[通用]销售部规章制度

-1-销售部规章制度20XX年XX月XX日-2-目录总则.............................................................-3-管理体系.........................................................-4-销售部岗位职责制.................................................-5-行为规范........................................................-10-资料管理........................................................-19-合同及预定单的管理..................................................21更名、转让手续的办理............................................-23--3-总则一、根据公司加强部门内部管理的要求，特制定销售部管理制度。二、本制度制定的原则是：公正、公平、对己对人、对上对下。三、本制度制定的依据是《管理之道》、《众信和诚公司基本制度》和销售部现状。四、本制度的内容包括：管理架构、岗位责任、各类管理细则、考核制度等。五、制度的目的是为了提高工作效率、规范工作流程，使每个人的才能得到充分的发挥。六、本制度为试行草案,尚有不尽完善与不尽合理之处，在正式制度出台之前，销售团队成员必须服从和遵守。七、本制度自制定之日起开始执行。-4-管理体系一、指挥系统1.销售部实行经理负责制。2.指挥的原则（1）服从的原则下级须服从上级的指挥，没有服从，就没有管理。（2）一个上级的原则每个岗位、每个人只有一个上级，只服从一个上级的指挥，只向一个上级报告。（3）逐级的原则上级对下级可以越级检查，不能越级指挥（特殊情况除外）。下级对上级可以越级申诉，不能越级报告。3.指挥的形式（1）口头指挥（2）书面指挥（3）通过会议指挥不管采取何种形式，指挥的内容必须完整：某人去做、做什么事、完成时间、地点、行动方案、怎样控制和评估。二、联络（沟通）系统1.加强联络，加强人员之间的沟通，保证信息的畅通。2.要保证良好的联络，首先要求每个人要各尽其职、各负其责。3.要树立相互服务、相互制约的意识。4.正式的联络主要通过工作流程来实现。5.非正式的联络通过举办一些活动、民主生活会等来实现。6.创造一种团结协作、互相帮助的氛围。-5-销售部岗位职责制销售部是公司前沿窗口，体现着公司的形象，也担负着实现公司各项目利润的重任，需要从经理到主管、到销售助理、到销售代表、接线生各个环节的人员精诚团结，尽心尽责地努力工作。销售部组织机构图销售经理销售主管销售助理销售代表接线生（兼）一．经理1.密切掌握销售动态，参与设计、策划的工作，使销售信息更好地服务于设计、策划，设计、策划的成果更好地促进销售；参与公司对项目定位的讨论及其他一些决策。2.部门内部的人事管理；掌握部门工作人员的思想动态，调动其工作的积极性，使部门成为积极、向上、团结的整体，并完成公司下达的各项任务。3.协调本部门与其他部门的关系，做好与技术、策划、工程、预算、财务、行政、物管各部门的工作衔接。项目开盘前在公司领导处落实小区内外环境配套、使用的材质、在技术部落实所售房屋的总平及户型等；在预算部落实将出售房屋的面积；力求在房屋销售时能尽量给客户较为肯定的答复，避免因各部门工作衔接不够使设计、修建的房屋达不到预期的销售状况。4.培养销售人员的专业技能及销售队伍的凝聚力，力求组建一支业务能力极强、高素质的销售团队，以便能出色完成公司下达的销售任务。5.安排主管的工作，充分调动其工作积极性，并逐步培养其独立工作的能力。6.采取相应措施，尽最大可能地掌握客户资源并提高成功率。二．主管1.