大学社团中心各部门工作管理手册经典版

上海工程技术大学社团联合会目录秘书处（部）工作手册总则秘书处人员部长：殷伟琦副部长：华维，张歆会务联络组：童川，王宇伟，王孙媛，余佳档案组：张永琦，禇丽瑛，李菲，丁晓英办公室组：蔡文杰，朱文泓，曹怡，宋文珏殷伟琦华维张歆会务联络组办公室组档案组张永琦丁哓英禇丽瑛李菲蔡文杰曹怡宋文珏朱文泓童川王孙媛王宇伟余佳第一章会务联络组一、工作职能1.通过会议旁听和会议记录及时反馈社联各部门的工作情况和工作计划，以便本部门更快更好地为其他部门提供需要的资料和帮助协调各部门间的联络工作。2.及时进行会议记录的整理、打印与张贴，使社联成员在最短时间内了解各部门最新情况和信息。3.做好部门之间的信息联络工作，及时收集各部门的资料，协助档案组收集整理归档。4.为各类会议做好会务准备工作（会场布置、人员安排等、会场打扫）。二、会议旁听和会议记录一、会议种类：社团部例会，秘书部例会，宣传部例会，外联部例会，中心组会议，社长例会，社联大会及某些临时会议。二、例会旁听注意事项:1.提前到场，不早退。2.客观记录会议内容，对于会议内容有任何不明确之处，会后及时找相关人员进行确认并纠正。3.会后，请主持会议者在记录原稿上签名，确认会议内容及会议重点。4.社联大会，社长例会需要进行会前签到工作。三、会议记录注意事项:1.对当天会议内容进行总结概括，并录入成WORD文件。(模版见附录1)旁听会议会议记录打印张贴收集存档2.对于会议要点，可适当展开，应当做到客观详实，用词得当，保证非参会者也能够正确了解会议的简要内容。3.电子版保存于社办电脑(两台皆可)/D盘/秘书部文件夹内，文件名统一格式:xx年xx月xx日xx会议.doc。四、会议记录打印张贴注意事项:1.会议记录确认无误后，将电子文稿打印2份，1份交秘书部档案组存档，1份张贴于办公室指定处，会议记录必须在会议结束后24小时内打印张贴到位。2.两周后将已张贴的会议记录进行回收，自行存档。3.每次会议记录完成后，请将电子版会议记录存放至电脑B中D：\秘书部\会议记录中相应的部门文件夹内；同时自己身边也应进行留挡。第二章档案组一、工作职能1.收集、分类、归档、整理、鉴定、统计和销毁社联档案及有关资料，主动协助各个部门完成其内部档案管理。2.保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。3.对社团联合会的邮箱进行定时、及时的整理，将必要的文件及时保存、归类、留挡；不必要的文件及时删除、销毁。4制定新的档案制度，并对旧档案制度不合理处加以改进。5.负责编辑档案参考资料，制作档案检索工具，积极做好档案有效利用的服务工作，做好计算机辅助档案信息管理工作。6.贯彻落实本办法，对档案实施有效管理，发挥档案的指导作用。7.从会务组或其他三个部门那里及时汇总某些问题需要改进的看法、建议，并以电子文稿或书面形式上报部长。8完成老师交办的其他档案工作。二、档案归档流程资料收集类型包括1.常规资料：社团资料:社团成立、社员名单、社长联系方式、社费管理、社团常规活动的策划、小结社联内部资料：人员联系表……2.大型活动资料：资料包括相关文稿（如策划书、新闻稿、小结……）；活动照片；周边资料（如资料收集资料整理分类归档宣传手册……）1.社团、社联招新开始前收集完所需教室号码、社团名称、社费等；社团招新工作开展后配合社团部收集各参加社团人数、社长资料并及时更新。（参照附录4、5、6）所有资料的收集时间截点为一周内，资料的更新时间截点为两周内。2.社联招新开始前准备好各部门的宣传文本，确认教师，统计人员初步名单。结束后，整理新干事名单以及更新社联内部联系资料。3.各部门例会上及时更新社联成员信息表。（部分资料收集需要档案组专员及会务联络组人员协同配合）资料收集要求：1.与社团有关的资料收集应包括：社团名称，社员名单，社员学号，联系方式，社长姓名及联系方式等。2.与社联有关的资料收集应包括：社联成员姓名，学号，联系方式，部门，职位等。