013万科采购系统运营管理手册

万科采购系统运营管理手册（全套）2015-01-01房地产经理人联盟为完善集团采购中心的组织管理，强化集团采购中心对各项目采购统一管理，规范化管理，达到集中决策与适当分权的合理平衡，为使各尽其责，特制订本制度1.1.０组织架构及岗位编制1.1.１集团采购中心职能（1）统筹各项目采购工作，并对其进行监控、指导和市场信息反馈；（2）负责分析产品市场的品质和价格等行情,对集团采购、集团选定类材料/设备签定相关战略合作协议；（3）寻找产品供应源,对每项产品的供货渠道、价格、品质等加以考察评估和开拓并加以掌握和利用，以作成本分析、成本控制等；（4）开发相关优秀供应商，建立供应商信息档案库；（5）对各项目采购的材料/设备质量、价格进行监控；（6）建立相关管理制度流程，规范采购工作，定期对各项目采购巡查考评；（7）负责各项目采购人员编制及任用；1.1.２采购中心岗位职责、业务分工1.1.２.0采购中心负责人（副总监）岗位职责（1）主持采购系统全面工作，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的供应，确保各项采购任务完成；（2）调查研究集团公司各项目材料/设备需求及工程计划情况，熟悉各种材料/设备的供应渠道和市场变化情况，确保供需心中有数；（3）指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司的正常采购量；（4）进行供应商的评价和管理，建立合理的采购流程；（5）监督并参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况；（6）认真监督检查各采购经理/主管的采购进程和价格控制。1.1.２.1采购中心经理岗位职责（7）组织为供方管理部的供应商考核提供依据；（8）组织部门档案管理工作的开展1.1.２.2采购中心供方管理组岗位职责1.1.２.2.0供方管理主管岗位职责（1）统筹供方管理组各项工作；（13）定期组织梳理展示面和交楼标范围1.1.２.2.1供方管理专员岗位职责（1）收集全集团供应商资源，分类分级别建立供应商信息库；（2）参与新供应商评估考察工作；（3）组织对在合作供方的绩效考核并并办理审批，实施反馈考核结果并建立供方绩效评估档案；（4）定期组织与供方的互动交流或调研访谈活动1.1.２.2.2供方管理价格专员岗位职责（1）建立常用物料的价格动态数据库，为材料预算提供价格参考；（2）关注原材料价格波动与其成品价格的联动规律表，为调价提出依据；（3）建立并更新价格敏感材料波动规律表；（4）收集同行的价格信息并分析差异原因；（5）定期提交价格分析报表；（6）收集新供方信息并推荐给上级评估1.1.２.2.3供方管理跟进专员岗位职责（1）跟进展示面和交楼标计划完成情况并更新表格；（16）负责相关文件、单据存档管理工作1.1.２.3采购中心供应链管理组岗位职责1.1.２.3.0供应链管理主管岗位职责（1）统筹供应链管理组各项目工作；（2）组织建立采购系统业务流程制度及规范化操作管理；（3）组织建立和实施采购系统内部稽查体系（4）负责管理ERP系统采购板块相关数据；（5）组织采购中心内部的各项活动（6）组织采购系统业务知识及相关流程制度的培训和贯彻（7）对采购中心总部经办的采购价格和作业过程进行稽查1.1.２.3.1供应链管理专员岗位职责（1）草拟采购相关制度流程；（2）负责新员工入职和业务知识的培训；（3）负责各类培训的后勤安排；（4）对所辖项目的采购价格和作业过程进行稽查并编制报告；（5）负责指导所辖项目采购员的业务工作；（6）收集所辖项目委派采购员动态并反馈；（7）收集各项目采购员采购日报表并协调处理相关问题；（8）收集项目采购员考核数据，并对其进行月度绩效考核；（9）辅导项目采购员贯彻制度流程的执行及业务操作的规范化管理；（10）分配NC材料编码1.1.