信息工程部管理手册-部门行为规范

信息工程部管理手册-部门行为规范1会议管理制度...............................................................22CC电话会议系统管理制度....................................................23招投标管理制度.............................................................54电子文档管理制度...........................................................65RTX信息群发管理制度.......................................................66OA系统审批管理制度........................................................67接受外部任务制度...........................................................78账户管理制度...............................................................79网络中断汇报制度...........................................................710手机信号屏蔽器管理制度....................................................811通讯管理制度..............................................................812信息收集发布制度..........................................................913新闻通稿撰写制度..........................................................914新员工入职引导制度........................................................915办公环境管理制度.........................................................1016档案整理制度.............................................................1017设备领用制度.............................................................1018业务报表制度.............................................................1019信息工程部用户反馈问题上报制度...........................................1120部门内部报销制度（部门奖金）.............................................1122泛微OA管理规范..........................................................171会议管理制度1.1为加强部门工作的计划性，利用信息化手段实现工作管理，从即日起信息工程部所有员工在致远OA填写“计划/会议/日程”。1.2会议管理规范1.2.1会议发起人于会议前一天在会议管理模块中新建会议，（总经理组织的会议责成综合组发起）。1.2.2其他人员在收到会议通知后，在回执之前必须先完成“会议转事件”，共享类型为“公开给他人”，共享对象选择梁总。1.2.3会议发起人在会议管理中发起新会议的同时，需日程管理的个人事件中新建一项个人事件，标题为具体的会议名称，共享类型选择“公开给他人”，公开对象选择梁总。1.2.4会议发起人在日程管理的个人事件中新建一项个人事件，标题为具体的会议名称，共享类型选择“部门事件”，部门选择信息工程部。在时间内容中注明会议地点、参会人员。1.3日程管理规范1.3.1部门员工每日上班后需在日程事件中，填写一天的工作计划；1.3.2涉及会议的日程安排已在上述“会议管理”中实现，不需再次填写；1.3.3非会议类计划性工作，填写在日程事件中，以便领导查看。1.4部门员工都应提前准确填写，以免计划不当造成会议安排问题。1.5综合组负责此项工作的培训、落实、检查、督促。2CC电话会议系统管理制度2.1电话会议系统管理模式根据CC电话会议系统的特点，对系统采取信息工程部统一管理，分部门授权使用的模式管理，具体如下：3.1.1账号管理(1)为便于使用和管理，电话会议系统将使用一个总账号和若干个分账号，总账号和分账号均由信息工程部代表集团统一申请和管理。(2)总账号的管理口令由信息工程部商务副总保管（并在总经理处备案）；分账号的管理口令由信息工程部商务经理统一保管（并在主管副总和总经理处备案）。总账号与分账号口令如需更新，须上报主管副总和总经理。2.1.2应用管理2.1.2.1总账号是管理账号，无特殊情况，不用于召开电话会议；2.1.2.2分账号是应用账号，专门用于召开电话会议；2.1.3电话会议申请单位通过向信息工程部申请分账号和电话会议费用的方式召开电话会议。2.2电话会议业务管理2.2.1电话会议申请与受理2.2.1.1申请部门在OA中发起“电话会议申请流程”，提出电话会议使用需求。2.2.1.2经信息工程部总经理批准后，向申请部门电话会议系统提供分账号，并在分账号内转入初始费用。