3.与社团招新有关的资料收集应包括：社团名称，社团教室号，社团费用。4.与社联招新有关的资料收集应包括：姓名，学号，编号，打分5.与社联有关的活动资料收集应包括：策划，新闻稿，小结，照片，相关表格、文字资料，PPT等。6.所有资料收集后交于档案部进行筛选、整理及存档。7.若缺少的资料无法及时收集整齐，缺少资料可列出一张缺失表格发至秘书部邮箱以便日后继续收集。（照片问宣传部收集；新闻稿、小结问新闻组收集；策划问中心组收集）资料整理注意事项：（如何补“零”及排序）1.当整理资料涉及学号时，请注意补“零”。具体做法:如图选中单元格选中“文本”后按“确定”即可2.排序时注意资料的相关连续性，切勿“脱节整理”。排序具体方法：如图将要排序的所有单元格全部选中选择“排序”，然后在“主要关键字”内选中要排的那一列即可三、电脑文件档案管理方法电脑存放事宜说明D盘：中心组；四个部门常规资料；新闻稿及财务文件。E盘：社联参于各个活动的相关文件。F盘：宣传部照片及杂物。（这个有和宣传部协调吗？？）*大型活动保存统一格式：四电子邮箱管理说明标点符号！！！秘书部将派专人每月负责整理社联邮箱([e-mail])以及本部门邮箱（[e-mail]）1.建立相应文件夹，将相应邮件归档2.将两个月前并散落的文件进行彻底删除3.社联邮箱中需存档的文件必须及时转发至秘书部邮箱邮箱整理工作也是职责，在职能里面没有体现。五会议记录整理（存档）方式1.文案版会议记录每两个星期整理一次；电子版会议记录每个月整理一次。怎么整理呢？？全部销毁？？写得这么模糊！2.文案版会议记录整理方法：将两个星期的会议记录分类放入两个档案袋，一个为社长例会，一个为中心组及部门例会，按日期依次排放；每学期会议记录摆放方向相反；整理完毕后及时封口放回原位。活动名称（总文件夹名）照片文稿资料其他x月x日新闻稿活动小节----------------分文件夹名3.电子版会议记录整理方法：在电脑B的D：\秘书部\会议记录中分别按部门归类，并及时询问会务组的同学收集缺失的会议记录。附：电子版会议记录摆放树状图：六社员名单整理详细方式1.学号最前未加“零”的应补“零”。（请参照上文）方法？？？2.补“零”后按学号进行升序排列。（请参照上文）排序的方法是什么？如果方法错，后果我不想说了！3.每份名单应至少包括：社团、学号、姓名，部分不清楚的学号或姓名的应通过联系方式及时进行更正。4.每学期应进行以下方式的社员名单整理：（1）按学院分（将同一学院的社员做进一张EXCEL表格内，例如：011230545，“01”为学院，“05”为入学年份，“45“为学号），共做10个学院的EXCEL表格（参照附录2）（2）按年级分（在按学院分好类的前提下，按“入学年份”分别做进不同的SHEET中，取名分别为大一、大二、大三、大四）（参照附录3）D:\秘书部\会议记录中心组社长例会秘书部社团部宣传部外联部第三章办公室组一、工作职能1.管理、统计、整理社团联合会办公室内所有物品。2.每天定时在办公室检查值班记录情况，及时询问未值班人员的情况，汇总后记录在值班记录表内；同时查看社联办公室内物品的出借情况，及时回收物品，避免不必要的遗失。3.对值班表上的来电、来访情况进行统计，并及时致电答复。4.每周进行值班考勤的电子统计；每周续写社联工作日志。5.每天晚上10：00对办公室进行清理工作。二值班反馈1.值班考勤。对值班记录表上应值班而未来者进行电话联系，询问其未值班原因，并记录在案；每周四晚进行一周值班的电子考勤汇总。/2.根据值班记录进行来电来访的反馈，并对不能及时答复者，承诺一个工作日的时间内回复。3.根据值班记录中物品的出借情况，及时回收所有出借物品，避免不必要的遗失；若遗失，及时在值班记录内填写遗失情况。每周四晚随值班考勤一起进行电子汇总。4.每周四晚进行工作日志的填写工作，将社联一周内每天的事情根据上午、下午、晚上三个时间段整理填写，并以电子版的形式存于电脑内。