企业常用公文写作及案例分析-中冀投资

中冀投资股份有限公司ZhongjiInvestmentCorporationLimited企业常用公文写作培训2017年9月目录2一、公文写作基本常识二、公文的文体与格式三、企业常用公文写作解析四、常用词汇和问题汇总1公文写作基本常识3（1）什么是公文广义的公文即是公务文书，也就是我们所说的机关应用文章，是指党政机关和群众团体、企事业部门用来沟通、协调和处理上下左右之间的公务关系、办理机关事务的文章。简单的说，公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。狭义的公文指的是党政机关公文。它是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。（2）公文的种类党政机关公文：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要企业常用应用文：通知、通告、通报、规定、请示、报告、批复、函、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结、消息等4（3）公文的作用、特点和要求1、作用特点写作要求领导和指导作用规范和约束作用宣传和教育作用联系和沟通作用依据和凭证作用实用性（没有凭空而发的公文）目的性（与文学写作的不同）通用（与其他公务文书写作的不同）规范性（与私人文书写作的不同）准确：概念准确，避免歧义；措词得体，防止误用；把握分寸，褒贬得当；前后照应，杜绝矛盾；细心检查，排除错漏简洁：语言简洁明快、干净利落、言简意赅。如：在案、收悉、为此、妥否、可否、当否等。得体：适应不同文种的需求(文体)庄重：严肃的法定文书(文风)，尊重、谦和、以诚礼相待质朴：不以文辞之美为追求(修辞)1公文写作基本常识51公文写作基本常识行文方向上行文指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示等。下行文指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。平行文指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知、意见等都可以平行。泛行文指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。6公文写作中需要明确的几个问题：1.公文的标题2.公文结构层次序号的使用3.公文中应当适用国家法定计量单位4.公文中的数字与数量的表达5.公文中时间的表达6.公文中标点符号的使用7.公文的引用、附件和附注1公文写作基本常识7公文标题：概括公文的主要内容，让阅读者通过标题及时了解文件的主旨和要义。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，一般不能缺项，在向上级呈送“请示”“报告”等公文时，可以省略发文机关名称。公文标题如需多行排列，应做到每行词意完整，排列对称，长短适宜，使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。公文的标题公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，特殊情况下可以使用顿号、引号、括号、破折号，如果在标题事由部分（不是发文机关名称部分）出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开。转发文件，原文件标题过长时，可用原文件发文字号代替。公文中的小标题一般应控制在四级之内，层次序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一级标题字体用黑体字，二级标题用楷体字，三级、四级标题用仿宋体字，一般不用宋体字标注小标题，也不用“加粗”的方式标注小标题，掌握此规律，可以使公文层次清晰、美观，便于阅读。1公文写作基本常识8用序数词对多层次结构进行标识的方法：第一层用：一、二、三‥‥‥（二号小标宋体）第二层用：（一）（二）（三）‥‥‥第三层用：1.2.3.‥‥‥第四层用：（1）（2）（3）‥‥‥第五层时用：①②③‥‥‥公文结构层次序号的使用1公文写作基本常识公文层次序号结构图：（一）XXX一、XXX1.XXX（二）XXX（1）XXX2.XXX（2）XXX9（1）记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等），用阿拉伯数字。如415，-25，1/16，4.5倍等。（2）一个用阿拉伯数字书写的多位数，不能移行。（3）若需用“以上”、“以下”等词表示数字分界时，应注明本数是否包含在内。如“企业不得招录16岁（含16周岁）以下未成年人”（4）表示数量增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。如“增加了三倍”，而不能说“减少了三倍”。（5）关于数量的增加和减少，要注意以下概念：公文中数字与数量的表达•增加到过去的二倍（过去为一，现在为二）•增加了二倍（过去为一，现在为三）•减至过去的三分之一（是过去的三分之一）•减少了三分之一（是过去的三分之二）•超额60%（原来为100，现为160）•降低到80%（原为100，现在只达到80）•降低了80%（原来是100，现在是20）1公文写作基本常识（6）汉字：公文中星期、部分结构层次序数和词、词组（短语）、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词的数字等须使用汉字。注意事项：凡用汉字书写的数字，除年份可用“O”外，其它应一律用“零”。如:“二OO八年”；但“二百零三公里”，不能写成“二百O三公里”。10（1）准确选择表示时间的词语：①公文中除了不必或不允许（如出于保密需要）精确表达的之外，必须用有确切语义的词语表达；②日期要标明完整的年、月、日；③尽量避免使用“今年”、“明天”、“本月”、“上月”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词；④禁绝使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界限的词语。（2）年份一律使用公历年份的全称。