出纳管理作业流程及工作手册范本

附錄壹-1一出納管理作業流程及工作手冊範本總說明為建立出納管理制度，提昇出納管理效能及服務品質，加速公款支付，確保公款之安全，爰依據事務管理規則第六十二條之三規定精神，訂定出納管理作業流程及工作手冊範本，作為各機關研訂其出納管理作業流程及工作手冊之參考。各機關出納管理單位應依其組織特性，參考本手冊範本，擬訂出納管理作業流程及工作手冊，陳經機關首長或其授權人核准後實施，俾利出納事務之推動。本手冊範本係依據會計法、國︵公︶庫法、中央政府各機關預算執行要點、事務管理規則暨手冊出納管理部分、公款支付時限及處理應行注意事項、普通公務單位會計制度之一致規定、內部審核處理準則及其相關法規，考量各機關出納管理單位及其工作性質，彙整其共通性部分據以研擬，計分總則、安全及設施、收款、付款、各項費用之扣繳作業、零用金、票據、有價證券及保管品之收付與管理、押摽金、保證金及保固金之收付、收納款項收據之管理、出納帳表及出納業務之檢核等十一章。第一章總則一、為建立出納管理制度，依公開、透明作業程序，提昇出納管理效能及服務品質，加速公款支付，確保公款之安全，特依據事務管理規則第六十二條之三精神訂定本手冊範本。二、本手冊範本所稱出納管理，係指依法管理現金、票據、有價證券、保管品等之收付、移轉、存管附錄壹-1二及帳表之登記、編製等事項。管理上項出納事務之單位為出納管理單位；出納管理人員係指實際經管現金、票據、有價證券、保管品等之收付、移轉存管及帳表登記、編製之人員。主辦出納係指綜理、督導、指揮出納管理業務，不實際經管前項出納管理人員辦理事項之人員。三、出納管理人員每六年至少職務或工作輪換一次，並貫徹休假代理制度。四、出納管理單位對機關收支款項，收入部分，以委託金融機構代收為原則，支出部分，除零用金外，以直接匯撥為原則。五、出納管理單位應根據會計憑證，辦理關於現金、票據、有價證券、保管品等之收付、移轉、登記及財產契據之存管等事項。六、出納管理單位應參酌實際情形，依財政部國庫署︵各級地方政府為財政主管機關︶核定之額定零用金限額內，簽奉機關首長或其授權人核准後，提取定額現金備作零星事項之支用。七、出納管理單位保管之現金、票據、有價證券、保管品、契據等不得挪用或作借支。八、出納管理單位收納各種收入，除法令另有規定者外，應一律使用收納款項收據，並設置收納款項收據紀錄卡，及時通知會計單位編製會計憑證入帳。前項收納款項收據，除經手人簽章外，並應由主辦出納、主辦會計及機關首長簽章。九、符合額定零用金動支事項及款額之支出，由出納管理單位根據核准文件憑證在額定零用金內支付之。附錄壹-1三十、出納管理單位接到應︵待︶付款單據後，應恪遵公款支付時限及處理應行注意事項規定之時限辦理，不得稽延。十一、出納管理單位除依法得自行保管之經費款項外，收納之各種款項、票據、有價證券、保管品等，應依規定於當日或次日解繳公庫，最長不得逾五日。但法令另有規定者不在此限。前項自行保管及收納之各種款項、票據、有價證券、保管品等，在經收及依法保管期間，遇有損失時，應依審計法第五十八條及第七十二條規定辦理。十二、專戶存管款項存款之支票，應由機關首長、主辦會計暨主辦出納簽章，上述人員均得授權代簽人簽章。第二章安全及設施十三、各機關為確保出納管理單位經管之現金、票據、有價證券、保管品等之安全，應於出納管理單位之辦公處所設置閉路電視監視系統，每一攝影機及錄影機，應將出納管理單位房間之進出口及走廊全部涵蓋於監視之範圍內。但事實無法裝設者，在能確保其安全下，得不設置前述之監視系統。十四、出納管理單位如與其他單位同在一辦公室工作，其位置應設在辦公室最內角為原則。十五、出納管理單位之保險櫃，應放置於乾燥處所，並儘量靠近出納管理人員。十六、出納管理單位對於有關單據，應妥慎管理。附錄壹-1四十七、出納管理單位之保險櫃門鍵應牢固、櫃壁應堅實、密碼盤應採複算者。十八、業務無關人員不得逗留出納作業處所或翻閱各種公文、帳簿。十九、出納管理人員在工作時間，應儘量避免會客。