EXCEL常用功能讲解(共-66张PPT)

EXCEL常用功能讲解蒋芳2011-10-25EXCEL水平测试10个EXCEL问题（每个2分）1、您懂得使用数据透视功能进行灵活、快速的数据汇总2、您很清楚EXCEL2003表格具有256列的数据能力3、您可以区分柱状图与饼形图的数据表述区别4、您可以区分普通图柱状图和百分比堆积柱状图数据表述区别5、您经常使用CRTL+1这个快捷键6、您善于使用IF函数进行数据条件处理7、您善于使用VLOOKUP函数进行数据处理8、您懂得通过条件格式进行录入字符的控制9、您懂得通过保护工作表控制单元格录入限制10、您清楚EXCEL2003文件格式为“.xls”,而EXCEL2007为“.xlsx”EXCEL水平测试结果测试评定A类：0-3分您可以转头走了，就当没参加过这个测试吧。如果您真想在EXCEL实战方面有所提高，或者必须面对EXCEL工作，那您可真需要下大功夫了。B类：4-8分您应该具有一些EXCEL实战能力，不过经验尚有不足，当您面对稍有艰巨的EXCEL业务数据处理或PPT商务呈现任务的时候可能会稍许感觉头疼，胸闷，无从下手，一般得借助别人支持或援助才可渡过难关。C类：9-12分您应该具备了一定的EXCEL实战经验，或者参加过专业培训学习，具有一的EXCEL商务办公实战能力，可以应对日常商务OFFICE工作。D类：13-16分您应该是企业中的OFFICE高手，同事中的榜样，您可以较为自如的处理EXCEL日常工作问题，或找到解决建议。经过深入训练，应该可以达到专业级EXCEL水平。E类：17-20分E类：高手，绝对的OFFICE高手！EXCEL高手的必修课1234特殊输入及字符处理提高工作效率的快捷方式提高工作效率的快捷键操作EXCEL大礼包：Excel提高实例快速输入技巧5数据处理1、直接输入字符串的方法，先输入单引号2、输入分数，0加空格；分式运算3、巧用字符连接运算符&（1）给每个数字（字符）前添加相同字符串abc=abc&A2（2）把每个数字转换成9位字符，不足者前面添0=REPT(0,9-LEN(A2))&A24、在相对引用、绝对引用和混合引用间切换（$）。$A$1绝对列和绝对行A$1相对列和绝对行$A1绝对列和相对行A1相对列和相对行一、特殊输入及字符处理注意：输入字符串时，请确保是否在英文的半角状态下输入。5、填充，例如：（1）如果您希望使用序列1、2、3、4……，请在前两个单元格中键入1和2；（2）如果您希望使用序列2、4、6、8……，请在前两个单元格中键入2和4；（3）如果您希望使用序列1、1、1、1……，请在前两个单元格中键入1和1；（4）如果您希望在一个区域内全部输入1，请选中该区域，输入1，,按Ctrl+Enter键,此法可对多工作表多区域同时输入一、特殊输入及字符处理1、高效选择区域（1）当区域较小时，可直接用鼠标拖动选择（2）区域稍大，但在屏幕范围内，用鼠标点击左上角单元格，按住Shift键点击右下角单元格（3）不连续区域选择：按住Ctrl键用鼠标选择或在名称框输入各区域名称，区域名称间用逗号分隔如：A3:B7,A10:D17（4）选定从工作表开始到结尾的方法：选中开始单元格（如A21），同时按下ctrl+shift+end.ctrl+shift+home从工作表结尾到开始.（5）ctrl+shift+（向左小箭头），ctrl+shift+（向右小箭头），ctrl+shift+（向上小箭头），ctrl+shift+（向下小箭头）二、提高工作效率的快捷方式请记住：（1）CLTR+箭头表示快速到达；CHTRL+SHIFT+箭头表示快速选定。（2）用Shift配合鼠标选择连续区域或连续的工作表，用Ctrl键配合鼠标选择不连续区域或不连续的工作表2、录入与公式填充键盘：Ctrl+D复制上一单元格的公式或内容；填充纵向区域（与双击黑十字功能相仿）键盘：Ctrl+R;复制左边单元个的公式或内容；填充横向区域3、批量处理数据（1）给区域每个单元格的值均输入100000（2）将区域的数字折成千元在区域外的任意单元格（如：A22）输入1000,并复制该单元格；选中区域，选择性粘贴--除，确定4、工作表（1）按住Ctrl,用鼠标左键拖动屏幕下边的工作表标签，可复制一个相同的表格；（2）选中几个工作表再进行画表等操作，可对多个工作表进行操作；（3）选中多个工作表设置页脚页码并打印预览，工作簿页码连续；二、提高工作效率的快捷方式5、如何使空白单元格等于上一个单元格（1）选中数据区域（2）CTRL+G打开定位窗口，定位条件，空值（3）输入“+”。（4）选中上一单元格。即：=+‘要等于的单元格’二、提高工作效率的快捷方式6、建立分类下拉列表填充项。“数据——有效性”(1)、在Sheet2中，将企业建立一个企业名称数据库。(2)、选中A列(“工业企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……(3)、切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。二、提高工作效率的快捷方式6、建立分类下拉列表填充项。“数据——有效性”(4)、选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。