2.2.1.3各使用部门应指定专人作为电话会议系统的关键用户：（1）关键用户负责接受信息工程部视讯组提供的系统使用培训；（2）关键用户负责对配发给本部门的电话会议分账号进行管理（账号密码须妥善保管，不得随意更改）；（3）关键用户负责及时核查本部门分账号费用支出情况，余额不足时应及时发起费用申请。2.2.1.4电话会议由申请部门自行召集、组织与召开，特殊情况可请求信息工程部视讯组提供支持。2.3电话会议费用管理2.3.1电话会议费用申请2.3.1.1电话会议使用部门根据需要，可不定期向信息工程部提出费用申请；2.3.1.2申请流程：（1）申请部门经办人（关键用户）提出申请（2）申请部门负责人审批（3）信息工程部副总经理审批，拨付费用并进行分账号转账操作（4）知会申请人和信息工程部商务经理2.3.1.3电话会议费用登记管理（1）商务经理应建立电话会议使用情况台账，对每次费用拨付情况作好登记；（2）商务经理应每月编制电话会议使用情况报表，经商务副总审核后上传OA；（3）商务经理应根据使用情况，出具费用分析报告；（4）商务副总应定期检查费用余额，审核台账。2.3.1.4费用交纳（1）根据费用支出情况，总结规律，确定费用余额预警额；（2）商务经理办理请款、付款、报销等手续。3招投标管理制度3.1投标文件的编制与发放需遵循《信息化管理制度》，投标厂商如无特殊情况不得少于三家。3.2拟选投标厂商由项目建设组织者负责，商务组负责拟定招标计划、招标文件要素、合同要点等内容，并编制完整的招标文件，经商务副总审核，并报部门总经理及相关部门（法务部、成本控制部）审批后方能向投标人发放招标文件。3.3评标前的各项工作（包括向投标人发放招标文件、与投标厂商进行联系等）通常由商务组非评标人完成，如因客观原因该人员不能完成，则由其他组非评标人代为完成。其他人员（包括各组组长）未经部门总经理批准，不得擅自在定标前直接与投标厂商联系。3.4招投标过程中，对各投标厂商的来访，我方接待人员不得少于两人。3.5评标人员应严格遵守保密规定，未经部门总经理批准，不得在任何时间、任何地点以任何方式向评标小组以外人员透露各厂商的技术方案与商务报价。3.6一旦合同签订，招标的过程文件（招标文件、投标文件、开标记录、评标记录、洽谈会议纪要、相关补充或澄清文件、定标资料、内部相关审批文件等）由经办人整理后移交商务经理存档，电子文档须打印归档，并OA中建立相关招标档案目录，将电子文档存档。招标过程中的文件，必须严格按制度完成相关的签字组合。4电子文档管理制度4.1所有部门对外文件都应在总经理审阅同意后方可传递、上报和下发。4.2所有电子文档都应严格按照“文件名＋（姓名：时间）”统一格式确定文档名。4.3信息工程部内部发文和传递文档，一律要求使用WPS格式，无论文档、表格还是演示文稿。4.4所有正式对外电子文档必须在电脑中保留备份，以备查阅。4.5对于需要部门内共享的文档，经总经理审批后，应及时上传到OA“知识文档”中。4.6电子文档属于企业机密，应按照保密制度进行管理。5RTX信息群发管理制度5.1对于在RTX中进行代表信息工程部的对外的群发，需经总经理批示后方可操作。5.2RTX广播权限的授予需经总经理批示，本部门RTX的广播内容也需经总经理审批。5.3流程：拟稿人-主管副总审阅-总经理审批-拟稿人群发。5.4信息工程部的RTX广播人为OA项目经理。6OA系统审批管理制度6.1部门员工应在上班后立即登陆OA系统。6.2对于部门内部流程的审批时限不得超过一个小时。6.3对于复杂流程，在与相关领导商洽后，审批时限不得超过半天。6.4部门员工在流程发起后，应马上通过RTX通知相关人员请求审批；如审批人不在，应通过短信和电话告知。6.5如审批人无法审批，应在电话或短信中告知发起人，另外通过电话和短信通知流程下端人员自己的审批意见。7接受外部任务制度7.1部门人员从其他任何部门接收任何没有明确流程的任务要先提交给总经理，由总经理统一把握工作安排，经过总经理审批后答复对方，并进行下一步工作的开展。7.2对于OA中接到的工作事项，在回复前需将拟回复内容以内部文字形式报总经理批示后方可回复。7.2.1未经总经理批准，不得擅自接受外部任务指令。8账户管理制度8.1任何系统管理员账户密码，不得授予非正式员工掌握与管理。8.2人力资源部未能及时将公司员工账户录入HR系统时，OA项目经理应及时与人力资源部协调，尽快录入员工信息。8.3集团员工离职时，应首先注销账户信息，然后再办理其他手续。9网络中断汇报制度9.1信息工程部全体成员如发现网络中断应第一时间通知网络管理值班人员，同时电话告知总经理。9.2网络管理人员应在第一时间快速响应查找原因并进行应急处理，以保障网络的通畅。9.3应急处理后应尽快查找原因研究解决方案，并出具问题分析报告上报部门总经理。10手机信号屏蔽器管理制度10.1手机信号屏蔽器（下称屏蔽器）仅限于集团内部各类型会议使用，不得外借。10.2屏蔽器由信息工程部商务经理负责保管。商务经理应对屏蔽器进行登记、编号、造册，作好使用登记，并负责对领用人进行使用培训。10.3屏蔽器的使用须经如下流程审批：（1）董事长参加的会议申请人—信息工程部总经理—主管副总裁；（2）副总裁参加的会议申请人—信息工程部总经理；（3）其他会议申请人—商务副总经理。10.4信息工程部商务副总经理负责对屏蔽器的使用情况进行检查，要定期核查设备工况和使用登记表。11通讯管理制度11.1为保持工作联系畅通，平台组和网络组成员必须保持全天手机开机；其他组成员必须保证工作日6:00~22:00开机，节假日9:00~21:00开机。11.2开机时段内，须做到手机随身携带，并将手机调整为最适合的状态，以保证在来电的第一时间接听电话。11.3在规定的开机时段内，任何人不得拒听来电。对于特殊情况造成未接电话的，应在看到未接信息时，在第一时间回拨。11.4部门内仍未办理移动手机卡的人员应立即办理；商务组负责在2009年1月25日前部门全体人员都要开通“内部短号码”功能。11.5今后手机号码变更应首先与商务组商洽开通新号码集团手机专网功能后，同时及时在RTX中进行