办公室管理手册(精)

１前言为了规范总务行政管理工作，我们依据公司的有关规章制度，结合北京华联四年来总务行政管理的基本经验，编写了这本《总务行政管理手册》。总务行政管理包括的内容多、范围广，涉及到许多方面的业务知识。在编写中，我们力求突出总务行政管理的原理，全面介绍总务行政管理的内容、任务、职责、流程、标准、各项规章制度及操作知识。在实际工作中，公司有明文规定的按照规定执行。由于此册尚属初编，尽管我们反复地讨论、修改，但终因水平有限，难免存在许多缺点和错误。恳请大家在实际工作中不断提出修正意见，使《总务行政管理手册》更加具有实用性和操作性。二00一年十一月２第一章概述第一节总务行政工作的概念总务行政部门是以筹划和运用人力、物力、财力，从物资、管理等方面而保障公司正常经营的后勤服务支持部门,其所有工作必须紧紧围绕着公司经营活动而进行。任何公司、团体单位都有总务行政工作，虽然他们在各单位肩负的任务不尽相同或者部门名称不同，但所起的作用是相同的，都是围绕主要工作目标的实现，充分发挥服务和保障作用，以创造良好的工作环境和生活环境，确保主要工作的正常进行。所有在北京华联系统从事总务行政工作的同仁都要在大脑里牢牢树立“销售”的观念、“成本”的观念，确立“没有销售、不讲成本，什么利益都无从谈起”的忧患意识。总务行政工作的核心是“服务”和“管理”，只有把“管理”理解为标准化的服务、科学化的服务，而不时“关卡”，才能做好总务后勤保障工作。北京华联系统总务行政管理的内容，概括起来可以分为五大类：一、固定资产管理二、低值易耗品管理三、物业管理四、生活管理五、通讯管理第二节总务行政工作的指导思想、方针和原则一、指导思想、方针总务行政管理工作的指导思想是：积极适应公司经营的需要，不断完善规章制度、规范服务，充分发挥资产的使用效能，更好地为公司经营服务，不断提高公司经营效益。总务行政管理工作的方针是：在公司各级领导的正确领导下，充分发挥总务行政部门的服务保障作用，强化总务行政管理工作的＂全局观念＂、＂服务观念＂和＂制度观念＂，逐步实现总务行政管理工作＂标准化＂、＂制度化＂、＂规范化＂，培养德、才兼备的管理人才，提高整体服务保障能力。３二、总务行政系统管理原则总务行政系统的管理原则是：制度控制、属地管理、单元核算。（一）制度控制：即总公司负责制订全公司总务行政管理制度和管理办法，用制度规范所属企业的总务行政工作，所属企业必须严格按制度办事。（二）属地管理：即总公司所属企业在执行总公司各项制度的基础上，结合本公司实际情况制订实施细则，具体管理本公司的总务行政工作。（三）单元核算即谁使用谁管理，谁受益谁承担费用。第三节总务行政管理队伍建设总务行政管理队伍建设的关键是人才的选拔与培养，人才永远是公司最宝贵的财富。总务行政管理工作者必须具备强烈的主人翁意识、必要的文化知识、熟练的操作技术、较强的管理能力、高尚的职业道德、鲜明的法纪观念、敏锐的市场意识。用人的原则是用人之长，但不求全责备；尊重学历，但不唯学历是用，业绩是衡量人才的根本标准。平时还应注重对人才的教育培养，建设一支作风过硬、业务过硬、管理过硬、纪律过硬的总务管理工作队伍。人员的素质要达到以下要求：一、要有高度的敬业精神和责任感总务行政工作是非常烦琐、非常具体的事务性工作，必须真抓实干。因此，必须要有高度的敬业精神和责任感，要有败不馁、胜不骄的精神，要敢于吃苦，勇于奉献。对工作要兢兢业业，不计较个人得失，不说空话，多干实事。二、要有良好的品德修养良好的品德修养是干好总务行政管理工作的最基本的素质，总务行政部门与钱、物打交道，必须具有大公无私的高尚情操，坚持原则，秉公办事。要严格要求，以身作则，不能近水楼台先得月，一定要廉洁奉公，洁身自好，严以律已。三、要有广博的知识和较高的管理才能现代总务行政工作对管理的要求越来越高，且管理的范围较广。因此管理人员必须认真钻研本职业务，对业务要做到精益求精，加强现代管理科学知识学习。