5.每周将值班考勤和工作日志的电子版发送到秘书部邮箱。三物品收发、信件整理1.每周一至团委办公室A304询问是否有社联相关信件以及报刊等，若有，整理分类之后交于办公室保管。2.凡有物件进出办公室，必须告知秘书处或由值班同学填写在工作手册上，必须详细记录物件进出(移交)的具体时间及经手人。四、办公室物料管理1.定期清点办公室固定办公用品（包括现有数量、损坏程度、缺失数量等），负责办公室清洁打扫工作（包括2台电脑桌、大桌、老师的办公桌、地板等）。2.周一至周四晚上10：00左右将有专人至办公室清点物品资料，检查值班记录，并整理办公室的物品。附办公室接待来电来访（还有错别字！！！）1.值班期间电话接听：“您好，这里是社联办公室……”2.值班记录统一格式：注意事项：1.若不可当场进行回复，必须留下对方的联系方式。2.备注：已解决事项，可直接备注经办人姓名。若不可当场进行回复，查找相关负责人，告知其详情后，可备注，已告知xx。3.短信统一格式：事项回复（处理结果，是否已解决及经办人姓名）----------------------------------------您好，我是社联xx部xx----------------------------------------------------------------------------------------------(正文)收到后请回复短信确认，谢谢！附录1上海工程技术大学社团联合会会议记录会议类别时间地点参与人员参与老师记录人员会议内容：备注：附录2社员名单整理表（按学院分）字体：宋体；大小：小四/12命名方式：XX系.xls需要类别：社团，姓名，学号，联系方式每一个学院的名单做成一张EXCEL表格,共10张表格每张表格内按社团归类名单附录3社员名单整理（按年级分）字体：宋体；大小：小四/12命名方式：XX系.xls需要类别：学号，姓名，社团每一个学院的名单做成一张EXCEL表格,共10张表格每张表格内按社团归类名单每张EXECL表里建立4张工作表（SHEET），名称分别为：大一，大二，大三，大四，将每个学院内的名单分别按年级放入相应的工作表内如何分辨是哪个年级的？学号的组成：学院+专业代码+入学年份+班级号+学号例如：011107127，即：01系，专业代码11，07年入学，1班，27号因此，只要将入学年份相同的名单整合进同一年级即可。附录4社长资料及联系方式字体：宋体；大小：四号/12命名方式：XX年X月X日社长资料.xls需要类别：社团，社长姓名，手机号码，学号，寝室电话，社团编号，备注社长资料做成一张EXECL表，表内共建立7张工作表（SHEET）：SHEET1（所有社长资料）；实践类社团；科技类社团；理论类社团；休闲类社团；体育类社团；文艺类社团。六大类社团的工作表内社长信息采用引用SHEET1工作表内社长的信息方式：具体做法：如图，“网球社”属于“体育类社团”；“网球社”在SHEET1工作表内的位置是A7；进入“体育类社团”工作表（如下图），在某一格内输入：“=sheet1!A7”，然后将剩余格子进行填充即可。附录5社长签到表字体：宋体；大小：四号/12命名方式：XX年X月X日社长签到表.xls需要类别：社团，社长姓名，签到社长签到表做成一张EXECEL表格（如图），分为左右两大列附录6社团招新教室&社费统计字体：宋体；大小：四号命名方式：XX年X月X日社团招新教室.doc需要类别：社团，教室，社费（元/人），人数社团招新教室做成一张WORD表格，应在社团招新前统计完毕；有些社团统计社费时应将社费和其他费用（如图中空手道爱好者）分别列出；在社团招新结束后将人数补齐。附录7社联大会签到表字体：宋体；大小：四号命名方式:XX年社联大会签到表.xls需要类别:姓名,签到处,备注请勿把中心组成员列入。附录8社联成员信息表字体：宋体；大小：四号命名方式：XX年X月社联成员信息表.xls需要类别这个词不好，数据库里面对于这类有个专门词汇