房友中介管理员手册V85

目录第1章系统概述………………………………………………………………………………………......011.1业务流程…………………………………………………………………………………………...011.2术语解释…………………………………………………………………………………………...02第2章业务设置………………………………………………………………………………………......032.1组织机构…………………………………………………………………………………………..032.2城市片区…………………………………………………………………………………………..062.3楼盘字典…………………………………………………………………………………………..072.4物业参数…………………………………………………………………………………………..082.5管理选项…………………………………………………………………………………………..08第3章房源管理………………………………………………………………………………………......103.1跟进任务…………………………………………………………………………………………..103.2广告管理…………………………………………………………………………………………..103.3合同记录…………………………………………………………………………………………..113.4收佣记录…………………………………………………………………………………………..13第4章实用工具…………………………………………………………………………………………..144.1加密房转公开房…………………………………………………………………………………..144.2业务员转移房源…………………………………………………………………………………..14第5章合同财务…………………………………………………………………………………………..145.1流程定义…………………………………………………………………………………………..155.2流程处理…………………………………………………………………………………………..165.3财务模型…………………………………………………………………………………………..165.4收付汇总…………………………………………………………………………………………..175.5收付明细…………………………………………………………………………………………..17第6章其他功能…………………………………………………………………………………………..186.1操作日志…………………………………………………………………………………………..186.2回收站…………………………………………………………………………………………..186.3报表打印…………………………………………………………………………………………..18第7章安装指南…………………………………………………………………………………………..207.1网络结构图………………………………………………………………………………………..207.2软件组成表………………………………………………………………………………………..207.3软件安装步骤………………………………………………………………………………………217.4安装常见问题……………………………………………………………………………………..23第8章房友管理(DBAdmin)……………………………………………………………………………..25第9章房友交换(DBExchange)…………………………………………………………………………28第10章常见问题…………………………………………………………………………………………..31房友中介业务管理软件手册第1页第1章系统概述1.1操作流程【说明】：底色为白的是业务员操作功能，底色为灰的是管理员操作功能组织机构城市片区楼盘字典物业参数管理选项房源登记客源登记房源查询快速查询组合查询过滤查询客源查询快速查询组合查询过滤查询跟进任务跟进任务房源跟进客源跟进合同登记业主佣金客户佣金业绩分成收佣登记业绩排行榜房源统计客源统计合同笔数应收佣金已收佣金房客配对员工论坛新闻公告业务问答工作总结广告管理电子地图电子考勤贷款计算器提成计算器……数据管理DBAdmin数据交换DBExchange黑名单管理系统配套功能系统初始化:系统操作流程:审核审核操作日志回收站房友中介业务管理软件手册第2页1.2术语解释◆3+3规范:描述房源地址的规范，见《房友中介业务员手册》◆楼盘字典:记录整个楼盘的信息，见《房友中介业务员手册》◆房源客源:记录某个房间(客户)的信息，见《房友中介业务员手册》◆公开房加密房:房源根据其被查看的详细程度可分为公开房和加密房：公开房--所有员工均可看到该房源的所有资料，包括业主和房号加密房--授权员工才可看到该房源所有资料，未授权员工不能看业主和房号下面表说明了加密房与员工权限的对应关系。〇表示可看到业主和房号，╳表示看不到。房源部门员工加密东区店A看[跨部]加密东区店B看[本部]加密东区店C看[本人]加密彩福大厦A-05D东区店A公开〇〇〇彩福大厦B-12B东区店B公开〇〇〇彩天名苑1-0601西区店D公开〇〇〇………公开〇〇〇彩福大厦A-0A2东区店A加密〇〇╳彩福大厦A-0A2东区店B加密〇〇╳彩天名苑1-0601东区店C加密〇〇〇彩天名苑2-0812西区店D加密〇╳╳彩天名苑5-1506西区店E加密〇╳╳……………………………………◆合同记录:业务员促成业主和客户交易并签定合同，并登记到电脑中，称为“合同记录”。◆收佣记录:业务人员根据合同向业主或客户进行实际收佣，并登记到电脑中，称为“收佣记录”。◆审核/反审核:审核功能用来确认合同记录(或收佣记录)的内容正确无误。合同记录在审核后不能再被修改，合同记录审核后才能进行收款操作。