安全管理工具RACI

RACI图表计划一个简单易用的分工计划工具(“责任矩阵”)人员介绍•RACI代表了四“种”人–R：责任人–A：负责人–C：被咨询人–I：被通知人EnquiriestoJamesBlomfield,[e-mail]使用RACI图表系统来确定、计划、控制、完成工作。该系统简单易学、广泛使用。RACI是什么?RACI是一个帮助我们对“由谁去做什么”进行计划的工具。RACI是什么?•RACI计划的目的是回答以下问题：1.要去执行/完成什么行动、职能、任务?2.谁去完成?什么是RACI?•RACI是一种图表格式的计划系统。•具有高度参与性。•由团队集体进行决定、认可。•有助于明确工作内容（任务）、以及由谁去做。RACI责任图表(RACI)•帮助我们决定谁在何时去做什么。四种人，他们是...ResponsibleAccountableConsultedInformed“做”者-即执行人，实际去做的人。最终负责任的人:一个对最终结果承担风险的人（如果出错的话）。在决定/行动以前，必须被咨询、征求意见的人。采取决定/行动后，必须被告知的人。责任人负责人被咨询人被通知人R(责任人)与A(负责人)的区别•责任人是指具体完成一项任务的人，负责人是一个更高层的责任人。负责人需要授权责任人承担完成一项任务，并给予指导；责任人要向负责人汇报。譬如，King是Queen的老板，Queen是Jack的老板。有一项目需要在Queen的团队完成，Queen交代Jack其中一项活动，那么Jack就是这个任务的直接责任人。为完成任务，Jack可能需要在原有的权力之外由Queen赋予额外的权力，故Queen还是对这个任务负有最终的责任（负责人），如果任务没完成，Jack挨Queen的批评，Queen受King的批评。什么是RACI计划?•本图表计划工具是基于这么一个认识开发出来的：理解偏差（不统一）及信息不流通是导致组织决策过程中的矛盾及冲突的主要原因。我们为什么需要RACI?听一个故事...有四个人，名字分别叫:每个人某个人任何人没有人我们为什么需要RACI?有一项重要的工作要完成，“每个人”被要求去完成…”每个人“确信”某个人“会去做...我们为什么需要RACI?“任何人”都能去做，但是“没有人”去做!“某个人”对此很生气，因为这是“每个人”的工作!我们为什么需要RACI?“每个人”认为“任何人”都能做，但是“没有人”意识到“每个人”都不会去做!我们为什么需要RACI?结果是：当“没有人”去做“任何人”都能去做的工作时，“每个人”都责备“某个人”…...故事听起来似乎熟悉?常见的抱怨/牢骚“有太多人想去做同一个工作！”“我的老板总是否定我的决定！”“看来没有人能完成！”“我不知道到底要我做什么！”“总是我去揽所有的活！”我们为什么需要RACI?总结一下存在的问题:没有人去做！太多人想去做！对角色感到困惑！（我到底应发挥什么作用？我到底应该做什么？）最后，某个人做了所有的事情。可以帮助我们做什么?•对“去做什么”达到一致。•就“负责人”进行确定并达到一致。•改进沟通。•避免重复劳动。•正确地、按时地完成工作。•避免推脱责任及施压！RACI如何做到这些?esponsibleccountableonsultednformed责任人负责人被咨询人被通知人RACI如何做到这些?esponsible•指实际去做/完成工作的个人。•“责任人”的责任程度由“负责人”进行确定•责任可以进行分担。责任人RACI如何做到这些?ccountable•负有最终责任的人–如果工作没有完成，他们的“脖子放在刀口上”！•他们有否决权。•对单个活动或决定，只能指定一个“负责人”。•他们可以对“责任人”进行委派（或决定“责任人”去做什么。负责人RACI如何做到这些?onsulted•在最终形成决定或采取行动以前需要咨询、征求意见/建议的人。•这是一个”双向“沟通：咨询—反馈。•被咨询人不一定直接参与到任务当中，但一旦任务完成，会受到影响的人。