解锁申请表，经本单位负责人审核通过后报系统运维小组。第二十一条各单位最终用户由于误操作导致账号被锁定的，需填写完整用户申请、权限变更、账号解锁申请表，报公司系统运维小组。第二十二条各单位审批工作流配置发生变更的，需填写完整的ERP变更申请单，经本单位负责人审核通过后，报公司系统运维小组。第二十三条公司运维小组负责收集、汇总公司最终用户提出的各类变更需求事项，经公司人力资源部负责人审核通过后，报集团ERP人力资源组对口顾问。第二十四条所报问题需描述清楚、具体，应细化到具体对象。第二十五条对影响本单位当月组织人事、薪酬核算、报表上报的各类变更需求事项需在该月10日前上报公司人力资源部。第五节报表管理第二十六条系统中薪酬、人数、职称等数据的维护必须及时、准确，具体要求如下：（一）套表生成上报必须严格按照操作规范及流程进行操作，以免造成不可恢复的影响；（二）人员增减要求：1．新招收的人员，从其报到参加工作之日起，不论是否发放当月工资，人员信息当月必须进入系统，且纳入统计范围内；2．自然减员、参军(包括参军后原单位仍发给部分生活费或补贴人员)、不带工资上学的人员，从其离开之日起即不再统计为本单位的职工；3．公司范围内单位间调动，15日之前调动的统计为新单位人员，15日之后调动的统计为原单位人员；（三）套表生成发起上报工作流须于每月1日