无纸化会议系统

无纸化会议系统介绍目录CONTENTS01传统会议问题02系统功能应用03系统特色及应用价值01PART传统会议问题会前通知、安排会议资料准备会中讨论、沟通会后材料处理会议标准流程会前准备过程繁琐、工作量大且缺乏应变能力会前座位安排手工管理、机动性差，效率低；与会人员翻看繁杂材料对照主持人发言，易跟不上会议节奏；会议中资料修改情况难以记录，讨论过程无法保存；演讲信息集中于大屏幕，距离远、观看难，不便于实时交互；与会人员与服务人员沟通不畅；纸质材料可能导致泄密，高级机密会议可能导致重大损失；纸张、耗材浪费极为严重；存在问题至今为止，无纸化办公已经在全国各地，乃至各个层面得到了重视，所谓无纸化会议系统已成为无纸化办公的一个重要的支撑环节。无纸化会议系统是使用的音频技术、视频技术、通讯技术、软件技术，会议的无纸化也是通过文件的电子交换来实现的。02PART系统功能应用会议管理会中管理会后管理会议创建会议室安排资料上传会议通知会议登录签到资料自动分发发起同屏阅读投影申请电子白板会议服务会议议程即时通讯会议表决批注功能直播保密资料一键清除会议记录查看会议安排工作会前管理资料一键上传选择会议室支持pdf、doc、wps、ppt、exel文档格式、支持avi、jpg、mp3、mp4、rmvb等音视频文件格式查看会议室日程安排；设置会议室座位布局；选择与会人员可设置参会人员、列席人员、主持人、会议秘书等不同角色；可根据会议室座位布局设置与会人员座次；会议通知查看会议议程，掌握会议信息；会议通知会议通知支持客户端APP、短信、邮件等多种通知方式；参会人员收到通知可进行参会确认；会前管理新建会议会议议程及会议材料添加与会人员会议室座位布局会中管理签到管理参会人员登陆到客户端，选择要参加的会议，根据提示即可完成电子签到，服务端可实时统计签到人数；会中管理与会情况主要了解会议的考勤情况和座位编排情况。已经登录的用户头像显示为橙色，未登录的用户像显示为灰色，同时可以看到出席贵宾、主持人的名单。登录成功则表示签到成功与会情况会中管理会议议程记录会议每个流程的起始时间，还附有每一个流程所需要的材料，点击旁边的材料，可以查看每个议程材料里面的内容。会议议程会中管理会议材料是本次会议文件进行分类，分成文档、图片、视频的等类别，使参会者可以快速查阅和用于讨论。支持修改文件上传、分发，保存后将形成全文批注，其他参会人员会可以下载查看批注的内容。同时，还可以查看本地材料，将U盘插入到设备的USB接口上，单击“U盘材料”按钮会直接跳到U盘的磁盘里，即可读取U盘的材料。会议材料会中管理会议表决是在开会时对某个项目或议题的表决，这是常规表决，在申请会议的时候将需表决的内容输入。在开会的时候就可以表决。常规表决随会议的时间限定的，结束会议，表决时间才结束。会议表决会中管理即时通讯是短信交流分一对一，一对多的交流方式。在好友列表中选中某个好友就可以通信，发消息，发文件等，选中的参会人员可以看到。单击下边的创建群聊，选择群聊组人，开启多人一起讨论交流模式。即时通讯主要是方便参会人员在会议进行中的临时通知、提醒、小范围交流等即时通讯会中管理同屏显示”会议主席或者秘书按下同屏后所有会议室的桌面终端显示将与主席或者是秘书的屏幕完全显示一致的内容，并且主席屏幕在对文件进行修改或者批注时，所有终端同时会显示其操作的内容可添加同屏组成员，方便分组会议讨论。同屏管理会中管理可将本屏投影到大屏上给其他参会者阅读投影管理会中管理手动点击，随时可以手动写字演示或者进行截图批注电子白板会中管理查看的批注有三种：全文批注、截图批注、其他批注1）全文批注，是在开会的过程中，参会者自己批注过的文档2）截图批注是参会者在开会过程中使用截图工具截图保存下来的图片3）其他批注是其他参会人批注的文档，可以输入名字，点击搜索。看到像下载的文档，单击下载，就会显示但右边的队列中。查看批注会中管理呼叫服务：是指各终端都能在会上向服务人员发起呼叫服务，服务内容包括：计算器、纸巾、茶水、清扫、维护等等，会议服务人员可实时查看具体服务状态，进行跟踪和处理。例如呼叫茶水：选择类别单击提交即可呼叫管理会中管理直播是摄像头抓取到的视频流，分为四路监控画面，可以快速了解会议的真实情况（需要配置全高清编码器)直播会后管理秘书端会议文件整理会议讨论结果会议资料保存公开文件共享会议全程回顾会议秘书系统结构03PART系统特色及应用价值终端集成了会议系统的各项功能。系统同时实现会议签到、文档查看、资料批注、会议发言、会议调查、投票表决、代表信息、投影服务、同屏资料共享、坐席查看、会议议程等会议的控制管理和服务。触摸交互的应用拓展了传统会议之外的功能，比如呼叫服务、短信交流和网页浏览等功能。可以实现与远程视频会议系统的融合。（采用直播方式与远程视频对接）用户可以通过局域网内电脑登陆系统进行查询、预约。（与会务管理系统对接）用户可以通过以太网实现多会议室集中管理。每个参会者可以自主地在同屏显示或异步显示之间一键切换，同屏或投影无延时。终端升降和电源可通过中控系统进行集中控制管理。可订制化的其它功能（系统功能可按客户要求订制）。系统特色系统应用价值提升会议效率由人工通知变为自动通知并在线确认，一键发布会议等功能提升会议效率。降低会议成本会议资料由人工印刷装订变为电子化的自动分发，减少会议准备人员，降低会议成本。保障资料安全保密资料一键销毁，确保资料安全。谢谢观看RAPIDESIGN