达辉机械有限公司ERP实施案例分析

借助ASP提升企业经营管理能力――上海达辉机械有限公司ERP实施案例分析背景上海达辉机械有限公司的前身是新加坡伟达机械有限公司上海办事处，成立于一九九四年，主要从事欧美等国著名品牌泵类产品的销售，为广大的国内企业以及三资企业提供了高质量的泵类产品和优良的售后服务。由于市场的不断扩大，一九九九年专门成立了子公司——上海达辉机械有限公司，并已在北京、天津、上海、广东、江苏、西北地区设立了分销商，每年的销售收入在三千万以上。随着国内市场的逐步扩大，达辉的业务量越来越大，经手的品牌从最开始的3种扩大到8种，到2000年年底总产品数达到一万多种，员工们再怎么努力加班、认真仔细都无法避免工作中的种种失误，仓库库存账不精确、成本核算不精确，不同口径的统计数据存在明显的数据差异，一些客户开始对达辉的服务质量和工作效率有意见。另一方面员工也叫苦连天，特别是销售助理，每个月要花一个多星期来做各种统计报表，同样的数据，销售助理统计过了，财务这边要求变一变，又要全部重新输入，从而上报母公司的月报表、季报表等也会有所延迟。公司浪费了大量的人力、物力在从事简单的重复劳动。决定上ERP新加坡母公司伟达机械有限公司发觉达辉存在的问题后，根据自身在分销管理上的经验，认为达辉目前的业务量已经达到手工管理的极限，达辉迫切需要一套信息系统进行辅助管理。2001年9月份，达辉的高层领导决定在公司内部实施分销行业的ERP，为公司的快速发展打好基础。选型选择购买i1公司的GeOTM企业管理系统其实是非常自然的结果。I1公司是一家全球性的公司，伟达早在1998年就向i1公司新加坡分公司购买并实施了这一系统，觉得该产品性价比高，非常适应象他们这样的贸易行业，他们对这套系统最经典的评价是“不是看到过的最好的，却是用到过的最好的”。因此当伟达了解i1公司已经在上海成立了中国分公司后，就开始与i1中国接触，希望i1中国能够帮助达辉实施一套在中国也适用的系统。就产品本身而言，i1GeOTM企业管理系统定位于分销、零售、物流等行业，最大的特点是基于Internet的B/S架构，是一套能够解决企业多区域、多语言、多公司、多仓库、多币种的方案，而且对分销企业复杂的进销存及财务管理有很丰富的经验和很强的解决能力，同时该产品以中小企业为主要目标市场，无论是在功能设置、价格、实施及维护上都充分考虑了中小型企业的特点。从母公司往下推行信息系统，这本身也代表了母公司对该系统的认可。期望目标从伟达的角度出发，在达辉内部推行这一系统，一方面是希望通过引进现代管理方式提高达辉的工作效率，加强达辉的竞争能力；另一方面与母公司应用同一套系统，有利于后期的数据集成和统一管理，方便母公司与达辉之间实时的信息交换与沟通，而且伟达对该系统的实施和应用经验对于达辉ERP系统的顺利实施也有所帮助。对于达辉来说，不仅希望信息系统的应用能够把员工从繁琐的手工工作中解放出来，提高工作效率；更期望新系统的引入能够改变公司与母公司、与供应商、与客户的合作方式，优化公司的运营模式，练好内功，为未来更激烈的竞争打好基础。采用ASP基于GeOTM产品可以直接在Internet运行的特点，i1公司提供了购买套装软件和购买ASP服务两种合作方式，购买套装软件就是把软件直接卖给客户，客户自己购买硬件和license，自己维护；而ASP则是由i1负责所有软硬件费用，以及后期的维护和升级工作，其中ASP方式的运行平台是i1与上海电信共同组建的企业信息服务综合平台，达辉只需要交纳少量的月租费即可直接通过Internet使用该系统。达辉是一个专业的贸易型公司，公司内并没有IT人员，即使考虑到公司未来的发展，达辉仍然希望自己专注于分销行业，不想投入太多精力考虑软硬件的维护更新、信息化的规划等等。