企业档案工作服务手册(电子版)

企业档案工作服务手册序序一、企业档案的作用我国加入WTO之后，企业在竞争日益激烈的国际和国内市场上具有更多的机遇，同时也面临更大的挑战。而在这场竞争中，档案可以发挥它无可替代的凭证和参考作用。企业的证照、资质档案，可以证明企业经营的合法性和企业承担生产项目等的水平及能力；企业的产品研发、配方及专利档案，可证实企业对该产品的所有权，以免旁人侵害本企业的合法权益；企业的营销计划、客户网络档案，为企业开发和稳固所占领的市场；企业的合同档案，为企业确立债权债务关系；企业的会计档案，可以反映企业的业绩及企业按章纳税等情况；企业的照片档案还能直观地向社会展现企业的风采，成为企业树立形象的组成部分。总之，真实、准确、系统的档案是企业在激烈的市场竞争中立于不败之地的法律保障，是加入WTO后企业反倾销的有力凭证，是企业成长历程的直击见证，更是企业发展的历史记录。因此，民营企业的档案，将在激烈的市场竞争中体现出它无可替代的凭证作用。二、企业档案工作的意义在企业中，多数企业主在对“档案管理”的认识上有两点偏差：一是认为过去企业并没有重视档案也能获得好的效益，可见档案管理对企业没什么用，对档案工作的投入是无效的成本开支；二是企业享有充分自主，文件如何处置纯属企业自由权限范围，档案行政管理部门抓企业档案工作，是对企业内部事务的干预。可以说，第一点偏差是源于对档案工作的认识不清；第二点偏差是源于对档案行政管理部门工作的不了解。因此，正确认识企业档案工作的意义，是做好企业档案工作的前提。企业档案工作是企业各项基础工作的重要组成部分，也是现代企业制度的一项基本要求。做好档案工作，对企业的长期发展有着重要的意义。1．完善档案管理是提升企业整体管理水平的重要手段。经济学家魏杰、哈佛大学管理学博士闻沫等人认为，我国企业的大部分是在短缺经济条件下发展起来的，那时国内尚处于卖方市场的物资紧缺时期，任何人只要肯吃苦，懂得贱买贵卖就可以迅速积累起一定的原始资本，因而经营中基本上无管理可言，“企业的财务管理、营销管①理、人事管理、生产作业管理、质量管理、库存管理漏洞百出”。有人会问，漏洞百出怎么仍有好的效益呢？原因在于卖方市场的特点保持了财富的相对增加，忽视管理的任何成本和代价都可以通过经营而得以补偿，因为价格是由企业决定的。久而久之，便在企业实体中形成只重经营扩张而不重管理的心理定势。然而，随着我国经济的飞速发展，物资紧缺的卖方市场已经逐渐变成物资过剩的买方市场，企业的经营状况已很大程度上取决于管理水平对成本的影响。企业要想在“二次创业”中得到发②展，就必须尽快实现从无管理的经营向现代化管理方式经营的转变。档案管理是企业管理的重要组成部分，又是企业管理的基础，只有完善档案管理，才能使企业的管理水平得到整体提升。1档案是企业文化和可持续发展的基础。经济学家指出，新世纪的中国企业要想实现可持续发展，就必须更加注意企业形象的塑造和企业文化的培育。企业形象如何塑造？通过企业文化建设来塑造。那么，企业文化又从何而来？从企业的历史中积淀和提炼出来。企业档案是企业发展的真实记录和见证，它不仅自身是企业文化的组成部分，而且还是展示企业文化的生动媒介和提炼企业价值理念的原始素材。企业档案中的各种文件、荣誉证书、奖状奖杯、企业标记、照片、录音、录像等等，不仅可以反映企业艰难与辉煌的发展历程，培养员工对企业的认同感归属感，还可以从这些史迹中提炼出企业的文化理念和经营理念。这种经过提炼的企业文化，是企业长远发展的不竭之源。2滞后的档案工作可能成为制约民营企业发展的“短板”。“木桶法则”告诉我们，一只木桶能装多少水，取决于桶上最短的那块板的高度。档案工作之于民营企业，犹如桶上的一块板与整个木桶的关系。也许我们无法具体说清楚档案工作对企业经济效益的直接贡献，但是我们可以肯定，没有完善的档案管理，企业的管理就会出现难以弥补的漏洞，而这一漏洞很可能就是制约企业整体效益的一块“短板”。3档案在建立企业信用和规避企业风险中有着不可替代的凭证和依据作用。企业信用是建立在实实在在的信用信息基础上的，而档案是构成这种信用信息的核心资①闻沫：《民营企业，固疾重重》，《中国经营报》，2000年8月29日②魏杰：《民企二次创业与企业管理现代化》，《经济日报》，1999年9月8日序源。首先，完善的档案管理可以成为展示企业自身诚信的一个窗口。如果企业能系统地保存有关企业资质、企业历史、合同协议、财务账册、纳税记录以及反映企业社会良好评价的证件和文字图片等材料，就会使人们对企业信誉产生直观的印象，从心理上赢得客户的信任；同时，企业在讲究自我诚信的同时，还要时刻警惕并设法规避来自客户的信用欺诈。企业凭什么来掌握和评估客户的资信状况？凭什么对发生的信用问题诉诸法律并取得胜诉？唯有靠企业完整的交易记录和客户信用档案。三、企业档案工作的基本内容企业档案工作的基本内容包括：企业档案管理制度的制定、企业档案管理网络的建立以及企业档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节的档案业务活动三大方面。1．制定企业档案管理制度。俗话说，没有规矩不成方圆。要搞好企业档案工作，必须有相应的企业档案管理制度作保证。各企业应根据国家有关法律法规的规定，结合本企业实际，制定以下档案管理制度：1企业档案管理细则。是企业根据国家有关法律法规的规定，结合企业实际制定的档案管理方面的总制度，它应对本企业档案工作原则、档案管理体制和档案工作人员职责、档案管理各项业务等内容作出具体规定。2企业各类文件材料的归档制度。是保证企业各种文件材料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度。主要包括各类文件材料的归档范围、归档时间、归档要求，有时还须明确归档份数和归档手续。归档制度最好根据企业档案的分类办法，分类制定。3企业档案利用制度。档案利用是企业档案管理工作的重要内容，是发挥企业档案作用的重要途径，也是企业档案工作的根本目的。档案利用制度一般应包括利用范围、利用手续、利用要求及注意事项等内容。