全省行政事业单位资产清查报表管理系统培训全文案例分析电子版

四川省财政厅全省行政事业单位资产清查报表管理系统培训2007年1月培训流程系统简介工作流程安装与卸载系统配置卡片系统清查系统系统简介为配合全国行政、事业单位资产清查工作，北京中财信科技有限公司开发了“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”。该系统按照资产清查工作的要求，采用了新的技术平台，在功能性、可靠性、效率、易用性等方面都有较大的提升。该系统由“行政事业单位资产卡片管理系统”（简称卡片系统）和“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”（简称清查系统）两个子系统组成。卡片系统提供了固定资产卡片（包括帐实相符资产、盘盈资产）的录入、查询、打印、删除、导入外部数据、生成清查系统文件、备份、恢复等功能。清查系统提供了从固定资产卡片提取数据到基础表，基础表间计算，提取基础表数据到报表、汇总报表，以及单位管理，数据的录入、打印、导入、导出、上报、收集、汇总、审核、查询、备份、恢复等功能。工作流程介绍填报单位工作流程（1）资产卡片录入。（2）生成基础表数据文件。（3）录入单位信息，生成填报单位或汇总单位。（4）接收卡片数据到基础表，形成11类实盘、盘盈资产基础表数据。（5）录入封面信息、录入其余的基础表的数据。（6）表内数据审核。（7）表间计算。（8）生成报表，将基础表数据提取到报表、汇总表，录入汇总表封面信息。（9）表间数据审核(上报前系统强制进行)。审核通过并已进行表间计算和生成报表后,方可进行上报。（10）上报基础表、报表或汇总表数据，其中汇总表数据为必报项。汇总单位数据收集流程（1）录入封面信息。（2）收集填报单位基础表、报表或汇总表数据。（3）收集填报单位数据的同时，形成上下级单位关系树。（4）汇总数据，录入汇总表封面信息。卡片部分基础表全部基础表审核、生成报表表间计算报表+汇总表基础表+汇总报表或报表+汇总报表收集数据汇总数据基础表汇总报表汇总汇总报表汇总汇总数据上报接收数据上报上报数据文件填报单位汇总单位手工录入录入卡片管理系统报表管理系统安装与卸载将光盘放入光驱中会出现如下图所示的启动界面进入安装界面后首先要选择是否安装数据库，本软件支持SQLSERVER和ORACLE两种数据库，如单位中有上述数据库中的一种则不再需要进行安装数据库操作，如没有这两种数据库中一种，有以下两种解决方案：由单位自己去购买上述两种数据库中的一种并进行安装。使用安装软件为您提供的免费版的MSDE数据库。安装数据库安装免费版MSDE数据库点击启动界面中的“安装数据库”按钮进行MSDE的安装，如您安装前电脑中已安装有SQLSERVER或是MSDE数据库则会出现下图所示提示：如没有安装过SQLSERVER或是MSDE数据库则会出现下图所示界面开始安装MSDE数据库当数据库安装完成后点击启动界面中的“安装软件”按钮开始安装软件。如您的电脑中已安装过本软件则会出现下图所示提示，提示您已安装过本软件请先卸载后再进行安装安装软件如没有安装过本软件则启动如下图所示的“软件安装”界面点击下一步按钮出现“软件安装路径选择”界面，如下图所示点击下一步按钮进入“选择开始菜单文件夹”界面，如下图所示点击下一步按钮进入“准备安装”界面，如下图所示点击安装按钮，开始软件的安装，如下图所示安装完成后出现如下图所示界面，点击完成按钮完成软件的安装安装完成后,桌面上会同时出现“卡片系统配置”、“行政事业单位资产卡片管理系统”、“清查系统配置”、“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”4个图标。注意：完成安装后,请立即重启计算机，以确保下一步系统配置的顺利完成。卸载软件卸载或重新安装软件系统前，请注意备份数据。卸载程序不删除安装目录和系统配置文件，建议重新安装时，安装地址与上次相同，以便简化系统配置工作。单击开始菜单，点选程序中“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”程序文件夹，后单击“卸载全国行政事业单位资产清查报表管理系统”，程序将自动运行卸载向导。