考虑到公司目前的规模、人员配置、业务特点以及所处的商业环境，达辉最后决定采用ASP的方式租用i1公司的应用系统，整个方案的结构如下：ASP模式的优势是显而易见的，以少量的月租费替代了大量信息技术基础设施的投资支出，以最快的速度获得应用服务，免去安装、调试的诸多环节，也免去信息技术设施日常维护和管理的麻烦，数据的备份及储存都由i1帮助打理，无需IT维护人员，却享受着高质量的IT服务和应用服务的自动升级，从而使用大型企业才有能力购买的应用服务。相比于购买套装软件，达辉可以可省下的费用包括服务器费用、数据库使用许可费用、ERP软件使用许可费用、IT人员的人工费。ASP模式下，企业最担心是数据的安全性和保密性的问题，特别是对于分销企业来说，客户的信息是企业生存的关键，也正是出于这种担心，在国内采用ASP模式的企业并不多见。数据的安全性和保密性包括两个方面，一是网络安全的问题，而i1中国ASP的数据中心是与上海电信共同组建的，采用严格的电信安全管理机制，以及高端的设备、超常的保护措施，数据的安全性可以得到保证。另一方面是系统运行中的问题，通过新加坡总公司与i1的合作经验，达辉认为i1本身在遵守商业规则方面是值得信任的，而上海电信作为国内的大公司，诚信度也是非常高的，都不应该存在人为的失密问题。实施过程即使是能够提供一对多服务的ASP模式，i1也无法一开始就提供给达辉完全适用的应用系统，因此达辉同样要经历“痛苦”的实施过程。出于从简到难的考虑，2001年10月，达辉先从最基本的进销存业务模式着手，这部分的业务与新加坡伟达的业务非常相似，所以在实施过程中，除了依靠i1公司的实施顾问外，还可以请求母公司的帮助。达辉有着良好的管理基础，人员素质也都比较高，实施过程中碰到的阻力并不是很大。最关键的问题是如何把在新加坡用得非常好的系统改造成中国也适用的系统，应该说GeOTM产品的主干部分与达辉的业务是非常吻合的，但仍有很多细节问题需要重新设计、重新协调，比如说报表格式的调整、字段的选择，价格处理方式的变更等。尽管如此，在达辉和i1公司的共同努力下，到11月中旬该系统就开始试运行，经过不断调整和修改，2002年1月份正式开始应用。在不到三个月的时间内成功上线，这里面有达辉的配合、伟达的支持以及i1公司的努力付出。2002年初，i1对达辉进行了一次全面的升级，这次升级主要是针对国内企业的特殊需求重新设计的新版本，同时也增加了财务功能。GeOTM财务功能最显著的特点是随着事件的发生实时更新，因此无论什么时候看到的财务数据和报表都是最新的，不存在重新过帐的问题，真正达到了资金流、物流和信息流三流的集成。当然实施初期中也碰到了一些问题，比如说最开始的时候，GeOTM作为国外产品的财务模块还不具备国内标准的报表格式，达辉的财务人员需要重新把数据输入到另一套财务系统中，存在重复输入和对帐的问题。不过i1已经推出完全符合国家财政部要求的财务模块，这些问题都已经得到了解决，正如达辉对i1中国的评价“产品越来越适应国内的要求了，解决问题的能力越来越强了，市场前景肯定会越来越好的”。实施效益作为i1中国在国内的第一个ASP案例，达辉曾经担心ERP的实施是否能达到伟达所期望的也是i1宣传中的效果，在系统顺利上线七个月后的今天，这种担心已经不成为担心，看着员工熟练地操作着该系统，达辉开始感受到了伴随着ERP实施所带来的新的运营模式，为企业带来多大的效益。从运营模式上看，整个模式的转变如下图所示。抛开系统给每位员工特别是经常出差的高层领导所带来的便利，在新的模式下，最大的受益者是新加坡母公司、销售部门以及仓库管理部门。