管理工具研讨

管理工具研讨2PDCA管理循环2019/9/13PDCA的含义•PDCA的含义如下：•P（Plan）--计划，根据任务的目标和要求，制定科学的计划；•D（Do)--执行，实施计划；•C（Check)--检查，检查计划实施的结果与目标是否一致；•A（Action)—反馈，处理，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总结，未解决的问题放到下一个PDCA循环里。4PDCA8个步骤•①分析现状，发现问题；②分析问题中各种影响因素；③分析影响问题的主要原因；④针对主要原因，采取解决的措施；Why--为什么要制定这个措施？What--达到什么目标？Where--在何处执行？Who--由谁负责完成？When--什么时间完成？•How--怎样执行？6PDCA8个步骤•⑤执行，按措施计划的要求去做；⑥检查，把执行结果与要求达到的目标进行对比；⑦标准化，把成功的经验总结出来，制定相应的标准；⑧把没有解决或新出现的问题转入下一个PDCA循环中去解决。7计划（Plan）执行（Do）检查（Check）修正再执行（Action）在工作程序PlanDoCheckAction过程中：☻Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法；☻Do即执行实施，并加以控制；☻Check即确认或评估执行状况与目标之差距；☻Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正采取措施。2019/9/18•PDCA循环原理9有效管理的八个步骤1.评估结果–我们到达哪里？2.分析需要–我们现在在哪里？3.设立目标–我们应该做什么？–怎样衡量进展？–要使用哪些特定的标志工具？4.确定责任–何人何时做何事？105.衡量进展–我现在做得怎么样？–你现在做得怎么样？–我们现在做得怎么样？6.评价表现–我完成得怎么样？–你完成得怎么样？–我们完成得怎么样？7.认可工作进步–将如何奖励你8.规划未来–接下来我们要做什么？–我们应该停止哪些工作？–哪些东西要进行改革？11■有效目标的“SMART”原则：明确的（Specific）；可量化的（Measurable）；切实可行的（Achievable）；注重结果的（Result-oriented）；有时间限制的（Time-limited）。•时间管理时间的四项独特性（1）供给毫无弹性（2）无法积蓄（3）无法取代（4）无法失而复得什么是“时间管理”？“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“管理者的自我管理”。时间管理的误区误区之一：工作缺乏计划误区之二：组织工作不当误区之三：时间控制不够误区之四：整理整顿不足误区之五：进取意识不强误区之一：工作缺乏计划案例分析：查尔斯٠史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我交支付给你任意的顾问费。”李爱菲二是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续的做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。”数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒最后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。由于工作缺乏计划，将导致如下恶果：1、目标不明确2、没有进行工作归类的习惯3、缺乏做事轻重缓急的顺序4、没有时间分配的原则不做或不重视计划的原因：1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；2、不做计划也能获得实效；3、不了解计划的好处；4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；5、不知如何做计划。误区之二：组织工作不当组织工作不当的主要体现在以下几个方面：٭职责权限不清，工作内容重复٭“事必躬亲，亲力而为”٭沟通不良٭工作时断时续解决问题的方法：首先，学会如何接受请托；其次，学会利用资源。•请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：•（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。•A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意•（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。•A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意•（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事。•A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意•（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。•A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意•（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。•A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意•（6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。•A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意•（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。•A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意•（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。•A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意•（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。•A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意•（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。•A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意误区之三：时间控制不够小测试：“拖延商数测验”评分标准：每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。