4企业档案保密制度。是为保证企业档案信息安全而制定的专门制度。内容主要包括档案人员的保密职责、利用涉密档案的审批手续、涉密档案管理规定等。5企业档案保管制度。是有关档案保管条件和档案管理人员保管档案职责的规定。具体内容应包括档案的接收、档案的排架、库房的管理以及特殊载体档案的保管等要求。6企业档案鉴定销毁制度。是规定档案保管期限鉴定方法、组织以及对保管期满档案进行鉴定销毁的程序、手续的一项制度。内容应包括档案鉴定的依据、鉴定工作的组织、档案销毁的程序和手续等。（7）企业档案人员岗位责任制。这是为进行档案工作目标管理而制定的，专门针对企业档案管理人员岗位职责而制定的一项制度，也是企业考核档案工作人员完成岗位职责的主要依据。其内容主要包括档案人员的素质要求、档案人员熟悉业务的标准、档案人员工作内容等。企业档案管理各种制度的具体内容，请参考本书第五部分《企业文件及档案管理制度范本》。1建立企业档案管理网络。所谓企业档案管理网络，就是由分管档案工作的企业领导、主管企业档案工作的部门领导、企业档案管理机构或专职（或专责）档案员和企业各部门（车间）兼职档案员组成的企业档案工作系统。在这个系统中，企业档案管理机构或专职（或专责）档案员是主干，各部门的兼职档案员是分支。建立企业档案管理网络后，应编制档案管理网络人员名册，并组织有关人员开展档案业务活动。2及时开展企业档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节的业务活动，确保企业档案的完整、准确、系统。企业档案管理各业务环节的具体内容和要求，请参考本书第二部分《企业档案管理的业务环节》。目录第一部分企业各类文件材料的归档范围及保管期限一、企业通用性文件材料的归档范围及保管期限表..................................................................1（一）管理性文件材料归档范围及保管期限表...................................................................1（二）建设项目（民用）文件材料归档范围及保管期限表..............................................3（三）科研项目文件材料归档范围及保管期限表..............................................................12（四）设备文件材料归档范围及保管期限表......................................................................13（五）会计档案收集范围及保管期限表..............................................................................13（六）客户档案收集范围及保管期限表..............................................................................14（七）员工档案收集范围及保管期限表..............................................................................14（八）特殊载体档案收集归档范围及保管期限表..............................................................15二、各类企业专业性文件材料的归档范围及保管期限表.........................................................16（一）制造业产生的专业性文件材料归档范围及保管期限表..........................................16（二）信息传输、计算机服务和软件业专业性文件材料归档范围及保管期限表.........18（三）批发和零售业产生的专有文件材料归档范围及保管期限表..................................21（四）物流、运输业专业性文件材料归档范围及保管期限表..........................................27（五）租赁行业产生的专业性文件材料归档范围及保管期限表......................................27第二部分企业档案管理的业务环节一、企业档案分类编号方案的编制..............................................................................................29（一）企业档案的种类...........................................................................................................29（二）企业档案的分类..........................................................................................................29二、企业档案整理规则及编目方法..............................................................................................32（一）企业管理性档案的整理规则及编目方法..................................................................32（二）企业科技类档案的整理规则及编目方法.....................................................