新加坡母公司2002年5月，新加坡伟达机械有限公司放弃了自己维护多年的i1产品，也把系统托管到i1新加坡公司所在的IDC数据中心，这样母公司与达辉就可以在任何时间内实现系统与系统之间的完全互访，根据相应的权限直接查询有关的销售、库存等信息。母公司通过自己的账号登录到达辉的GeOTM系统，系统中记录了达辉每天真实的经营业绩以及各种统计数据，母公司根据自己的需要主动获取相关内容，不再需要达辉每个月重新制作上报母公司的报表，也不会存在人为的隐瞒或粉饰，就象自己在经营这家子公司一样，不仅节约了大量的差旅费用，还分别节省了母公司和子公司的人工成本。另外清晰地掌握达辉的经营信息还有助于母公司针对达辉的情况提供相关的支持，比如现在母公司有专人在线负责辅助达辉进行客户信用额度的分析和审核，实现远程的指导；有什么销售政策、价格策略等需要调整也可以直接通过系统直接确认。销售部门销售部门对GeOTM系统的应用优势主要体现在更加规范的销售控制、更高的工作效率、以及更好的客户服务等方面。通过系统中的价格表功能，不同的客户、销售员以及不同的区域都可以设定不同的价格信息，超过权限的价格及客户信贷额度都需要有上级主管的审批，减少了不规范的销售行为和不必要的应收账款。系统中的各类统计功能使原先每个月一周多的统计工作，现在只需要十几分钟就可以完成了，而且系统商业智能模块中的各种分析功能还有助于销售人员向公司反馈及时的市场信息，减少盲目采购的行为，降低库存，提高资金周转率。另外订单处理的周期大大加快，销售、采购、财务、仓管部门之间的信息共享减少了单据的流转、审批时间，精确的产品信息查询降低了销售订单的更改率和返回率，再加上对客户信息有秩序的管理使得客户的满意度得到大幅度的提高。仓库管理新系统的应用首先使在库产品的成本核算更加精确。不同批次的产品往往有不同的价格，库存成本需要通过一定的成本核算方式不断地进行更新，但在手工管理中，对上万种产品进行库存成本的及时更新几乎是不可能的事情，因此仓库库存成本一般都不是很准确，由此计算出来的企业成本也是不精确的。GeOTM系统根据入库信息可以实时地更新库存成本，就避免了人工粗糙的成本核算方式。其次，还使得在库产品的分拆管理更加准确。达辉向母公司或国外采购的产品有很多需要进行重新的拆装，人工仓库管理时无法准确记录和统计拆下来的部件以及重新装配的产品，GeOTM中的产品入库和产品出库的自动协调功能解决了这个复杂的问题。最后，仓库管理模块还可以灵活协调和控制多个仓库之间的在库产品。达辉可以根据公司与母公司、分销商之间的实际结构进行仓库设置和地点的分配，仓库与仓库之间的库存转移功能方便了库存调整、库存盘点、库存传送和一般库存转移业务，甚至样品柜也可以作为逻辑仓库的一种，精确地管理到所有仓库的所有在库产品。其它另外，系统的实施还帮助企业减少了大量的辅助办公人员，仓库和库存管理现在只要一个人就足够了；基于消息系统的工作流功能实现企业的预警管理，加快了员工处理事情的速度，大大减少了事件滞后处理的概率；电子商务前后与后台的无缝集成使达辉具备了网上销售的能力，等等一些效益都让达辉感受到现代经营手段的巨大魅力。未来展望上述的实施效益还只能说是目前为止可见的，可以感受到的，另外还有一些无形的效益如加强了管理的规范化和标准化、改善了员工的工作条件、提高了客户的满意度等等。所有这些效益都极大地加强了达辉的内部经营管理能力，有了ERP的支撑，面对每年20－30%销售收入增长率，达辉就不必再担心内部的管理会跟不上了。特别是选择了ASP模式的ERP，达辉还不用担心自己的ERP会过时，会不能满足企业发展的需要，因为i1也在不断地成长，i1将一直为达辉提供升级更新服务，完全解除达辉的后顾之忧。