完成公司、经理交给的各项任务，并能积极主动、有预见性地解决工作中遇到或可能遇到的问题。2.准确的掌握项目的销售状况及回款情况，当状况不佳时，能及时准确地发现原因，并告之相关部门，以便及时作出调整。-6-3.安排销售助理的工作，督促其对资料的完整收集、规范整理、及时归档，随时向上级提供准确的销售信息、销售回款信息；抽查销售助理的电脑资源管理的情况，并保证数据的完全正确。4.负责督促销售代表严格遵守本规章制度，提高仪态、仪表、服务质量，服务意识。5.掌握销售助理、销售代表的思想动态，充分调动其工作积极性，帮助其调节好心理状态，使他们以最佳的精神面貌、最高的热情投入到工作中。6.监管和改善售楼处、销售办公室的环境卫生、物品摆放，发现问题及时与相关部门衔接，并负责解决。7.布置销售助理、销售代表的工作，并每天检查他们的工作完成情况。随机地请客户对销售代表做出评价，并记入销售代表档案，以促进销售代表提高服务质量；不定期地对退房客户进行回访并向经理报告，以促进工作的提高和改进。8.主持每天部门内部的早会，总结前一天工作中存在的问题同时布置当天的工作内容。了解销售代表在工作日志中所提问题，并及时给予回复。9.作好“上情下达、下情上表”工作。使员工能理解公司的举措与政策，同时也关心员工的利益，让员工能真正地将自己融入到公司。10.类整理相关政策法规，方便大家的日常学习及必要时给客户出示有力证据。一般一天的工作流程：主持早会——会后检查值班销售代表的工作——抽查销售助理的工作，如电脑资料的管理——检查销售代表的仪态仪表、服务质量，随机地请客户填写《客户对销售代表的评价》，对退房客户进行回访——就当日《工作日志》的内容请各部门配合解决，重要事情发《部门衔接函》。一般一月的工作流程：总结当月的工作情况——对次月的工作做计划——接财务的催款通知单后安排销售代表催款——提交次月过生的客户名单给策划部三．销售助理1.销售助理是主管的助手，协助主管做好管理工作，同时要充分发挥主观能动性，站在主管的位置考虑问题，培养和提高独立工作能力。2.负责部门的资料管理（详细内容见《销售部的资料管理》）。3.建立相应的数据库，随时为销售部提供准确的房源，并及时准确地将销售情况反映在“销售状况一览表”。4.每天下班前进行工作日志汇总、将当天的定、退、换房情况及销售代表和客户的意见汇总后发邮件或传真给董事长、总经理、销售经理、策划部。-7-5.每一月作一次有关销售量、退房量、客户来访量、咨询电话量、余房数量等相关数据的统计，交与主管作完分析报告后上报经理。（情况特殊时每周可作一次）6.将购房合同中的相关资料及时、准确的录入电脑（同时作复核），以便能随时查到某客户的姓名、性别、联系方式、具体购房区位、价格等资料；同时还应在财务的协作下将客户的交款情况录入电脑，便于销售部在掌握客户的应交、已交款情况后及时催款。7.将所有已签合同及附件、部门之间的衔接函、公司下发资料等规范整理并妥善保管。还应掌握售楼相关资料（即合同、补充协议、按揭协议等）的使用情况，以便及时补充。8.作好销售所需资料的入库登记，避免资料重复印刷造成浪费。9.完成项目开盘前的所有准备工作，如：准备房屋价格明细表、户型图、定单及合同、按揭相关资料、各种附件资料等。10.作好销售代表的轮休安排（尽可能兼顾生日休息），服装安排，销售代表的候客顺序。通常的工作流程：早会中核对前一日《销售日报表》——汇总前一日《销售日报表》——会后打开电脑转制数据——录入汇总《工作日志》并发邮件给董事长、总经理、销售经理——分类整理报刊广告资料——录入当日意向书、定单、合同、当日《客户对销售代表的评价》——整理部门资料、销售数据——汇总当日的《工作日志》。项目发售前的准备工作：制作价格一览表、明细表——制作销售情况一览表——录入房源表——准备合同文本、合同补充协议、合同编号、工程变更单等。项目交房前的准备工作：查验老合同资料，制作《交房核查表》——组织销售代表填写标准合同或交房资料——与财务部核对该项目的销售资金的回笼情况。