会议管理模块操作手册

KKMMSS系系统统会会议议管管理理模模块块用用户户操操作作手手册册行行政政保保障障中中心心编编制制编写成员主编：方方副主编：孟建军陆素林责任编辑：刘佳前言KMS系统会议管理模块用户操作手册前言知识本来就存在公司组织内部，只是凌乱地分散在组织内不同单位及员工的个人身上，公司实施知识管理的动机就是要把散落各处的知识加以整合，创造更大的附加价值与效益。知识管理系统项目是针对公司集团化建设目标，全面提高集团架构下协同办公能力、办公效率，降低公司运营管理成本，实现知识的收集、管理与共享而部署的信息化建设项目之一。知识管理系统于去年9月在中心支公司层面正式上线应用，标志着历时一年半时间开发的知识管理系统顺利实现了上线切换，网络化、电子化的办公模式成为现实，总、分、支三级机构6000余名管理干部全部实现了电子化在线办公，大大地提高了行政运转的效率。目前，知识管理系统特别是电子化办公系统运行较为稳定，流程运转比较顺畅，较好地实现了传统办公模式向电子化办公模式的转变，使在不同办公地点的各级管理人员实现无障碍、交互式的电子化办公形式。但是，伴随着新员工的不断加入，对于电子化办公系统的学习和掌握不够全面，一定程度上影响了行政运转的效率。为了全面提升电子化办公系统的应用效果，总公司行政保障中心针对公文管理、会议管理、档案管理等常用的电子化办公手段，组织参与系统建设的相关人员，编写了这份电子化办公系统用户操作手册。手册采用文字与图片相结合的方式，以情景模拟的形式通俗易懂地介绍了各条流程、各个环节的操作流程，并针对日常办公过程中的常见问题提醒注意事项。希望通过这份手册可以成为各级员工工作中的好帮前言KMS系统会议管理模块用户操作手册手，帮助大家更好的使用电子化办公系统，从而解决日常培训覆盖范围不广的问题，最终达到提升行政运转效率的目标。我们将根据电子化办公系统的最新完善状况，不断充实手册内容。同时，对于手册中有内容不完整或表述不清楚的地方，欢迎各级员工向我们反馈，以便我们及时修改、完善。编写组2007年12月7日目录一、会议管理模块概述...............................................................................................11.会议管理模块的主要功能......................................................................12.会议管理模块的主要特点......................................................................1二、会议管理模块操作指南.......................................................................................11.会议管理模块的进入..............................................................................12.会议召开申请..........................................................................................22.1.现场会议申请流程............................................................................22.1.1.提出申请.....................................................................................22.1.2.中心/部门内部初审...................................................................72.1.3.中心/部门审定...........................................................................82.1.4.会议管理员初审.........................................................................92.1.5.其他中心/部门会签.................................................................102.1.6.行政中心领导审批...................................................................102.1.7.公司领导审批...........................................................................122.2.视频会议申请流程..........................................................................132.2.1.提出申请...................................................................................132.2.2.中心/部门内部审核.................................................................152.2.3.会议管理员初审.......................................................................152.2.4.其他中心/部门会签.................................................................162.2.5.行政中心领导审批...................................................................172.2.6.公司领导审批...........................................................................182.3.日常办公会议申请流程..................................................................193.会议列表查询........................................................................................213.1.现场会议查询..................................................................................213.2.视频会议查询..................................................................................223.3.日常办公会议查询..........................................................................234.会议室管理............................................................................................244.1.会议室情况查询..............................................................................244.2.会议室占用情况查询......................................................................254.3.会议室使用申请..............................................................................254.4.会议室使用审批..............................................................................274.5.会议室使用情况修改与删除..........................................................285.办理跟踪................................................................................................296.历史查询................................................................................................30三、常见问题解答.....................................................................................................30四、附录...............................................................................................................32附录1新华人寿保险股份有限公司内部会议管理办法..................................33附录2新华人寿保险股份有限公司视频会议管理暂行办法..........................42附录3关于加强总公司会议场所统一管理的通知..........................................52正文KMS系统会议管理模块用户操作手册-1-一、会议管理模块概述1.会议管理模块的主要功能适用于总公司年度会议计划的编制、现场会议和视频会议的召开申请、总公司大厦会议室使用申请、总公司日常办公会议通知；总、分公司相关人员参与会议效果的评估。通过系统实现对会议的申请、审批以及会中、会后的管理功能，并对会议的相关信息提供完整的管理方案。2.会议管理模块的主要特点2.1.时时办理跟踪：通过办理跟踪功能，可以实现所有会议申请流转人对所处理会议审批情况的动态掌握，包括会议申请流经到哪里和各经办人的意见，便于会议申请的追踪，极大的节省了日常咨询的人工成本。2.2.历史记录查询：通过历史查询功能，可以实现所有会议经办人对所处理会议申请历史情况的查询，有效地实现工作信息的积累，避免因翻阅历史资料所带来的工作时间的浪费。2.3.动态展示平台：通过会议列表和会议室占用展示等功能，动态反映会议召开信息和会议室使用情况，避免冲突，最大限度的利用各种会议资源。二、会议管理模块操作指南为便于各级员工了解并掌握会议管理模块各条流程的操作，下面将对会议管理模块的会议召开申请、会议室申请等进行分门别类的介绍。1.会议管理模块的进入正文KMS系统会议管理模块用户操作手册-2-首先介绍一下如何登陆会议管理模块，这也是进行相关操作的基础。登陆公司主页，找到左侧栏目列表中中的其他工作，点击会议管理系统即可进入会议管理模块并进行会议申请等操作。2.会议召开申请会议召开申请流程可以实现现场、视频、日常办公会议的申请、审批的全流程电子化管理。2.1.现场会议申请流程