中山大学二级单位维修工程实施指引

中山大学二级单位维修工程实施指引（2020年3月修订版）第一章总则第一条本指引根据《中山大学维修工程管理办法》制定，适用于学校投入经费，并下达至各院系、机关部处室、直属单位、科研机构等单位(以下简称二级单位)的维修工程。第二条本指引所述维修工程根据预算金额大小分为零星维修工程、小额维修工程及大额维修工程。零星维修工程是指预算金额在2万元以下的维修工程；小额维修工程是指预算金额2万元以上至20万元以下的维修工程，大额维修工程是指预算金额在20万元以上的维修工程。第三条总务处是维修工程的归口管理部门，通过校区（园）总务办（以下简称总务办）对维修工程进行集中统一管理，二级单位根据本指引与总务办联系落实具体事宜。第四条维修经费的落实部门总务处负责落实校园公共基础设施及影响使用安全的建筑楼宇主体结构（如基础、梁、板、柱等）和外维护结构（如外墙、外门窗、屋面等）的维修、维护经费。二级单位负责落实本单位管理范围内建筑楼宇的装饰、装修、改造维修经费。未落实经费项目总务处不予启动实施。第五条已按学校二级单位物业服务项目招标结果签订物业合同，且维修内容在合同范围内的，二级单位应报物业公司维修，零星维修物料费根据物业合同约定按实结算。物业合同零星维修服务内容：1.小型土建装饰维修更换墙地砖（小于30平方米）补砖、更换；墙面、天花刮腻子、油漆（小于100平方米）及一般非结构性局部漏水（如水管破裂引起、防水陈旧渗漏等）维修；门窗（玻璃、窗框、锁具、地弹簧、密封条等）的维修更换；屋面、雨棚及栏杆的维修、加固。2.小型水电安装维修卫生洁具（水龙头、面盆、蹲厕、坐厕、小便器等）的维修更换；小型电气设备如灯具、开关、插座、水电表、排气扇、风扇等维修更换；强弱电线路维修更换；给排水、排污管道疏通、维修（含抢修）更换；用电故障应急抢修。第六条服务单位诚信库学校已通过公开招标方式在各校区（园）遴选出一批设计、施工、监理及造价咨询单位,建立维修工程服务单位诚信库，用于承担服务费预算金额在20万元以下的相关业务。总务处代表学校与诚信库内单位签订年度服务合同。二级单位可通过总务处委托库内单位承接相关业务，费用由二级单位承担。第二章零星维修工程管理第七条二级单位零星维修工程管理流程为：施工方案申报、施工单位选取、施工管理与验收、结算与支付、工程资料归档等。第八条施工方案申报（一）零星维修工程须办理消防申报。二级单位填写《中山大学维修工程消防申报表》，经单位主要负责人签字并加盖公章，备齐相关附件材料后报保卫处审批。（二）如涉及实验室技术安全风险的，二级单位须通过学校办公自动化系统报设备与实验室管理处审批。（三）完成以上申报后，根据不同工程类型进行立项：1.科研实验室、教学实验室及课室维修工程：二级单位填写《中山大学零星及小额维修工程立项审批表（适用于20万元以下科研实验室、教学实验室及课室装修改造项目）》，单位主要负责人签字并加盖公章，备齐相关附件材料后，对于科研实验室装修改造项目，报科研院审批立项；对于教学实验室及课室改造项目，报教务部审批立项。2.其他工程：二级单位填写《中山大学维修工程需求申报表》，单位主要负责人签字并加盖公章，备齐相关附件材料后报总务办审核。总务办项目管理人填写《中山大学零星维修工程立项、委托及验收表》，报总务处分管校区副处长审批立项。【办理时限：1-3个工作日】第九条施工单位选取总务办在维修工程服务单位诚信库中按轮流派单方式选择，并出具委托单；如有专业特殊要求，诚信库中的单位不具备相关资质，可由二级单位推荐，总务办审批。第十条施工管理与验收总务办统筹现场管理，二级单位指派专人协助。工程完工后，二级单位联系总务办、保卫办进行工程竣工验收及消防验收，如涉及实验室技术安全风险的，须联系设备与实验室管理处参与验收。第十一条结算与支付（一）结算二级单位采用全费用综合单价方式审核工程结算，在结算书签字盖章，报总务办审定。