销售情况的准确、及时把握是公司决策的首要前提，而销售情况来源于每一天每一套房屋的信息反馈，因此，销售情况的录入必须当天完成，且准确无误，否则，每一个数据、每一个文字有误由主管发现则对销售助理处以20元罚金，由经理发现则对主管处以50元，对销售助理处以20元罚金，如产生不良后果对相应责任者将课以各自罚金比例的经济处罚。四．销售代表销售代表是销售的前沿窗口，直接面向客户，服务于客户，要随时保持良好的仪态、仪表，良好的服务意识和服务质量，充分展现优秀企业的窗口形象。通常的工作流程如下：对客户的售前服务——《客户记录表》的登记——客户决定下定单前报告主管——为-8-客户签单（包括意向书、预定单、主合同、补充协议、花园协议、太阳房协议、《客户档案》、《客户对销售代表的评价》）——销售情况的记录——填写《销售日报表》——交合同给销售助理——填写《工作日志》——对客户的售中服务——对客户的售后服务。1.对客户的服务。包括：a.售前服务（客户下定单之前）。客户的接待，环境、配套、户型的诚恳介绍，；b.售中服务（客户购房之后，入住之前）。反映和解答客户提出的疑问，征求客户对公司、对自己的意见、建议，向客户通报工程进度，与客户分享公司和自己取得新成绩后的喜悦，邀请客户参加公司举办的活动；c.售后服务（客户入住之后）。积极向相关部门反映客户入住后的想法、困难，配合物管公司向客户解释和解决客户的困难，邀请客户参加公司举办的活动，与客户分享公司和自己取得新成绩后的喜悦。2.对客户的服务应主动、热情、诚恳、讲礼貌、有分寸；对房屋的介绍从大环境到小环境，到户型，从公司到公司领导应娓娓道来，详简得当，语言规范、高雅，条理清楚，特别要避免由于简单从事或经验主义而流失客户。3.《客户记录表》的填写。销售代表在初次接待客户时要填写《客户记录表》，注明客户姓名、联系方式、咨询事项、来访日期等，以备日后查询。《客户记录表》应依次填写、不留空格，如发现有蓄意不规范填写者，将处以200元—500元的罚款，累计违规三次者予以除名。4.销售代表在客户做出购买决定时要及时以书面形式报告销售助理，关于客户姓氏、预定或合同、户型、位置等情况，核实无误以后，销售代表才能与客户签定的定单或合同，办理相关的手续，由销售助理变更《售房状况一览表》，并及时告知其他销售代表。客户是否购、退房以定单（定金）为准，或由主管视具体情况调节，如发现有为售房而欺瞒同事、客户、主管的将处以200元—500元罚款，并且该已售房的提成充当销售部基金，或由主管视情况贴补给另一位销售代表。《售房状况一览表》由主管或销售助理掌握，销售代表不得擅自改动，否则处以1000元罚款。5.签单。包括意向书、预定（订）单，合同，补充协议、花园协议、太阳房协议、客户档案，客户对销售代表的评价（客户签单后由销售代表报告主管，主管请客户填写，销售代表回避）。签单有签单销售代表，复核销售代表，销售助理接单后进行最后复核，签单各项内容不得有误，一处有误轻则各责任人罚款50元，重则各责任人罚款500元并承担相应的经济及法律责任，公司不承担由于工作人员的失误而造成的任何损失。6.《销售日报表》的填写。销售代表在给客户办理完定、退、换房手续的当天要填写-9-《销售日报表》，详细载明客户姓名，定、退、换房的位置，定、退、换房单的形式（预定，合同，或预定换合同），已签定合同的要载明合同金额，付款方式（包括付款方式的改变），以便销售助理做销售统计。以上各款漏写、误写的，每一套房罚款50元，如造成房屋重复销售而未产生严重后果的罚款500元，造成严重后果的处以1000元罚款并自行承担一切经济及法律责任。7.销售情况的记录。销售代表应非常清楚自己的客户情况及销售情况，以便对客户进行售后服务，销售代表必须自己拟定一套完整的客户档案，包括客户姓名、合同编号、订房的位置、付款方式、定金数额、房款数额、缴纳日期、嗜好、家庭基本情况、购此房的原因、对公司认识、对自己工作的看法，等等。8.《工作日志》