应收款管理手册

应收款管理手册新第一章．系统概述应收款管理系统，通过发票、其它应收单、收款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供客户的往来账款余额资料，提供各种分析报表，如账龄分析表，周转分析、欠款分析、坏账分析、回款分析情况分析等，通过各种分析报表，帮助您合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。根据对客户往来款项核算和管理的程度不同，系统提供了应收账款核算模型“详细核算”和“简单核算”客户往来款项两种应用方案，可供选择。如果您的销售业务以及应收款核算与管理业务比较复杂；或者您需要追踪每一笔业务的应收款、收款等情况；或者您需要将应收款核算到产品一级；那么您可以选择“详细核算”方案。该方案能够帮助您了解每一客户每笔业务详细的应收情况、收款情况及余额情况，并进行账龄分析，加强客户及往来款项的管理。使您能够依据每一客户的具体情况，实施不同的收款策略。如果您的销售业务以及应收账款业务比较简单，或者现销业务很多，则您可以选择“简单核算”方案。该方案着重于对客户的往来款项进行查询和分析。具体选择哪一种方案，可在应收系统中通过设置系统选项“应收账款核算模型”进行设置。本手册主要分别就这两种应用模型进行说明。应收款管理系统与销售管理系统、总账系统的集成使用，应收款管理系统可接收在销售系统中所填制的销售发票，进行审核，同时可生成相应凭证，并传递至总账系统。第二章．系统功能和接口应收管理系统主要提供了设置、日常处理、单据查询、账表管理、其他处理等功能。设置：提供系统参数的定义，用户结合企业管理要求进行的参数设置，是整个系统运行的基础。提供单据类型设置、账龄区间的设置和坏账初始设置，为各种应收收款业务的日常处理及统计分析作准备。提供期初余额的录入，保证数据的完整性与连续性。日常处理：提供应收单据、收款单据的录入、处理、核销、转账、汇兑损益、制单等处理。单据查询：提供单据查询的功能：各类单据、详细核销信息、报警信息、凭证等内容的查询。账表管理：提供总账表、余额表、明细账等多种账表查询功能。提供应收账款分析、收款账龄分析、欠款分析等丰富的统计分析功能。其他处理：其他处理提供用户进行远程数据传递的功能。提供用户对核销、转账等处理进行恢复的功能，以便您进行修改。提供您进行月末结账等处理。2.1详细核算接口说明在应收系统核算应收账款，主要与总账系统、销售系统、合同管理系统、应付系统等系统有接口，合同管理生效以后的应收类合同结算单可以将余额转入应收系统、在应收系统进行审核、收款、核销；应收系统可以查询合同管理系统中生效的应收类合同结算单。销售管理复核以后的销售发票在应收系统进行审核记应收账款、收款、核销，已经现收的销售发票可以在应收系统进行记账、制单；应收系统可以查询出销售系统中已经出库但还没有开票的实际应收信息和未复核的发票。出口管理审批后的出口发票传入应收系统，在应收系统审核记应收账款、收款、核销、制单等操作。审批后的信用证可以在应收系统做押汇和结汇处理，押汇结汇生成的收款单审核后，如果有手续费和利息，则同时形成出口的费用单传递给出口系统。网上银行网上银行系统可向应收/付款管理系统导出已经有确认支付标记但未制单的付款单和收款明细；应收/付款管理系统也可向网上银行系统导出已审核的付款单。所有相关单据全部由应收/付系统生成凭证到总账。总账所有凭证均应该传递到总账系统中；可以将结算方式为票据管理的付款单登记到总账系统的支票登记簿中。应付款管理应收、应付之间可以相互对冲；应收票据背书时可以冲应付账款。UFO应收款管理系统向UFO系统提供各种应用函数。客户关系管理、项目管理、资金管理、管理驾驶舱等。应收款管理系统向客户关系管理、项目管理、资金管理、管理驾驶舱等提供各种数据以便分析。2.2简单核算接口说明销售管理在销售管理系统录入的发票可以在应收款管理系统中进行审核记应收账款，已经现结的销售发票可以在应收系统中进行记账、制单。