二、提高工作效率的快捷方式1、ALT系列快捷键（1）Alt+enter拆分同一单元格内多行文字（2）Alt+=，自动求和（3）Alt+0165=¥（4）ALT+0178=²（5）ALT+0179=³（6）ALT+0177=±（7）ALT+0137=‰2、SHIFT系列快捷键（1）按住shift拖动单元格=剪切+插入单元格+粘贴（2）选中一个单元格，按shift+F2键，可以插入批注。三、提高工作效率的快捷键3、CTRL系列快捷键（1）按住ctrl+shift拖动单元格=复制+插入单元格+粘贴（2）Ctrl+9隐藏一行单元格Ctrl+Shift+9取消隐藏行（3）Ctrl+0隐藏一列单元格Ctrl+Shift+0取消隐藏列（4）Ctrl+;输入今天的日期Ctrl+Shift+;输入当前的时间（5）Ctrl+“-”（减号）删除单元格/行/列Ctrl+Shift+“+”（加号）插入单元格/行/列（6）Ctrl+1快速打开格式对话框（7）Ctrl+~可以将当前工作表中的公式显示出来,再按ctrl+~则恢复.（8）Ctrl+f9最小化窗口（9）Ctrl+f10最大化和还原窗口(10)Ctrl+Shift+_删除选定单元格区域的边框三、提高工作效率的快捷键3、CTRL系列快捷键（1）Ctel+Tab可在程序与程序，表簿与表簿之间转换打开。（2)使用ctrl+PageDown和ctrl+PageUp可以在工作表之间向前向后切换（3)如果你用的是带滚轮的鼠标，那么先按住“Ctrl”键，再拨动滚轮吧！可以快速改变显示比例哟！注意:有时在中文输入状态下会有所冲突,将输入法转换为英文即可.三、提高工作效率的快捷键4、功能键系列快捷键F2用来修改单元格内容，像改文件名一样简单F3用来打开粘贴名称对话框F4重复上一步操作.这招在隔行删除、多点复制等方面用起来很爽F5用来打开定位对话框5、工具—选项使用技巧（1）工具-选项-视图中,在“窗口选项”下去掉“零值”后,余额为0就不显示了。（2）工具－选项－视图－网格线前面的对勾去掉可以不显示网格线（3）工具－选项－批注…….三、提高工作效率的快捷键1、快速输入大量含小数点的数字单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位2、快速输入大量相同数据首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据，按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据3、快速删除工作表中空行4、快速输入多个重复数据（录制宏）5、快速处理多个工作表四、快速输入技巧五、数据处理1、自动填充2、定义名称3、数据有效性4、自定义格式5、条件格式6、分类汇总7、合并计算8、数据透视表五、数据处理1、自动填充等差填充日期填充文字填充特定填充五、数据处理2、定义名称1、插入名称。“插入”-“名称”-“定义”2、使用名称框命名3、指定名称。“插入”-“名称”-“指定”五、数据处理2、定义名称全局定义与局部定义：1、默认情况下，为全局定义2、局部定义命名方法：工作表名称+半角感叹号+名称命名规则：1、可用数字与字母组合，但不能以数字开头；2、不能以R、C、r、c作为名称，如R、C在R1C1引用样式中表示行、列；3、名称中不能包含空格，可用下划线或点号代替；4、不能使用除了下换线、点号和反斜杠（\）意外的其他符号。允许使用问号，但不能作为名称的开头；5、名称字符不能超过255个；6、字母不区分大小写。五、数据处理3、数据有效性五、数据处理3、数据有效性停止不能输入不符合条件的数据，点击“重试”可重新输入，点击“取消”则取消输入。警告可以选择是否继续输入数据，点击“是”可以强行输入不符合条件数据，点击“否”可以重新输入数据，点击“取消”则取消输入。信息可选择是否输入数据，点击“确定”可以直接输入数据，点击“取消”可以取消输入。五、数据处理4、自定义格式可为4种类型的数值指定不同的格式：正数、负数、零值和文本。“大于条件值”格式；“小于条件值”格式；“等于条件值”格式；文本格式格式代码组成结构：注：没有特别指定条件值的时候，默认条件值为0节代码与节代码之间用英文状态下的分号“;”隔开。快捷键Ctrl+1实战练习：编制设备编号，不足10位，编号前补0，并在10位编号前统一加“No：”。五、数据处理5、条件格式格式—条件格式五、数据处理6、分类汇总可手动创建分级显示和自动生成分级显示。注意：1、一个工作表内在同行方向上或列方向上只能创建一个分级显示；2、在同一个分级显示中，最多允许有8个层次关系五、数据处理7、合并计算例：年销售产品的统计计算五、数据处理8、数据透视表数据透视表是一个功能非常强大的数据分析工具，它是集排序、筛选、分类汇总及合并计算为一体的综合性数据分析工具。1234查找和引用函数逻辑运算符日期与时间函数如何利用函数操作文本函数5计数和求和函数EXCEL大礼包：EXCEL函数大全6其它函数一、Vlookup函数1、用途：VLOOKUP用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。2、语法：VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup)3、参数：Lookup_value表示要查找的值，它必须位于自定义查找区域的最左列。Table_array为需要查找的区域，可以使用对区域或区域名称的引用。Col_index_num为查找区域中待返回的匹配值的列序号。Range_lookup为一逻辑值，指明查找时是精确匹配，还是近似匹配。一、查找