【办理时限：1-3个工作日】（二）支付二级单位主要负责人、经费负责人审签工程款支付申请资料后，通过学校办公自动化系统提交至总务处，由总务处向学校相关职能部门申请办理支付审批。待完成全部审批流程后，由二级单位填报财务报销系统并投递网报单。第十二条工程资料归档二级单位负责工程资料归档，归档文件应包括立项、验收及结算资料等。第三章小额维修工程管理第十三条二级单位小额维修工程管理流程为：工程需求申报、方案（施工图）设计、消防及实验室技术安全申报、预算编制、工程立项审批、施工单位选取、工程监理委托、合同（委托单）签订、施工管理与验收、工程结算与支付、工程资料归档等。第十四条工程需求申报二级单位填写《中山大学维修工程需求申报表》，单位主要负责人签字并加盖公章后报总务办审核。工程申报时,二级单位可对施工单位遴选方式提出建议，可申请委托维修工程诚信库中的单位，或申请进行多方比价；对于工期紧急，且为特殊专业项目（学校服务单位诚信库中单位不具备相关资质）需委托唯一供应商的，须由二级单位部门办公会（或院系党政联席会）集体讨论同意，相关决议材料作为附件报总务办备案。第十五条方案（施工图）设计总务办统筹方案（施工图）设计，二级单位指派专人协助并签字确认设计成果文件。如维修工程内容单一，能以工程量清单直接体现的，可不进行方案（施工图）设计，由总务办负责编制工程量清单。【办理时限：3-10个工作日】第十六条消防及实验室技术安全申报二级单位填写《中山大学维修工程消防申报表》，单位主要负责人签字并加盖单位公章，备齐相关附件材料后报保卫处审批。如涉及实验室技术安全风险的，还须通过学校办公自动化系统报设备与实验室管理处审批。第十七条预算编制总务办统筹预算编制，二级单位指派专人协助并签字确认预算成果文件。【办理时限：3-5个工作日】第十八条工程立项审批1.科研实验室、教学实验室及课室维修工程：申请单位填写《中山大学零星及小额维修工程立项审批表（适用于20万元以下科研实验室、教学实验室及课室装修改造项目）》，单位主要负责人签字并加盖公章，备齐相关附件材料后，对于科研实验室装修改造项目，报科研院审批立项；对于教学实验室及课室改造项目，报教务部审批立项。2.其他工程：总务办项目管理人填写《中山大学小额维修工程立项审批表》，报总务处分管校区副处长审批立项。工程立项审批价为经总务办审核、二级单位确认的工程预算价。【办理时限：1-3个工作日】第十九条施工单位选取总务办根据二级单位的意见，确定施工单位选取方式。第二十条多方比价程序总务办组织多方比价，按以下程序执行：（一）编制报价要求及报价清单。（二）总务办推荐1家或以上施工单位、二级单位推荐2家或以上施工单位参与投标（拟推荐单位的施工资质须满足项目要求）。（三）发出报价要求及报价清单。（四）投标单位递交投标报价书。（五）开标、评标，确定中标单位，并填写开标记录。评标小组成员由总务办及二级单位组成，人数为3人及以上单数，采用最低价评标。【从发出报价要求到开标，一般不超过10个工作日】。第二十一条工程监理委托总务办根据维修工程的复杂程度决定是否委托工程监理进行现场监管，如需委托由总务办在服务单位诚信库中选择。第二十二条合同（委托单）签订（一）如委托维修工程服务单位诚信库内设计、施工、监理及造价咨询单位，由总务办签发委托单，一式五份，一份由二级单位存档。（二）如委托维修工程服务单位诚信库以外的单位，由二级单位按学校发布的合同范本起草合同，通过合同管理信息系统报总务处审核，需提供以下资料（如资料不齐全，总务处将退回）：1.工程施工合同：WORD版本合同，开标记录，中标单位投标报价书、营业执照、建筑企业资质证书及安全生产许可证的扫描件。2.工程设计合同：WORD版本合同，企业营业执照及相应资质证书的扫描件。合同纸质版由二级单位主要负责人在合同签署页“用户单位负责人”处签字并盖单位公章，总务处盖总务合同专用章，一份由二级单位存档。第二十三条施工管理与验收（一）总务办负责施工过程管理，二级单位指派专人协助。