２.4采购中心展示面材料组主管岗位职责（1）统筹展示面材料组的采购工作；（2）监督本组成员对各项采购工作（含招标、比价分析的定价定标工作，订货，合同签订等）的完成情况并对其采购价格进行分析审核做好成本控制；（3）提高展示面材料相关材料申购的预见性，并督促各项目提前做好申购计划；（4）定期到项目现场了解物料的到货和质量情况；（5）把握本组材料的标段划分和采购策略；（6）参与大宗材料的外出采购工作；（7）负责部分材料/设备的采购工作；（8）组织统计展示面物料采购费用并配合制定展示面物料预算；（9）在权限内处理展示面物料突发情况（10）督促本组成员尽快办理相关费用的报销、借支销账、申报进度款等工作；1.1.２.5采购中心建材材料组主管岗位职责（1）统筹建材组的采购工作；（2）监督本组成员对各项采购工作（含招标、比价分析的定价定标工作，订货，合同签订等）的完成情况并对其采购价格进行分析审核做好成本控制；（3）提高建材相关材料申购的预见性，并督促各项目提前做好申购计划；（4）定期到项目现场了解物料的到货和质量情况；（5）把握本组材料的标段划分和采购策略；（6）参与大宗材料的外出采购工作；（7）负责部分材料/设备的采购工作；（8）在权限内处理建材物料突发情况；（9）督促本组成员尽快办理相关费用的报销、借支销账、申报进度款等工作；1.1.２.6采购中心绿化材料组主管岗位职责（1）统筹绿化材料组的采购工作；（11）督促本组成员尽快办理相关费用的报销、借支销账、申报进度款等工作；（12）建立并维护绿化苗木价格库1.1.２.7采购中心采购工程师岗位职责1.根据计划完成各项采购工作2.提高相关材料申购的预见性，并督促各项目提前做好申购计划；12.及时办理集团采购类物料的对账和结算工作1.1.２.8绿化材料组专员岗位职责1.整理及更新绿化苗木的历史价格库；2.根据苗木需求清单填制申购单固定列；3.整理供应商报价表；4.跟踪项目到货情况并及时反馈给绿化采购主管；5.调度和指定外来运输车队；6.做好绿化采购档案管理工作，如：申购单原件（报销后可留复印件）；7.每天做第二天的进场预告和梳理当天进场计划完成情况；8.跟催项目返还绿化采购单据；9.对部分苗木负责下单10.申报绿化苗木进度款1.1.２.9采购中心采购文员岗位职责（1）协助采购工程师办理借支、报销等审批手续；（9）负责部门行政后勤工作；1.1.3采购中心各组成员业务分工明细一缆表1.2项目采购部1.2.0项目采购部负责人岗位职责（1）严格遵守公司规章制度，对项目负责人及集团采购中心负责；（11）时刻保持清醒头脑，以身作则，廉洁奉公，以公司利益为重，搞好廉政建设。1.2.1项目采购员岗位职责（1）配合项目采购部负责人的管理工作，配合集团采购中心各项工作安排，遵守集团公司及项目公司的各项规章制度，维护公司利益，廉洁自爱；（8）定期整理各种采购单据，并有序交接给采购文员做好登记；（9）掌握当地市场行情，对价格有波动的材料及时向项目采购部负责人做好调价工作并呈送到集团采购中心审批（按审批权限有选择性地送呈），并跟进调价补充协议的签订工作；1.2.2项目采购文员岗位职责（1）日常电话接听和到访客人接待；（2）文件管理、信息传递（收发、传递、跟踪、反馈、整理、存档）a)收发申购单、订货单、比价表及其它文件、单据的传递，存档工作b)公司、部门信息上传下达，必要时负责公文起草、收发和分发c)负责部门会议后勤工作及会议纪要的起草，定期组织清理办公环境d)根据采购跟进细则跟踪采购业务及其善后工作的关闭情况负责办理集团合同\协议收发、项目合同\协议编号盖章分发第二章材料采购计划管理第一部分通则1.0目的为增强采购工作计划性，从物资供应上保障企业正常运营，特制定本制度，旨在为集团有关部门的材料计划制定、跟踪提供操作指引。