出口管理在出口管理系统录入的发票可以在应收款管理系统中进行审核记应收账款，并进行制单。总账销售发票生成的凭证都传递到总账系统中。第三章．应收业务处理应收账款是企业因销售商品和提供劳务等应收取客户的款项。应收管理系统主要提供用户对应收账款的管理，包括应收账款的形成及其偿还情况。应收业务来源于销售业务，与销售业务息息相关，企业在实际业务中，会因为销售业务支付方式、支付时点的不同而产生不同的会计处理。故本章就销售与收款的关系分为应收款业务、预收款业务、现结业务分别来阐述应收账款、预收账款的形成及其偿还情况的系统处理。应收款业务：企业先开票，形成应收账款，后收款的业务。预收款业务：企业先收款，后开票的业务。现结业务：销售与收款同时发生的业务，分完全现结和部分现结业务。3.1应收款业务3.1.1确认应收账款应收款项是指企业因销售商品、提供劳务等发生的应向有关债务人收取的款项。它是流动资产的重要组成部分。手工业务：一般来说，企业因销售货物或提供其他服务后，开具销货发票或其他应收单据，将它交付给客户，确认应收账款。系统处理：您首先需要在系统中录入销售发票、出口发票或应收单，然后对销售发票、出口发票或应收单进行审核，系统用审核来确认应收业务的成立。系统在用户填制销售发票、出口发票、其他应收单后，对发票进行审核后确认应收账款，并记入应收明细账。本系统提供的审核有三个含义，其一确认应收账款，其二是对单据输入的正确与否进行审查，其三对应收单据进行记账。在本系统中，销售发票、出口发票和应收单的处理都基于该发票或单据已经审核的基础上。3.1.1.1应收单据录入手工处理：企业在销售货物给客户，给客户开具增值税票、普通发票及其所附清单等原始销售票据，或企业因非销售业务而应收取客户款项，而开具的应收款单据。系统处理：在系统中填制销售发票、出口发票、应收单，统称为应收单据。应收单据录入是本系统处理应收业务的起点。销售发票录入分为两种情况：1.如果启用销售管理系统，则销售发票及代垫费用产生的其他应收单不在应收系统中录入，需要在销售管理系统填制销售发票，复核后，传递给应收款管理系统。2.若没有启用销售管理系统，则所有应收单据在应收管理系统中进行录入。操作界面点击【应收单据处理】-【应收单据录入】，选择新增单据的单据名称-销售发票，点击〖增加〗按钮，即可进行销售发票的录入。操作说明增加销售发票没有启用销售管理系统，则在应收管理系统【应收单据录入】中录入销售发票，依据原始发票上的项目进行录入，若遇到系统没有提供的项目，您可以通过【自定义项】进行项目的添加，若系统提供的单据格式不符合您的要求，则您可以通过【单据设计】将单据进行修改。如果录入的是红字发票，则在【应收单据录入】单据类别中选择方向为负向的发票。启用销售系统，则销售发票在销售系统录入，销售发票经过复核，传递到应收系统。发票分为普通发票与专用发票两种类型，单价均为不含税单价。修改销售发票没有启用销售系统，若您发现销售发票错了，则您可以在应收管理系统【应收单据录入】对销售发票进行修改，除单据的名称和类型不能进行修改外，其他的可修改。启用销售系统，从销售系统传递的销售发票不允许在应收款管理系统中修改，您需要在销售管理系统中，对销售发票取消复核后，进行修改。如果您对销售发票已做过后续的处理，如审核、制单、核销等，则发票不能修改，但系统对所有的操作都提供了逆向操作的功能，您可以通过取消后续操作来达到修改的目的。删除销售发票没有启用销售系统，如果发现录入的发票作废，则您可以在应收管理系统【应收单据录入】中把录入的销售发票进行删除。启用销售系统，从销售系统传递的销售发票不允许在应收管理系统中删除，您需要在销售管理系统中，对销售发票取消复核后，进行删除。单据删除后不能恢复，您应慎重处理。客户、部门权限控制手工业务：在手工业务中，如果企业有数个往来会计，针对不同的客户或部门进行开票，则企业需要进行权限分配。系统处理：用户首先需要到企业门户【控制台】-【数据权限】中进行客户、部门的数据权限控制设置，并设置操作员与客户、部门对应关系。