恒隆行政管理手册（试用版）

恒隆行政管理手册（试用版）ZAHL-（）-2009版本：（）编制恒隆综合部日期2009年2月审核日期批准日期1目录一、行政管理制度1.保密管理制度………………………………………………………………………6-72.文书管理制度………………………………………………………………………8-93.印章管理制度………………………………………………………………………104.公司证照管理制度…………………………………………………………………115.提案管理制度………………………………………………………………………12-136.出差管理制度………………………………………………………………………15-177.门禁管理制度………………………………………………………………………18-198.突发事件管理制度…………………………………………………………………20-239.日常行政规范管理制度……………………………………………………………24-26二、行政管理表格1.收发函登记表………………………………………………………………………302.收发传真登记表……………………………………………………………………313.传真格式……………………………………………………………………………324.内部文案审批单……………………………………………………………………335.收发文登记表………………………………………………………………………346.文件传阅单…………………………………………………………………………357.文件签收单…………………………………………………………………………368.文件移交单…………………………………………………………………………379.图章刻制申请表……………………………………………………………………3810.用章使用申请单……………………………………………………………………3911.用章登记表…………………………………………………………………………4012.印鉴移交清单………………………………………………………………………4113.提案表………………………………………………………………………………4214.提案效果报告表……………………………………………………………………4315.提案评分表…………………………………………………………………………4416.出差申请表…………………………………………………………………………4517.现金报销单…………………………………………………………………………46218.出差报告书…………………………………………………………………………4719.突发事件报告………………………………………………………………………4820.突发事件调查总结报告……………………………………………………………4921.总裁令（格式）……………………………………………………………………5022.总部心工作令（格式）…………………………………………………5123.月度工作计划……………………………………………………5224.计划提交登记表……………………………………………………………5325.计划差异工作请示报告……………………………………………………………5426.计划完成情况统计表……………………………………………5527.月度作总结…………………………………………………………5628.月度部门考评表……………………………………………………57三、行政管理流程1.寄送信函、快件工作流程…………………………………………………………602.传真发文工作流程…………………………………………………………………613.传真收文工作流程…………………………………………………………………624.发文管理流程………………………………………………………………………635.收文管理流程………………………………………………………………………646.印章制刻申请流程…………………………………………………………………657.印章使用流程………………………………………………………………………668.公司证照管理流程…………………………………………………………………679.提案管理流程………………………………………………………………………6810.出差管理流程………………………………………………………………………69-7011.突发事件处理流程…………………………………………………………………7112.工作令督办工作流程………………………………………………………………7213.部门工作监督核查工作流程………………………………………………………7314.月度计划管理工作流程……………………………………………………………7415.年度计划管理工作流程……………………………………………………………7516.行政费用编制工作流程……………………………………………………………7617.行政费用管理工作流程……………………………………………………………77四、行政管理办法与方案31.计划管理办法………………………………………………………………………80-812.流程管理办法………………………………………………………………………823.员工职务行为准则…………………………………………………………………83-884.反舞弊工作条例……………………………………………………………………89-945.日常业务费用管理办法……………………………………………………………95-96451.保密管理制度…………………………………………………6-72.文书管理制度…………………………………………………8-93.印章管理制度…………………………………………………104.公司证照管理制度……………………………………………115.提案管理制度…………………………………………………12-136.出差管理制度…………………………………………………15-177.门禁管理制度…………………………………………………18-198.突发事件管理制度……………………………………………20-239.日常行政规范管理制度………………………………………24-266众安房产有限公司ZHONG’ANREALESTATE保密管理制度生效发文字号【】号文件编号页码1．