二十、保險櫃應不定期變更密碼，關閉時，應隨時注意迴轉密碼，關閉上鎖，鑰匙應隨身攜帶。二十一、當日收付應於當日結算。二十二、出納管理人員解領款項，應親自辦理，並視需要加派人員協助。二十三、出納管理單位保險櫃內不得代為保管私人財物。二十四、出納管理單位得採櫃檯化方式辦理收付，並力求程序簡化。二十五、出納管理單位日常收納事項較多者，得依規定洽請代理公庫銀行派員在本機關駐收。第三章收款二十六、收入款項可由繳款人直接向公庫或金融機構繳納者，應不由出納管理單位收取為原則。二十七、收款作業：︵一︶出納管理人員收到會計單位開具之收入傳票或收款通知單，應即通知繳款人繳納。收受時，出納管理人員對收入款項，務須當面清點，並及時登記備查簿，如該款項依規定應送存國（公）庫者，應填具繳款書，如數解庫，並將收據移送會計單位登帳。︵二︶出納管理人員對依法令規定應收納之款項，得先行收納開立收據，於當日或翌日上午前送會計附錄壹-1五單位補開收入傳票入帳。︵三︶收入現金、票據、有價證券、保管品等，須當面清點。︵四︶收入票據，應審閱發票人或銀行名稱、地點、種類、抬頭、金額、日期、背書等是否與規定相符。︵五︶收入之現金、票據、有價證券、保管品等，依照規定應送銀行或國（公）庫者，隨時填具送金單︵簿︶或繳款書，如數解繳。︵六︶委託銀行代收票據，應先登入備忘簿，俟銀行通知後，再行列收。如有延誤，應即洽詢。︵七︶經辦收入事項，須按照先後次序，編列號碼，並視需要使用號碼憑證︵牌︶發給繳款人，以憑調換正式收訖憑證。︵八︶款項收妥後，即在傳票或繳款單上加蓋收訖日期戳記及經收人私章。︵九︶每日結算終了仍有收入款項等，應記入現金暫記簿，次日再補行正式登帳。︵十︶出納管理人員對收入款項，應隨時按順序登帳。二十八、經收現金或有價證券，應切實分別清點檢查。現金之點數、偽鈔辨別、塗改、破損、水漬等之鑑別方法如下：︵一︶現金點收方法可分大點與小點：１、大點者謂鈔票十小紮︵一小紮一百張︶捆成一大紮之後再點明有無十小紮。附錄壹-1六２、小點者謂點算一百張、五十張或零碎之鈔的方法，一小紮有一百張、五十張兩種。３、點法有二種：算。等。用兩法各點一次無誤時，用紙條每一百張或五十張捆一紮後，點算者蓋章於紙條上。另金屬輔幣點法，用手持有洞板即板內劃分五十洞，其每個洞與金屬輔幣同規格大小，每個輔幣可以進一洞，各洞填滿時點明有無空洞或二個重覆，而後分二十五個包裝圓椎形或一千個盛一布袋。︵二︶偽鈔辨別法：１、鈔票上是否具有經印製發行單位公告之鈔票防偽特徵。２、發現有偽鈔在市面出現時，應驗明與真鈔不同之處而特別注意。３、未發現有偽鈔前應注意下列可疑之點：質︵新鈔舊鈔︶有無差異。附錄壹-1七︵三︶塗改：鈔票上塗改係指在鈔票上畫種種字樣、圖樣或亂畫之謂。此種鈔票應不予收受。︵四︶破損：鈔票因用久致陳舊破損，其破損程度超過四分之一者不予收受。︵五︶水漬：鈔票因不慎落水，致不能辨別真偽時，不予收受。二十九、經收現金、票據、有價證券、保管品等，如發現偽造或變造時，應即依法究辦，如未查究，其損失應由經收人員賠償。三十、收納各種收入，除法令另有規定外，應一律使用收納款項收據，按編號順序領用，另設收納款項收據紀錄卡，並依照各聯別規定分別辦理。如因填寫錯誤，應即辦理銷號手續。已使用之收據及收款書存根聯，應依類別加裝封面，按號次裝訂成冊妥慎保留，以備抽查。第四章付款三十一、可直接以票據、匯撥或劃撥方式支付債權人者，應不由出納管理單位支付為原則。三十二、收到會計單位編製之付款憑單，應即遞送地區支付機構辦理支付。其屬於受款人自領方式附有﹁領取支票憑證﹂者，應即通知受款人前來領取。三十三、收到會計單位編製之支出傳票，其屬於在專戶存管款項支付者，應即簽發﹁公庫專戶存款支票﹂，通知受款人前來領取。三十四、辦理付款時，應檢核所附憑證，是否與支出傳票及印鑑相符。如付款時，需取具收據或發票附錄壹-1八者，應注意合於支出憑證證明規則之規定。三十五、領款人出具之收據、統一發票或收款證明，應於支付後，附於支出傳票之後，並於傳票附件欄註明張數。