四、要有敏捷的思维能力敏捷的思维能力是管理者多谋善断的基础，是提高决策组织能力的重要条件，要做到处理事情，解决问题主意多、办法多、决心大、行动快。４五、要有实事求是的态度和创业精神实事求是是搞好总务行政管理工作的重要原则，无论想问题、订计划、做工作必须做到一切从实际出发，反映情况要真实可靠，统计数字要严密精确，编制计划要符合实际，总结经验要尊重事实，反对说假话、大话、空话、报喜不报忧、弄虚作假、欺上瞒下。第四节总务行政管理职能与职责一、总公司资产管理部是全公司总务行政管理的一级部门。其基本职能是：总体决策、宏观调控、建章立制、监督检查。主要职责是：（一）贯彻执行公司有关方针、政策，建立、健全公司总务行政管理的各项规定、标准、制度、办法等管理法规体系。（二）监督检查全公司总务行政管理的各项规定、标准、制度、办法等管理法规执行情况。（三）指导、规范全公司土地、房屋建筑物、商用固定资产的接管验收、租赁、转移、出售、管理跟踪等事项。（四）指导、规范全公司固定资产的管理工作。（五）负责全公司主要自用品的统采工作。（六）指导、规范全公司工服、购物袋、事务用家具、印刷品及各类纸张的订购、委托加工等日常管理工作。（七）负责全公司总务行政专业报表汇总及分析工作。二、地区公司总务行政部门是公司总务行政管理的二级部门。其基本职能是按照总公司的要求，具体管理和指导本公司的总务行政管理工作。主要职责是：（一）贯彻执行总公司有关总务行政管理的规定、标准、制度、办法，结合本公司的实际情况，制订具体的实施细则，监督、指导各门店搞好总务行政管理工作。（二）负责本公司土地、房屋、固定资产等固定资产的接管验收、使用、修缮、保全管理。（三）负责本公司房屋、水电能源、供冷、供暖等物业管理费的结付及核算工作。（四）负责本公司员工的生活管理，指导各门店搞好生活管理工作。５（五）负责本公司总务行政专业报表汇总，按时向总公司资产管理部报表。（六）负责编制本公司总务行政管理计划。（七）负责本公司其它总务行政事务。三、各门店总务行政部门是公司总务行政管理的三级部门。其基本职能是：按照总公司和地区公司的具体要求，落实、实施本店的总务行政管理工作。主要职责是：（一）贯彻执行总公司和地区公司有关总务行政管理的规定、标准、制度、办法，结合本店实际情况，制定具体的实施细则。（二）负责本店土地、房屋、固定资产等固定资产的使用、修缮、保全管理。（三）负责本店房屋、水电能源、供冷、供暖等物业管理费的结付。（四）负责本店员工的生活管理。（五）负责向地区公司总务行政部门填报本店总务行政管理动态报表。（六）负责编制本店总务行政管理计划。（七）负责本店其他总务行政事务。６第五节总务行政系统管理图人事行政部管理部营运本部营运部企划部资产管理部表示直线职权：表示间接职权：总公司门店地区公司安全保卫部（总务行政部分）７第二章固定资产管理第一节固定资产管理的基本概念一、固定资产的定义固定资产，是相对于流动资产而言的，是长期资产的一种，主要是指企业为了满足生产经营活动的需要，所拥有的使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其他与生产经营有关的固定资产、器具、工具等，以及单位价值在规定的金额以上的劳动资料。在长期使用过程中，仍然保持着原有的实物形态及使用效能，而不改变其外部形态及属性，是固定资产的显著特点。固定资产一般应同时具备两个条件，使用年限在一年以上，单项价值在规定限额以上（一般单位按2000元），主要经营用的机器固定资产，虽单项价值不足规定限额，但使用年限超过一年，也应列入固定资产。二、固定资产的分类对固定资产进行合理的分类，是加强固定资产管理和核算的重要条件。固定资产可以按经济用途分类，也可以按使用情况等进行分类。按经济用途，固定资产可以分为经营用固定资产和非经营用固定资产两大类。这种分类，可以核算和监督企业经营用固定资产和非经营用固定资产的组成和变化情况，考核和分析企业固定资产的利用情况，可以促使合理地配置和利用固定资产，充分发挥固定资产的生产效能。