目的：为增加员工的保密意识，保护公司利益和保守商业秘密，特制订以下保密制度。2．范围：本制度适用公司内所有人员；本制度应用于公司各项招商营运、营销企划、物业管理、财务管理、行政管理等各类工作。3．工作职责（1）全体员工根据保密制度，自觉遵守和执行保密协议；（2）各部门领导对本部门员工执行和遵守保密制度负有直接责任，对下属的违反保密制度的行为负全责；（3）公司副总经理、总经理对本公司遵守保密协议和执行保密制度负有直接责任，对下属违反保密制度的行为负全责；（4）总公司副总裁、总裁对恒隆公司遵守保密制度和执行负有间接责任。（5）综合管理部对本公司保密协议遵守和执行负有监督和检查权，并对保密制度的执行和遵守负有连带责任。4．工作内容（1）商业秘密的定义：指本公司不为公众所知悉，能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息、经营信息以及公司根据法律、法规或惯例应当视作商业秘密的其他信息。包括企业在活动中生成、收集、使用的，与现实和未来业务相关的经营信息、财务信息、人力资源信息、客户信息、技术信息、档案信息等。包括但不限于：（a）公司各类会议内容、纪要及管理文件；（b）公司的各种合同书、业务往来文件、业务洽谈情况及投资和业务开展意向；（c）各种合作的计划及材料、业务洽谈备忘录及有关资料；（d）各类项目招标（议标）前的各种资料与底价；编制审核审批行政管理制度7众安房产有限公司ZHONG’ANREALESTATE保密管理制度生效发文字号【】号文件编号页码（e）与公司关系密切的合作伙伴和客户的相关资料；（f）公司营销策划资料；（g）公司员工的工资、奖金及有关情况；（h）其他属于保密范围内的事项。(2)商业秘密的保守：保守秘密是指员工未经授权的情况下，不可以不合理或非法手段获取、透露、使用、允许或协同他人使用商业秘密。(3)商业秘密的使用：确需使用商业秘密的，由申请人提出，经部门领导、副总经理、总经理、总裁审批，所有使用商业秘密的由书面批准为依据，否则视为泄密。(4)商业秘密的公开：商业秘密具有时效性，保密时效过后，由综合管理部根据执行管理层书面签批，方可公布和通报，通报范围为涉及相关工作部门或相应的管理层。未经公开的信息，一律为商业秘密。5.实施细则(1)全体员工在签订劳动合同时，签订保密协议，以明确责任和义务。(2)在收购、兼并、合作等过程中，在商谈的前期阶段要求与外部单位签订保密协议，符合上市规则要求，同时保证公司信息不被泄露，保证工作的顺利进行。(3)处罚(a)因过失泄密，视情节分别给予100～5000元的罚款，并予以通报批评，情节严重的解除劳动合同；(b)故意泄露机密者，公司将无条件解除劳动合同，并要求其赔偿经济损失，直至追究法律责任；(c)触犯国家法律者，移交国家司法部门处理。编制审核审批行政管理制度8众安房产有限公司ZHONG’ANREALESTATE文书管理制度生效发文字号【】号文件编号页码第1条目的：为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本制度。第2条范围：本单位各部门与外界往来文书的收发均由综合管理部负责。第3条签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。第4条签收文件时发要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。第5条签收文件应签写姓名并注明时间。第6条文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交综合管理部保管，个人不得存放。第7条内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。第8条企业的文件由综合管理部负责起草和审核，由总经理签发。重要性文件报总裁办由总裁签发第9条以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。第10条在企业日常经营管理中，有关图纸、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用企业文件的形式发布。第11条外来文件由综合管理部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。第12条内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。第14条各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。编制审核审批行政管理制度9众安房产有限公司ZHONG’ANREALESTATE文书管理制度生效发文字号【】号文件编号页码第15条文件收文后，再依《收文处理单》内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送综合管理部。第16条重要文件的审核、批示与执行涉及企业总体协调或应由总经理或总裁审核的文件，由综合管理部汇总签办意见，呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示，并下发相关部门予以执行。第17条经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由综合管理部立档管理，业务文件由业务部门立档管理，次年移交档案室管理。第18条立档按年度、机构、问题分类立卷，卷中按规定编页码号，卷首有案卷目录。第19条文件档案用卷宗按规定装订保存。第20条借阅（1）凡因工作需要借阅文件时，必须履行手续，一般文件经部门经理签字同意，重要文件经总经理同意方可借阅。（2）文件借出室外需登记，借阅期间应保证文件的完整与安全，阅后在规定时间内归还。（3）翻印（复印）如需复印文件，应经领导同意方可复印。第21条保管（1）文件应妥善保管，防虫、防霉、防丢失，保证文件的安全。（2）所有文件应有专柜存放，加锁，定期清理翻动、通风、防湿。（3）机密文件按密级保管，不得随便放置于公共场所，不得私自摘录或对外泄