三十六、經辦支付事項，須按申請先後辦理。必要時得使用支付號碼憑證，循序辦理手續。三十七、支付現款時，應詢明申請者之現金數目，並收回支付號碼憑證或其他領款憑證。三十八、支付現金之數額，應請收款人當面點清。三十九、在專戶存管款項內支付之款項，應一律簽發抬頭支票，並劃線，十萬元以上者並應註明禁止背書轉讓。四十、簽發支票除應根據合法之會計憑證外，並應注意下列各點：︵一︶簽發支票時，應注意存款餘額。︵二︶金額數字應用中文大寫，數字末尾應加一﹁整﹂字。︵三︶支票金額須同時填寫阿拉伯數字者，應一併填寫。︵四︶支票上應填明日期及與付款憑證相符之受款人姓名或公司行號名稱。︵五︶各機關如規定受款人應於支票存根上簽名或蓋章者，從其規定。︵六︶簽發支票之號碼帳號等，應於傳票上註明。︵七︶簽發支票如有錯誤應即作廢，並加蓋﹁作廢﹂字樣，重新簽發，不得塗改。附錄壹-1九四十一、款項付訖後，即在傳票上加蓋付訖日期戳記及經付人員章。四十二、匯寄附屬單位或其他機關之款項，應斟酌實際情形，分別電匯、信匯或票匯，以向金融機構匯寄為原則。如簽發支票，須先保付者，應經保付再辦理匯寄手續。四十三、支付款項，須由金融機構匯寄者，應洽會計單位在傳票上註明匯往地點及受款人名稱，即日匯出，並將匯款憑證附入原傳票。四十四、薪津、加班、約聘僱人員離職儲金公提部分及不休假加班費等各項補助費須先經相關單位統一造具清冊付款案件之出納作業如次：︵一︶建立資料：１、依據人事或相關單位之通知或依權責調查後，建立及更新出納基本資料檔案。２、通知員工在機關委託之金融機構開立帳戶，據以輸入電腦建立資料檔，俾辦理劃撥入帳。︵二︶辦理付款轉帳存款作業程序：１、薪津、加班、約聘僱人員離職儲金公提部分及不休假加班費等各項補助費須先經相關單位統一造具清冊送請相關單位審查核可後，由會計單位簽開「付款憑單」，由出納管理單位︵員工薪津部分須於發薪前七日︶遞送財政部台北區支付處︵各級地方政府為其指定之支付機關或機構︶，並適時將相關轉帳媒體資料送金融機構。２、財政部台北區支付處接單後，將支付之款項︵薪津須於三日前︶全數撥入各機關指定之受託附錄壹-1一○金融機構。各受託之金融機構，應依約定日期，將款項劃撥入員工帳戶，如有無法劃撥入帳或賸餘之款項，應全數撥入該機關之劃撥帳戶，出納管理人員再依規定辦理支出收回手續。（如各機關有代員工扣繳事項時，得採劃撥入帳或領回轉發方式辦理）。３、各機關於發放上述各項費用款項時（薪津須於每月發薪日前七天），按立帳之金融機構別填造存簿儲金團體戶存款單及委託金融機構代存總表各一式三份送交該金融機構。（送交日遇星期六、日提前於星期五送交）。４、各機關支付之各項費用未經金融機構劃入各該員工帳戶前，出納管理單位為免溢付，得填送「止付通知單」一式三份交金融機構辦理沖退存款，並存入機關金融機構之劃撥帳戶內，再由出納管理單位辦理支出收回手續。５、出納管理單位於各項費用轉帳劃撥後，應通知各受款人︵含電子郵件之通知︶。四十五、不必造具清冊各項費用之付款案件，依據會計單位所開支出傳票或付款憑單，由出納管理單位之出納管理人員支付者為範圍，付款種類包括人事費、各項業務費、各種事務性開支等之經費，付款時，除必需支領現金者外，以轉帳劃撥為原則，其作業如次：︵一︶出納管理人員收到會計室付款憑單，應即遞送財政部台北區支付處︵各級地方政府為其指定之支付機關或機構︶辦理支付，其屬於自領方式附有「領取支票憑證」者，應即通知受款人前來領取憑證後，逕往支付處領款，其屬於出納管理人員領取者，應俟領到現金後，通知受款人領附錄壹-1一一取。︵二︶出納管理人員收到會計單位開具之支出傳票，其款項屬於在專戶存管款項支付者，應即簽發「國︵公︶庫專戶存款支票」通知受款人領取。︵三︶出納管理人員於支付現金時，應請收款人當面清點，離去後如有短少，概由收款人自行負責。︵四︶在專戶存款內支付之款項，應一律簽發抬頭支票，並依規定劃線或禁止背書轉讓。︵五︶支付款項須由金融機構匯寄者，應洽