关于公司邮箱、OA及ERP系统账号的申请及注销管理规定

关于公司邮箱、OA及ERP系统账号的申请及注销管理规定第一条账号申请员工申请账号必须先向所在部门提出申请，由部门以邮件的形式发送到IT部门进行申请并同时抄送给IT上级领导，并注明该员工的入职时间。一、正式员工1.员工转正满1个月，先向所在部门提出申请，由部门以邮件的形式发送到IT部门进行申请并同时抄送给IT上级领导，方可开通并记录备案。2.员工转正后未满1个月的，先向所在部门提出申请，必须由部门以邮件的形式发送到IT部门进行申请并同时抄送给IT上级领导，上级领导审核通过后，方可开通并记录备案。二、非正式员工非正式员工期间提出申请的，不给予开通。如果需要开通，必须由部门以邮件的方式发送到IT并抄送给IT上级领导说明申请使用的原由，上级领导审核通过后，方可开通并记录备案。第二条账号注销一、离职注销1.人事每月月底前一周内，将正式离职人员名单，以邮件的方式告知IT，IT以此及时更新在用账号名单，并更改离职人员账号的使用密码。2.IT每月月底前一周内以邮件的方式告知离职员工所在的部门领导，确认是否保留离职人员的账号继续使用。账号继续使用的保留的期限为30天，在使用期间账号的密码必须强制性更改后使用。不需要保留的，将直接进行账号注销。3.账号保留超过30天后，IT再次进行确认是否注销，部门需要保留离职人员账号继续使用的，要以邮件的方式说明继续使用的原因、使用人、使用的期限发送到IT并抄送IT上级领导进行审核，审核通过方可继续使用，IT部门记录备案。二、在职注销在职员工注销账号的，需说明注销的原因，部门以邮件的方式发送到IT并抄送IT上级领导，审核通过后，则予以注销第三条账号构成1.用户账号命名规则如下：邮箱：姓名的拼音.地区拼音首字母@123.com，如：王二(无锡地区)：[e-mail]张三(南京地区)：[e-mail]账号：以姓名拼音为准命名ERP账号：以姓名汉字为准命名重名或重音的命名规则：先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增数字1、3、5、6、7、8、9……加以区分或是用户自定义识别。2.用户初次登陆后请立刻修改密码，防止邮件被其他人恶意篡改。用户对账户密码、传输内容负全部责任。修改邮箱密码浏览器访问：进入选择“首选项”修改密码第四条账号使用规定1.ERP、邮箱、OA账号密码遗失需本人向IT部门申请查询或重置，非本人申请的一律不给予查询或重置密码。2．用户不得把自己的帐号提供给他人使用，并负责承担其他人使用自己帐号的情况下而发生的一切责任。若发现有任何非法使用自己的帐号的情况，应立即通知IT部门处理。3．用户须定期设置邮箱密码以防信箱被他人盗用；用户对账户密码、传输内容负全部责任。4．通过公司电子邮箱传递的电子文件与纸制文件具有同等效力。5．电子邮件系统使用原则为：谁发送，谁负责。6.ERP、邮箱、OA主要用于传递各种业务，不得利用系统传递与工作无关的。7.取得账号的员工必须遵循以下主要条款：a)从中国境内向外资料时必须符合中国有关法律、法规规定；b)不得泄露公司机密；c)不得使用电子邮箱作非法用途；d)遵守互联网道德规范。e)若用户的行为违反有关规定，公司将做出独立判断，并有权立即取消该用户的所有帐号，并按规定对使用者追究相应责任。第五条邮箱容量邮箱账号开户的初始容量为50M，如邮箱容量不能满足日常工作需要的，可以按规定申请邮箱扩容。