点击“是”即进行卸载。如果确需要卸载MSDE，可以通过控制面板的“添加/删除程序”进行。系统配置软件安装完成后，在启动软件前必须进行相应的系统配置，即对软件进行初始化配置。本软件的配置分为卡片系统配置和清查系统配置。卡片系统配置双击桌面快捷图标“卡片系统配置”或点击开始菜单程序里“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”目录下“行政事业单位资产卡片管理系统”目录中的“卡片系统配置”，填入单位名称，建立相应数据库。MSDE是小型数据库，建议填报单位使用。SQLServer是中型数据库，建议市级财政部门汇总使用。Oracle是大型数据库，建议省级汇总使用。清查系统配置双击桌面快捷图标“清查系统配置”或点击开始菜单程序里“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”目录下“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”目录中的“清查系统配置”，填入单位名称，建立相应数据库。卡片系统卡片系统配置好后点击桌面上的卡片系统的快捷方式启动卡片系统的登录界面如下图所示填报单位在卡片管理系统中需要做的工作录入实盘资产卡片录入盘赢资产卡片生成清查报表系统基础表的数据文件。本系统资产分为11类，具体包括：土地，房屋及建筑物，通用设备，专用设备，交通运输设备，电气设备，电子产品及通信设备，仪器仪表、计量标准器具及量具、衡器，文艺体育设备，图书文物及陈列品，家具用具及其它类等。实盘资产和盘赢资产卡片均需按11类资产分别录入。点击确定进入系统主界面，如下图所示主窗口上部有各项功能的主菜单，主菜单下方有主菜单的快捷方式按钮；主窗口中部有各子菜单的快捷方式按钮；主窗口下端状态栏分别显示已登录的当前使用人员，当前连接的数据库类型。卡片的录入分实盘资产和盘赢资产两项，并按资产分类，每项又分为：土地，房屋及建筑物，通用设备，专用设备，交通运输设备，电气设备，电子产品及通信设备，仪器仪表、计量标准器具及量具、衡器，文艺体育设备，图书文物及陈列品，家具用具及其它类等11类资产录入，录入界面如下图所示录入时的注意事项1.土地卡片录入中“自用+出租+出借+闲置+其他=土地面积”并且“自用=后勤”。2.房屋卡片录入中“自用+出租+出借+闲置+其他=建筑面积”，“自用=后勤”并且“地下建筑面积=地下使用面积”。3.除上述两类资产中的注意事项外，其它卡片录入时的一些具体内容请参见用户手册附录中的“卡片系统填报说明”。卡片管理点击主界面上的“卡片管理”按钮进入卡片管理主窗口，如下图所示卡片管理中包括卡片查询、批量打印卡片和批量删除卡片。卡片查询条件选择的窗口如下图所示查询结果显示窗口如下图所示批量卡片打印窗口如下图所示批量打印是指根据所设条件将满足条件的所有卡片一次性全部打印出来批量删除卡片窗口如下图所示批量删除是指根据所设条件将满足条件的所有卡片一次性全部删除掉外部接口点击主界面上的“外部接口”按钮进入外部接口主窗口，如下图所示外部接口中包括导入外部数据和生成清查系统文件。导入外部数据窗口如下图所示注意:导入的数据文件格式参见用户手册附录1，数据字典用户手册参见附录2。生成清查系统文件窗口如下图所示系统管理点击主界面上的“系统管理”按钮进入系统管理主窗口，如下图所示系统管理包括自定义卡片设置、资产类别设置、使用部门设置、操作员设置、密码设置、数据备份和数据恢复。自定义卡片设置窗口如下图所示注意：自定义卡片设置主要是设置目前卡片中没有的项目，而您在输入时又要反应出来的项目，如现有卡片中的项目已满足你的需求，则不需要在进行设置。资产类别设置窗口如下图所示注意：新增的资产代码可以自己定义3位编码，并且只能在已有资产分类的最末级进行增加。使用部门设置窗口如下图所示操作员设置窗口如下图所示密码设置窗口如下图所示注意：密码设置只是设置当前系统登录的用户的密码数据备份窗口如下图所示数据恢复窗口如下图所示清查系统点击桌面上的清查系统的快捷方式启动清查系统的登录界面如下图所示首次登录成功后会出现选择套表窗口，如下图所示注意：行政单位需要使用的套表包括套表1、套表3。