用户必须有审核(反审核)的权限才能进行审核(反审核)操作。◆业主应收:当登记合同时，将向业主收取的佣金登记到[业主应收]栏目中，将向客户收取的佣金登记到[客户应收]栏目中，系统自动统计[合计应收]，产生财务上的应收佣项。◆业主已收:当登记收佣时，系统自动将收佣记录中的业主收佣金额统计到合同记录的[业主已收]栏目中，将客户收佣金额统计到合同记录的[客户已收]栏目中。系统自动统计[合计已收]，产生财务上的已收佣项。◆业主未收:业主未收=业主应收-业主已收客户未收=客户应收-客户已收房友中介业务管理软件手册第3页第2章业务设置在安装好软件后，必须进行初始化设置，包括组织机构、城区片区、楼盘字典、物业参数、管理选项的设置。注意在进行这些操作之前，您需要确认本软件已设置为您所在的城市，软件在初始安装时默认城市名称为“深圳”，如果要更改城市名称，请使用房友数据管理(DBAdmin)工具，参见第8章。2.1组织机构在主菜单中选择〖业务设置组织机构〗(或按F11键)，打开组织机构窗口，可以设置部门结构、设置职务级别、登记员工档案，以及设置每位员工的操作权限。●组织机构窗口下图为组织机构窗口的主操作界面。包括四个区域：(1)最上面是“工具栏”，使用其按钮可进行相应操作(鼠标停在按钮上会提示其用途)；(2)左边为组织机构的部门层次结构，称为“部门树”；(3)右上面显示当前选择部门的员工列表；(4)右下面显示当前选择员工的操作权限。【提示】：部门树根据部门编号次序排列，员工列表根据员工编号次序排列。●部门设置在组织机构窗口的左面，是部门树，可以进行部门(门店)的设置操作。部门可分为二个层次：一级部门和二级部门。鼠标选中部门树中的“所有部门”，然后点击工具栏中[新增部门]按钮，可新增一级部门；鼠标选中部门树中某个一级部门，然后点击[新增部门]按钮，可在该一级部门下面新增二级部门。房友中介业务管理软件手册第4页【说明】：房源/客源编号前缀，用于设置该部门登记的房源/客源的编号规则。如“皇岗分行”，其前缀为“HG”，则其该部门的第1个房源的编号为HG000001，依此类推。●部门权限房友软件中的权限可分为“部门权限”和“员工权限”。这里介绍部门权限的设置。地产中介公司一般以连锁店的形式经营，当门店的数量比较多时，就需要进行部门(分店)的权限范围划分，比如指定某个店只能查看某些片区的房源，或者只能查看某些门店的房源，目的是使门店的工作更加专注，提高签单成功率。这在管理上称为“精耕细作”。用鼠标选中部门树中要设置权限的部门名称，点击[修改部门]按钮，打开部门窗口。在部门权限[跨部]和[跨区]页面中设置相应权限，然后点击[保存]按钮。查看本部门登记的房源不受区域限制。使用工具栏上的“部门调整”按钮，用以公司调整部门结构时，可将部门进行级别调整。例如可将某部门从1级调为2级、2级调为1级，或者该部门原来是隶属某1级部门的2级部门，现调整为隶属另1级部门的2级部门等。●职务定义职务，在房友旧版本称为“角色”，用于划分工作责任。员工属于哪种职务，他就默认拥有该职务授予的相应权限。点击工具栏上的[职务]按钮，打开职务窗口，可以对职务进行定义(下页图)。职务可分为1-5五个级别，低级别用户即使可以新增员工，也不能增加职务级别比其高的员工。例如设定{分行经理}为2级，{一般业务员}和{文员}是3级，{实习业务员}是4级；张小姐是文员(3级)，则她可以增加一般业务员、文员和实习业务员，但不能增加分行经理，依次类推。●员工设置要新增某部门的员工，用鼠标选中部门树中该部门名称，点击工具栏中的[新增员工]按钮，打开员房友中介业务管理软件手册第5页工窗口，填写员工各项资料，然后点击[保存]按钮。做业务：若不打勾，不能用此员工帐号登记房源或客源归属；一般行政管理、财务、文员、客服人员不打此勾。员工状态：员工目前的状态，若是“调动”或“离职”，将不能用此员工帐号登录系统，也不能登记房源或客源归属。员工职务：指定新员工属于哪种职务。新增员工默认拥有指定职务的权限。员工电话：员工的联系电话。若是业务员，此电话将在其房源或客源资料中显示出来，便于其他业务员及时与之联系。登录密码：员工登录系统时所使用的密码。员工本人登录后可在主菜单〖文件修改密码〗中自行更改个人的登录密码。上班时间：员工规定上班时间。在电子考勤功能中，用此时间判断员工是否迟到。●员工权限房友软件中的权限可分为“部门权限”和“员工权限”。这里介绍员工权限的设置。由于房友中介软件是一套综合性的业务管理软件，其使用者从属不同部门、不同职务(岗位)，不仅有业务员、业务经理，还会有行政管理、财务、文员、客服人员等。为保障系统的安全性和一致性，对使用者的操作权限的控制就比较严格。在组织机构窗口的右下栏是权限区。要设置某员工的权限，在员工列表中用鼠标选中该员工名称，权限区便会以打勾的形式显示该员工的权限。房友中介业务管理软件手册第6页员工的权限体系根据系统功能划分为七大类，分为七个权限页显示，每一大类下又有比较细分的权限项目。系统管理员或拥有“员工权限”和“职务权限”的员工可以使用此功能进行权限的设置操作。设置一级部门的权限将涵盖二级部门的权限。例如加密房的查看，若给一级部门的员工设置了“加密房(本部)”的权限，则他不仅能查看自己部门的加密房，还能查看其属下二级部门的加密房。如果要设置权限，只要在某一权限项目的左侧检查框打上勾，并用[保存权限到员工]按钮保存，则该员工具备相应的操作权限。若用[保存权限到职务]按钮保存，则会将该员工所属职务的权限重新设置，并会刷新属于该职务的所有员工的权限。当前用户不能授权超过自己权限的权限。为便于操作，您可直接点击下面的[全部选中]或[全部清除]按钮，以选择或清除所有的权限项目。新增员工默认拥有其所属职务的权限。也可以特别设置其个人拥有某项指定权限。若想将其权限设置为其所属职务的默认权限，可以点击[职务授权]按钮。如果要测试某员工新设置的权限，可以用菜单〖文件重新登录〗以该员工的身份登录，然后