（二）施工单位进场前，总务办、二级单位应制作施工告示牌并加盖单位公章，张贴在工地显眼位置，并要求施工单位向保卫处报送施工人员身份证复印件及人员名单。总务办、二级单位应共同督促施工单位遵守《中山大学维修工程现场文明施工指引》，接受相关职能部门及师生监督。（三）严格控制工程变更。施工过程中因出现不可预见因素导致工程量增加或项目变更的，须及时办理工程变更手续,由总务处分管校区副处长及二级单位主要负责人共同确定变更事项，并盖单位公章。变更后实施总金额不得超过20万元，如超过应按大额维修工程流程重新办理立项手续。（四）工程完工后1个月内，总务办会同二级单位组织校内相关职能部门及工程相关单位进行工程竣工联合验收（含工程验收、校内消防验收、实验室技术安全验收等），参与验收人员填写《中山大学维修工程竣工验收表》。如涉及设备调试须在验收前完成相关调试。第二十四条工程结算工程验收通过后，总务办及二级单位应督促施工单位在1个月内报送结算资料，并按以下程序办理：（一）施工单位报送《工程结算书》及《中山大学维修工程工程量确认单》，总务办组织二级单位、监理单位、施工单位现场核实工程量，参与审核人员共同签字确认工程量，并盖单位公章。（二）二级单位按《中山大学维修工程送审资料签收表》的要求备齐资料，总务办审核后出具结算审核意见。第二十五条工程款支付二级单位主要负责人、经费负责人审签工程款（含施工、设计、监理、造价咨询费等）支付申请资料后，通过学校办公自动化系统提交至总务处，由总务处向学校相关职能部门申请办理支付审批。待完成全部审批流程后，由二级单位填报财务报销系统并投递网报单。第二十六条工程资料归档二级单位按《中山大学维修工程送审资料签收表》的内容要求及时进行资料归档。第四章大额维修工程管理第二十七条大额维修工程全过程管理主要包括：方案设计、立项论证与审批、施工图设计、消防及实验室技术安全申报、招标控制价编制、工程造价审定、施工单位招标、施工监理委托、施工合同签订、施工管理与验收、结算与支付、工程资料归档、缺陷责任期管理等。第二十八条方案设计二级单位负责提出改造需求，明确施工范围、施工内容、工期计划及预算限额，填写《中山大学维修工程需求申报表》报总务办审核，参与并签字确认方案设计。总务办负责选择设计单位。设计费预算金额在20万元以下的，由总务办在服务单位诚信库中选取，或由总务办组织多方比价择优选取，多方比价程序参考本指引第二十条执行；设计费预算金额在20万元以上的，总务处通过学校办公自动化系统提出招标采购申请，根据《中山大学采购管理办法》执行公开招标采购程序，确定设计单位。第二十九条立项论证1.科研实验室装修改造项目由二级单位备齐相关材料后报科研院组织立项论证；教学实验室及课室改造项目由二级单位备齐相关材料后报教务部组织立项论证。2.其他工程：总务处负责组织立项论证，二级单位协助提供汇报材料并指派专人参加。第三十条立项审批科研院、教务部、总务处根据预算金额大小，根据《中山大学维修工程管理办法》分级申报审批，二级单位协助提供相关资料。第三十一条施工图设计总务办负责施工图设计，原则上施工图设计与方案设计为同一家设计单位。未达到依法必须招标工程项目限额标准且工程内容单一、能以工程量清单直接体现的，可不进行施工图设计，由总务办负责编制工程量清单。二级单位指派专人协助并签字确认成果文件。对于预算金额在500万元以上或技术、施工工艺复杂的工程，总务处组织专家对施工图进行审核，二级单位指派专人参加，并由单位主要负责人审核签字确认施工图会审意见。第三十二条消防及实验室技术安全申报二级单位负责向保卫处进行消防申报，如涉及实验室技术安全须报设备与实验室管理处审批。如保卫处审核明确应向政府主管部门办理消防设计审核或备案的，由总务处牵头二级单位、设计单位备齐相关资料向政府主管部门办理相关手续，保卫处协助。第三十三条招标控制价编制总务办负责编制招标控制价，二级单位指派专人协助并签字确认成果文件。第三十四条工程造价审定完成招标控制价编制后，由总务处报分管校领导进行造价审定。未提供经费落实证明文件（预算