套表1（行政单位资产清查套表）包括行政单位的基础表、报表。套表3（行政单位清查汇总报表）是行政单位的汇总报表。对于填报单位：需要录入套表1的封面信息，接收卡片数据、录入基础表其余子表的数据；需要通过提取基础表的部分数据，生成报表、汇总报表的数据；需要录入套表3（汇总报表）的封面信息；需要上报基础表、报表或汇总报表数据。对于汇总单位：需要收集填报单位的基础表、报表或汇总报表数据；需要进行单位汇总；需要录入套表1的封面信息；需要录入套表3（汇总报表）的封面信息。事业单位需要使用的套表包括套表2、套表4。套表2（事业单位资产清查套表）包括事业单位的基础表、报表。套表4（事业单位清查汇总报表）是事业单位的汇总报表。对于填报单位：需要录入套表2的封面信息，接收卡片数据、录入基础表其余子表的数据；需要通过提取基础表的部分数据，生成报表、汇总报表的数据；需要录入套表4（汇总报表）的封面信息；需要上报基础表、报表或汇总报表数据。对于汇总单位：需要收集填报单位的基础表、报表或汇总报表数据；需要进行单位汇总；需要录入套表2的封面信息；需要录入套表4（汇总报表）的封面信息。选择完套表后进入单位初始化窗口，如您的数据库中没有单位则会出现新建单位窗口，如下图所示如果您在运行本系统时所连接的数据库中已建立过单位则会出现初始化单位的窗口，如下图所示点击“？”，选择已有的单位，如您没有选择已有单位而是直接点击【确认】按钮则会出现新建单位窗口要求您新建单位。新建单位窗口中各项填写的内容请参看清查系统的填报说明单位初始化完成后即可登录进系统主窗口，如下图所示主窗口上部有各项功能的主菜单，主菜单下方有常用功能的快捷方式按钮。主窗口下端状态栏分别显示已登录的当前单位的代码、名称，当前选择的套表号、名称，以及当前连接的数据库类型。进入清查系统后首先要把单位信息填补全，才能进行其它数据的录入，在数据录入菜单下点击录入封面信息出现如下图所示录入封面信息窗口，将单位扩展信息里的各项内容填写完整。点击主菜单下的数据处理下的接收卡片数据文件，进行卡片数据的导入工作，窗口如下图所示单位信息填写完整、接收卡片数据后，点击主菜单数据录入下的录入菜单，或点击主菜单下端的“录入”按钮，进入数据录入主界面，如下图所示数据录入分为两种，可以根据软件中的表样在EXCEL中录入完后导进软件，也可以直接在软件中进行录入从EXCEL导入软件，在录入界面下选中要导入的表，点击文件菜单下的EXCEL导入，出现寻找EXCEL，如下图所示选择完要导入的EXCEL后出现如下图所示的窗口，选择要导入的EXCEL的子表，和导入数据的起始行、起始列、总行数和总列数。注意：在进行EXCEL导入时各项内容的填写请参考用户手册附录4中的下拉项的代码，下拉项必须按用户手册上的代码来写否则导入时会出现错误。同理还可将软件中的表样导出到EXCEL中，来进行编辑后在导入到软件中，点击文件菜单下的输出EXCEL，出现如下图所示的窗口注意：每页最大记录数是指设定转出生成的EXCEL报表的最大行数，如果实际行数超过设定的最大记录数，则系统自动将按最大行数生成多个报表文件。例如，设定每页最大记录数是1000行，导出的数据共有2500行，则系统将生成3个格式相同的报表文件。其中两个是1000行，一个500行。如果不想将导出的数据分成若干文件，可指定“最大记录数”为2500以上。默认值是1000，可以修改该数值。基础表录入基础表录入分为固定表录入和浮动表录入两种固定表中白色单元格为可填写的，绿色单元格为通过公式计算出来的具体录入界面如下图所示，录入时请先点击窗口中的修改按钮浮动表录入先点击窗口中的修改按钮后，可双击表中空白行或是点击窗口中的添加行按钮，出现数据录入窗口，如下图所示录入完毕后保存时出现下图所示窗口，提示您保存时是否对所有表间的公式进行计算点击工具菜单下的表内审核可以对当前表中的数据关系进行审核，如审核不通过会出现提示窗口提示您未通过审核的单元格，如下图所示所有数据都录入完