2.0适用范围2.1从公司范围说，适用于集团下属地产和建筑项目部的材料计划管理2.2从材料范围说，原则上对行政、营销、工程等材料均需进行有计划的采购，以下材料可以除外：临时、应急、零星的材料涉及金额小，可现购或生产周期不超过24小时的物料包工包料工程中的材料3.0关于采购计划各部门的职责：3.1集团采购部■主导上层材料计划的编制■负责材料采购计划的跟进、反馈及总结■结合库存审核申购数量的合理性■对下层计划编制的及时性进行监督和考核3.2成本管理中心■配合采购部提供施工物料种类、规格及计划或预估使用量等■审核计划需求量的合理性3.3工程管理中心审核采购计划中各类物料的必要性及数量的合理性3.4产品设计中心■配合采购部提供相关设计的物料清单，包括物料种类及数量、规格、图纸等■向采购部知会和抄送涉及材料变更的设计变更3.5营销中心配合采购部提供相关物料种类及数量、规格、设计方案等3.6行政人事中心配合采购部提供相关物料种类、数量及规格等3.7建筑项目部■负责编制采购下层计划■根据集团采购部需要，跟进、反馈计划的执行情况4.0材料的分类：从计划角度，材料根据使用特性和相应的市场行情，按采招周期可以分为以下两种：4.1年度材料4.1.1定义为集团常年使用的物料，通过年度的招投标确定若干常年合作的供应商后可解决材料的供应问题。4.1.2材料特性如符合以下条件的物料，可以纳入年度采购计划的编制范围：■能实施集中采购，供应商能跨区域供货且不太影响采购总成本■需用量相对稳定，集团总使用量持续，发生持续萎缩直至消失的情况机率很少■使用量大，总体价格比较高，采购具有规模效应4.2项目材料4.2.1定义围绕项目施工和销售过程所使用的物料，其供应商以项目的起止为合作周期。原则上，归入年度招标计划的物料不应再纳入项目采招计划的编制范围4.2.2材料特性符合以下条件之一及以上的材料，均应纳入项目物资计划编制范围■使用量随项目周期增减变化或消失■供应商集中在当地，难以实现跨区域供货■物料因个性化的项目设计，和其它项目缺少共性，从而难以进行集中采购5.0计划编制原则和作用：■配合项目施工进度和营销计划的开展■尽可能准确地预估用料数量、交期，防止缺料断料■保证合理库存，避免库存过多，减少资金积压和空间浪费■尽量配合公司的资金预算和周转■指导采购部门人员按计划作业，保障整个开发过程的物料和设备供应6.0附则：■本办法的最终解释权归集团采购部，并由集团采购部进行修订。第二部分年度材料计划管理1.0计划的分层和精细度年度材料从年度根据生成时间、编制主体、精细程度不同，自上而下划分为三个层次如下：2.0年度招标计划的编制2.1作用对年度材料供应商的确定一般通过年度招标计划开展和实现，本计划用于指导和督促集团采购部按时完成年度招标工作。2.2计划的关键节点2.2.1获取物料规格清单当某种年度材料有不同规格时，集团采购部须向使用部门或供应商等收集规格清单，经使用部门确认后作为供应商的报价基础。2.2.2年度预估使用量的获取作为招标议价的筹码，集团采购部须向使用部门或财务中心收集历史数据，根据次年的业务量预估，最终生成年度预估使用量，可用金额或数量表示。2.3审批流程如下：2.4年度招标后处理2.4.1形成年度供应框架协议根据评标结果，集团采购部就每类年度材料与供应商签署年度供应框架协议，包括物料规格清单及其对应的单价、暂定总价等3.2.3工程类物料需用计划属“集团采购类”年度材料的需用计划，由建筑项目部主导编制，包括物料名称、具体规格、技术参数要求、具体到位时间、当月分批使用量及使用部位，需附上图纸、样品、特殊要求等。由集团采购部采购工程师补充单价、总价等。【注】行政类、营销类物料视为年度材料，原则上均需纳入月度需用计划中编制3.3计划审批流程如下4.0月度物料采购计划编制4.1作用汇总各部门、各项目的物料月度需用计划后，由采购部门对每种物料的采购时间及送货地点进行汇编，以指导和跟进物料供应的及时性4.2计划的编制集团采购部根据需用计划，针对每种物料制定下单时间、样板获取时间等，经集团采购部副经理确认后按材料种类分配采购任务。5.0注意事项5.1针对每类年度材料的供应商以2~3家为宜5.2月度需用计划逾期的话，采购部不予受理，由使用部门提出单宗的申购，按正常申购流程办理5.3月度材料需用计划提交后原则上不予变更，如因特殊客观原因需在规格或数量、需用时间上变更，如总价不超计划，由