•他们的意见/建议的“输入”可能是必需的。被咨询人RACI如何做到这些?nformed•当形成决定或采取行动后应通知到的人。•这是一个单向的沟通：告知！•被通知人的意见/建议“输入”不是必要的，但他们需要知道结果或进展！被通知人RACI图表张先生王先生李先生任务1任务2任务3任务4任务5职能角色：谁做什么...活动/行动:一项任务、行动或决定，是整个项目流程的多个步骤中的一个步骤。项目流程：使用RACI图表进行计划的一个项目的任务流程。RACI图表行动：讨论任务项目流程示例:幼儿园大班A“运动日”班主任助理老师保育员通知家长ARI本次活动策划CIA/RI活动项目策划CA/RC装备CA/RI活动结束整理RRRA/R职能角色:对相关人员名单达到一致...RACI图表行动：讨论任务项目流程示例:幼儿园大班A“运动日”职能角色:对相关人员名单达到一致...andwhodoeswhat..班主任助理老师保育员通知家长ARI本次活动策划CIA/RI活动项目策划CA/RC装备CA/RI活动结束整理RRRA/RRACI图表职能角色:对相关人员名单达到一致...项目流程示例:幼儿园大班A“运动日”最后，决定谁做什么..行动：讨论任务ARI班主任助理老师保育员通知家长本次活动策划CIA/RI活动项目策划CA/RC装备CA/RI活动结束整理RRRA/R另一个示例登记费用填写费用报销表递交到主管审核报销表批准报销表递交到地区财务任务/行动/步骤员工秘书主管地区财务职能/功能角色制订RACI图表指南•记住：RACI图表可以用于任何需要对角色或职责进行分配的工作或活动。制订RACI图表指南第一步：•确定要用RACI进行计划的流程或工作是什么。•要清楚你要对什么进行图表化。制订RACI图表指南第二步：•确定流程或工作本身必定包含的任务或行动。•每项任务或行动需要简单明了，针对某种角色或需要，而不是针对具体某个人。制订RACI图表指南第三步：•对每一项任务或行动，确定一个“负责人”，并指定“责任人”、“被咨询人”、以及“被通知人”。•在可行的情况下，把“负责人”及“责任人”指定到低职位上的人身上。制订RACI图表指南第四步：•要讨论并保证所有的角色理解各项任务对他（她）的要求，并且他（她）们有能力完成指派的任务。制订RACI图表指南第五步：•跟踪进度/完成情况。•你会发现，跟踪进度比较容易，而且你知道跟谁去了解信息。要点提示•对每项任务,一定要指定责任人。•责任与权力总是相辅相成的，要能匹配。•“被咨询人”与“被通知人”的数量应尽可能少。RACI图表分析竖向分析职能/功能角色竖向分析竖向分析如果那么，问题是：R太多这个人的任务太多了？这些任务还能再分解吗？R太多这个人真得需要参与这么多任务吗？他的“被咨询人”、“被通知人”角色可以去掉吗？他是位看门人吗？没有空白项组织是否过分集权？决策流程是否存在瓶颈？太多A这个人是不是可以参与其它项目？没有“R”和“A”职能/功能角色横向分析横向分析如果那么，问题是：到底是谁的责任？谁去做？（没有人会自愿去做的。)没有R谁真地会承担执行责任？（每个人都认为其他人会去做。）R太多谁会真正负责？我认为你会去负责的。太多A必须有人最终负责（为成本负责）？这个人是谁？没有A横向分析(1)如果那么，问题是：相对于这个团队的规模，任务是不是太多了？“A”和“R”太少信息泛滥？“C”和“I”太多每个格都是满的横向分析(2)“C”和“I”太多？（应该有些空格。）总结•RACI图表计划可帮助我们有组织地、按统一的格式来明确一个工作团队，以及团队中个人的角色及职责。•根据RACI图表中的分工，各小组或个人的角色及职责得以明确沟通。•理解不一致得以避免，团队协作得以加强。•避免了无谓的工作。•“被咨询人”及“被通知人”起到了跨职能部门的沟通作用。好处!!!•改善团队协作、沟通。•避免重复劳动。•因为每个人都清楚他（她）应该做什么，所以，生产力得到提升。失败的计划为失败而计划！