如需用有关历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年）。1公文写作基本常识公文中时间的表达11问号？：表示存疑或不详。例：马致远（1250？—1321）顿号、：相邻或相近两数字连用表示概述通常不用顿号。标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，用顿号。引号“”：引文不止一段时，每段开头仅用前引号，只在最后一段末尾用后引号。括号（）：标示注释内容或补充说明；标示订正或补加文字；标示序次语、标示引语的出处。﹝﹞标示公文发文字号的发文年份时；[]标示国籍或所属朝代；【】报刊标示电讯、报道的开头；连接号：短横线-：标示化合物名称或表格、插图编号；连接号码，包括门牌号码、电话号码，以及用阿拉伯数字表示年月日等，在符合名词中起连接作用；某些产品的名称和型号等；—字线（占一个字的位置）：表示相关项目（时间、地域）的起止；~：标示数值范围（例如：25~30g，第五~八章）书名号《》：标示书名、卷名、篇名、刊物名、报纸名、文件名等；标示电影、电视、音乐、诗歌、雕塑像等作品名称及简写等；不能视为作品的课程、课题、奖品奖状、商标、证照、组织机构、会议、活动等名称，不应用书名号。1公文写作基本常识公文中标点符号的使用12附注用于请示公文印发传达范围等需要说明的事项，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。如，“（联系人：××××，联系电话：××××）”。请示类公文必须标注联系人和联系电话，以便于上级机关在办理该公文时，与熟悉该公文的人员联系沟通，协调事项。各类公文以及日常使用的汇报稿，落款处的成文日期，均应使用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，不再使用汉字进行标注，如，“2014年1月1日”，不再写成“二○一四年一月一日”。在公文的正文中引用文件时，应同时标注发文字号，便于查找原文。发文字号的年份应用六角括号标注。如，公文中引用“龙银人发〔2015〕1号”文件时，2015年应用六角括号标注，不应使用方括号、圆括号、方头括号等；公文中如有附件说明，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，如“附件：1.××××”，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐，而不是顶格编排或与附件顺序号对齐，如下所示：附件：1.××××××××××××××××××××××2.×××××××××××××××××××××1公文写作基本常识公文的引用、附件和附注目录13一、公文写作基本常识二、公文的文体与格式三、企业常用公文写作解析四、常用词汇和问题汇总141、公文写作的基本套路：三段式1、是什么2、为什么3、怎么办即：提出问题——分析问题——解决问题2、要养成打腹稿的习惯打腹稿的过程就是谋篇和立意的过程：1、正确领会领导意图2、拟定写作提纲4、公文写作怎样收集材料文材料是公文写作的物资基础1、以前的和最近的2、正面的和反面的3、点上的和面上的4、直接的和间接的3、熟记公文的结构从公文结构的整体来分析，一般的结构为：开头——主体——结尾5、开头的几种写法公文开头要开门见山，起句立意、简洁精炼、富于概括力。1、根据式2、原因式3、目的式4、引文式5、时间式6、事实式6、结尾的几种写法结尾是对全文的总结，应简明概括，意尽言止。1、总结式2、展望式3、号召式4、要求式5、特定式2公文的文体与格式15公文正文结构一般由开头（或缘由）、主体（或事项）、结尾三部分组成。其基本特点和要求是：篇幅简短，结构完整，层次分明，段落清晰，过渡自然，逻辑严密，主次分明，详略得当，开头、结尾互相照应。公文结构的总体原则是：要服务于主旨；要适合文种要求；要正确反映公务活动的内在联系和发展规律。公文结构安排的主要包括段落、层次、衔接和过渡的安排方法。一、段落的安排方法段落是行文中相对独立地表达一个完整意思而形成的自然段，是公文结构安排的基本单位。公文段落安排的基本要求是：注意保持段落的完整性与单一性，每个段落要相对完整地表达一个中心意思；注意段落的长短适度，各段落用词用语要讲究齐整；注意各段落之间的内在联系和自然过渡。二、层次的安排方法层次是公文主要观点的组成和次序。公文的主题是总观点，需要用若干个分观点来说明，各分观点具有相对的完整性，一个分观点即一个层次，公文层次安排就是对若干分观点的先后次序的安排，以反映各观点之间以及与主题的内在联系和逻辑关系。层次安排要先后有序，条理清楚，其主要方法是并列法和递进法。三、衔接、过渡的安排方法公文段落与段落之间、层次与层次之间的连接与过渡同其他文章有明显的不同，其主要特点和要求是：普遍使用序数词、经常使用表示连接和转折的词语与句式。2公文的文体与格式16这些词语和句式常用在公文结构中需要衔接与过渡的地方，如：开头与主体之间、主体与结尾之间、层次与层次之间、段落与段落之间。其目的是使公文内容脉络畅通，结构紧凑，全文连贯，转折自然。常用词语有：以下、以上、现将、总之、为此、对此、因此、但是、一方面、另一方面等。常用句式有：“现将‥‥‥如下”、“具体做法是”、“主要表现在以下几方面”、“综上所述”等。公文的专门用语1.称谓语：表称谓关系（我分公司、贵单位、该单位等）2.开头语：引出行文目的、依据、原因（依据、按照、关于、随着等）3.引叙语：以引叙来文（近悉、承蒙等）4.承接语：用于承上启下的关联和过渡语（为此、如下、综上所述、总而言之等）5.经办语:说明公务处理情况或要求（经、办理、责成、贯彻执行等）6.祈请语:表示请求或希望（请、望等）7.征询语:用于征询对方意见（妥否、当否、是否可行、意见如何、如无不妥等）8.批转语:表示批转意见（批示、审批等）9.表态语:即回复用语（应、同意、不可行、请遵照执行等）10.结尾语：表示正文结束（此复、特此通知、谨此、为盼等）使用表示连接和转折的词语和句式2公文的文体与格式17一、国家规定公文格式1.公文采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。2.公文每页排22行，每行排28个字。3.标题：一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。4.正文：一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字