按使用情况，固定资产可分为使用中固定资产、未使用固定资产、不需用固定资产和租出的固定资产。这种分类，可以核算和监督固定资产的利用程序，促使企业有效地提高固定资产的利用率；同时，还可据以计算折旧。按所有权归属，固定资产可以分为自有固定资产和租入固定资产。这种分类，可以核算和监督企业固定资产的来源情况。在实际工作中，可以综合运用上述分类方法，把固定资产分为以下几类：1.经营用固定资产。是指正在使用的直接服务于企业生产经营过程的各种固定资产，如生产经营用的房屋、建筑物、机器、固定资产、器具、工具等。由于季节性经营或大修理等原因暂时停止使用的固定资产和替换使用的固定资产，也作为经营用固定资产。2.非经营用固定资产。是指正在使用中、不直接服务于生产、经营过程的各种固定资产，如职工宿舍、食堂、浴室、理发室、医院等使用的房屋固定资产和其他固定资产８等。3.租出固定资产。是指企业租给其他单位使用，并向租用单位收取租金的各项固定资产。4.未使用固定资产。是指已完工或已购建的尚未交付使用的新增固定资产以及因进行改建、扩建等原因暂停使用的固定资产。5.不需用固定资产。是指本企业多余或不适用，需要调配转让处理的固定资产。6.土地。是指1951年清产核资和1956年民族工商业社会主义改造时已经估价并单独入账的土地。以后征用的土地，都不计价入账，不能作为固定资产处理。因征用土地而支付的补偿费等计入与土地有关的房屋、建筑物的价值。7.融资租入固定资产。是指企业以融通资金的方式租入的固定资产。融资租入的固定资产，在租赁期满后，所有权一般转归承租企业，所以，在租赁期内，承租企业应视同本企业固定资产进行核算、管理。为了加强固定资产管理和正确计提折旧，在上述分类下，还需要对每类中的每一固定资产项目进行明细核算。固定资产项目是指具有一定用途的独立物体，包括其必要的附属固定资产或附件。例如，房屋应以每一幢房屋连同附属建筑物及照明固定资产等作为一个固定资产项目；生产用机器及固定资产，以每一独立的机器连同基座和附属固定资产、工具、仪器作为一个固定资产项目。各项固定资产、工具、用具等固定资产项目都应加以编号并在固定资产实物标明其号码。在填制固定资产收发、调拨、内部转移、清理报废等业务的凭证登记固定资产明细帐时，都要注明固定资产项目的编号，以免互相混淆，也便于查考。北京华联固定资产大概分以下七类：①土地、房屋及建筑物；②商用固定资产（销售用）；③专用固定资产（特定部门使用）；④电器及通讯固定资产；⑤交通运输工具；⑥办公固定资产、家具用具；⑦其他。为了统一分类口径，便于管理，公司制订了《北京华联固定资产分类代码》，各单位必须严格遵循，不能各行其事，对于不合理的分类由公司统一变动。三、固定资产的计价各种固定资产，应根据规定按照其来源确定其原价。1.对于购入的固定资产。固定资产原价=购买价+包装费+运输费+安装费等2.对于自行建造的固定资产。９固定资产原价=建造过程中的所有实际支出3.对于其他单位投资转入的固定资产。（1）当评估值小于原价时：固定资产原价=投出单位的帐面原价固定资产净值=评估确认的价值（2）当评估价值大于原价时：固定资产原价=评估确认的价值4.对于融资租入的固定资产。固定资产原价=固定资产价款+运输费+保险费+安装调试费等5.对于改建、扩建的固定资产。固定资产原价=固定资产改建扩建前价值+改建扩建中的实际支出-改建扩建中的变价收入6.对于盘盈的固定资产。固定资产原价=固定资产重置完全价值重置完全价值是指在某一时间重新购建该固定资产，根据当时生产条件和市场情况所需要的全部支出。7.对于捐赠的固定资产。固定资产原价=根据固定资产的发票、报关单、国内市价以及国际市场价格等确定8.对于借款购建的固定资产。固定资产原价=购建价+购建期内借款利息+外币折合差额固定资产的计价原则是由国家统一规定的，企业通过各种方式取得固定资产时，都必须按照国家规定的固定资产计价原则。按照固定资产的原始价值或重置完全价值计价入账。对于企业已经入帐的固定资产，除发生下列情况外，不能任意变