然后在应收款管理系统【系统选项】中选择启用客户、部门数据权限，则操作员在录入、处理、查询时，将受权限控制。操作员只能查询、录入、修改有权限的客户或部门的记录。如果一张单据中操作员有其部门权限，没有该客户权限，则该单据用户无权查看、编辑，反之亦然。用户只能查询、编辑有权限的部门、客户记录。若单据中的客户为空时相当于该单据不受权限控制，所有符合其他条件的用户均可以查看该单据。操作员权限对单据录入、修改的影响如果用户在数据权限的用户权限中设置了当前操作员对某操作员的查询、修改、审核等权限，则该当前操作员才可对某操作员的单据进行相关查询、修改、审核等操作。显示模版说明系统提供显示操作员自定义单据模版的功能。操作员若在【单据设计】中定义了自己专用的单据模版，则可在单据录入界面显示模版下拉框中选择该模版进行单据的处理。操作员需要有单据模版的权限。该权限在企业门户【控制台】-【数据权限】中进行单据模版的设置。信用额度控制销售发票在应收款系统录入，若系统选项中选择“是否信用额度控制”为是，则用户录入发票时，当票面金额+应收借方余额-应收贷方余额信用额度，系统会提示您本张单据不予保存处理。信用额度取自客户档案中的信用额度，用户若需要进行客信用额度控制，则需要在客户档案中按客户的信用级别分别输入其信用额度。录入发票时提示显示信息销售发票在应收款系统录入，若系统选项中选择“录入发票时显示提示信息”为是，则用户录入发票时，系统会显示该客户的信用额度余额，以及最后的交易情况。联查对应单据在发票界面点鼠标右键可进行“查看当前发票对应的发货单”、“查看当前发票对应的出库单”、“查看当前发票对应的订单”的联查。出口发票的录入如果启用出口管理系统，则出口发票在出口管理中审批后传入应收系统，在应收系统进行审核及后续处理。如果未启用出口管理系统，则应收中不进行出口发票的录入。从出口管理系统传入应收系统的出口发票在应收不可进行修改和删除操作。联查对应单据在发票界面点鼠标右键可进行“查看当前发票对应的销货单”、“查看当前发票对应的订单”、“查看当前发票对应的信用证”的联查。应收单录入无论是否启用销售系统，非销售业务形成的应收单都在应收系统中录入（除代垫费用单外，在启用销售系统的情况下，代垫费用单在销售录入，参见系统选项代垫费用单）。操作界面点击【应收单据处理】-【应收单据录入】，选择新增单据的单据名称-应收单，点击〖增加〗按钮，即可录入应收单。操作说明增加应收单在这里，您输入的应收单除了需要输入其原始的业务信息外，还需要填入科目。系统提供的应收单实质是一张凭证，除了记录您销售业务之外所发生的各种其他应收业务信息外，还记录科目信息。应收单表头中的信息相当于凭证中的一条分录的信息，表头科目应该为核算该客户所欠款项的一个科目。应收单表头科目必须是应收系统的受控科目。表头科目的方向即为您所选择的单据的方向。表体中的一条记录也相当于凭证中的一条分录。当输入了表体内容后，表头、表体中的金额合计应借、贷方相等。应收单录入时系统会根据对应的客户档案中设定的信用条件进入控制。这里输入科目的目的，是系统对该应收单制单的时候，就可以自动带出科目信息，您也可以不输入科目，这样，在制单时，您可能需要手工输入。（具体应收单的科目规则，在制单处理中详述）修改应收单发现已录入的应收单有错，可执行修改功能进行修改操作。修改的操作与销售发票同。删除应收单若您发现已录入的应收单已作废，则您可删除该应收单。已经审核、制单过的单据不允许删除，单据删除后不能恢复，您应慎重处理。代垫费用单应收单据中，除销售发票外，伴随销售业务产生的代垫费用形成的应收款，也是在销售系统启用的情况下，需要在销售系统录入，并传递给应收系统。在系统选项中，可选择用哪种应收单来接收代垫费用的信息。若没有启用销售系统，则伴随销售业务产生代垫费由应收款系统进行录入。客户、部门权限对单据录入、修改的影响如果用户在系统选项中选择“启用客户权限”、“启用部门权限”，则在查询、编辑日常单据时均需要根据登录用户的对应客