总分小于20分，表示你不是拖延者，也许你偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重拖延的毛病。我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱1、习惯拖延时间。2、不擅处理不速之客的打扰。3、不擅处理无端电话的打扰。4、泛滥的“会议病”困扰。误区之四：整理整顿不足文件处置测验请快速解答以下十个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号“？”。1、上一次网络购物的发票在哪里？2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，标题是什么？3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。4、某客户的对账表单。5、部属交来（或你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。6、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E-mail.8、客户寄来的一封投诉信。9、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。10、提醒自己下个月出差展会的日程表。假如你在以上10个问题的前面写上了两个或两个以上的“？”，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）。误区之五：进取意识不强进取意识不强主要表现在以下几个方面：٭个人的消极态度٭做事拖拉，找借口不干工作٭唏嘘不已，做白日梦٭工作中闲聊送大家一句话：昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可以运用的现金。请善用它！时间管理的基本原则时间管理的六项基本原则：1、明确目标2、有计划有组织地进行工作3、分清工作的轻重缓急4、合理地分配时间5、与别人的时间取得协作6、制定规则、遵守纪律原则之一：明确目标目标刺激我们奋勇向上如何制订目标（SMART的工作目标）•具体的（specific）•可衡量的（measurable）•可达到的（attainable）•相关的（relevant）•基于时间的（time-based）原则之二：有计划、有组织地进行工作所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。制定计划的步骤：1、确立目标2、探寻完成目标的各种途径3、选定最佳的完成方式4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项5、编排月/周/日的工作次序并加以执行6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事！原则之三：分清工作的轻重缓急小测试：请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好那种方式？1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。3、先做容易的事，再做难做的事。4、先做只需花费少量时间就可做好的事，再做需花费大量时间的事5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。6、先做已排定时间的事，然后再做未排定时间的事。7、先做别人的事，然后再做自己的事。8、先做有趣的事，再做枯燥的事。9、先做自己尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事10、先做已发生的事，再做未发生的事。处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。“重要程度”：即指实现目标的贡献大小。时间管理“急事”与“要事”的关系：第一象限第二象限第三象限第四象限重要又急迫的事重要不急迫的事紧急但不重要事不紧急也不重要事分组讨论：你是否“知道”在哪些方面如果持续有优异表现，对个人生活或工作会有积极影响？这些方面包括有：1、改善人际关系2、改善事先准备工作3、更周详地规划与组织4、善待自己5、抓住机会6、充实自我7、增进能力原则之四：合理地安排时间巴列特定律（也称80/20原理）：总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。原则之五：与别人的时间取得协作1、尊重对方的时间安排；2、提前做好计划。原则之六：制定规则、遵守纪律制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面：1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。时间管理的方法与技巧一、分析自己使用时间的方式和状况二、做好工作计划三、缩短别人干扰的时间四、省时之道一、分析自己使用时间的方式和状况表一：时间使用清单表表二：一星期日志与简略分析表表三：一星期时间总结表表一：时间使用清单表一、公务活动类二、个人活动类三、家庭活动四、休闲活动1、上下班1、整理仪容1、煮饭1、听广播与音乐2、开会2、饮食2、洗烫衣服2、看电视3、打电话3、睡觉3、打扫房屋3、休闲阅读4、阅读文件、整理通信4、杂务与家事4、嗜好5、帮助下属5、其他的逛街活动5、观看比赛6、接待宾客6、看孩子6、运动7、向上级汇报7、家庭外出7、旅游8、公务出差8、家庭沟通8、聚会社交9、拜访客户9、缴款9、其他休闲活动10、其他工作上的活动10、其他家庭活动10、其他活动小计小计小计小计项目活动表二：一星期日志与简略分析表星期具体花费时间项目活动1、上下班2、开会3、打电话4、阅读文件、整理通信5、帮助下属6、接待宾客7、向上级汇报8、公务出差9、拜访客户10、其他工作上的活动11、整理仪容12、饮食13、睡觉14、煮饭15、洗烫衣服16、打扫房屋17、杂务与家事18、其他的逛街活动19、看孩子20、家庭外出21、家庭沟通22、缴款23、其他家庭活动24、听广播与音乐25、看电视26、休闲阅读27、嗜好28、观看比赛29、运动30、旅游31、聚会社交32、其他休闲活动33、其他活动周六周日时间小计周一周二周三周四周五表三：一星期时间总结表项目活动每星期估计花费的时间（小时）每星期实际花费的时间（小时）上两项时间的差额（小时）占每星期的总时间的百分之比（%）一、公务活动类二、个人活动类三、家庭活动四、休闲活动五、其它活动自检题1、我如何浪费我的时间？未来有何好途径预防或减低时间的浪费？2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？4、别人浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？是什么方法？5、我做的哪些事既重要又紧急？6、我做的哪些事