文印及文印设备的管理规定

文印及文印设备管理规定第一章总则第一条为使公司文印工作规范化，保证和提高文印设备利用的效能与使用寿命及节省不必要的打印资源，结合公司实际情况，特制订本规定。第二条本规定所指的文印设备为电脑、打印机和传真机等办公设备。第三条本规定适用於公司各部门和有关人员。第二章列印范围第四条公司的文件，属列印范围方予列印，否则不予列印。第五条凡经办公室上报下发的文件、报表、工作计划、总结、请示、报告、简报、通报、通告、信函、规章制度及其实施细则、宣传教育材料、任免决定、奖惩决定，以及办公室主任批准列印的文件、材料均属列印范围。第六条由相关部门负责拟订、编写的带有全局性的工作计划、总结、报告、重要活动、会议的纪要等，也属列印范围。第七条不需上报的各部门的工作计划、临时性工作安排、一般表格、一般资料和便函，内部传递的请示报告等均不属列印范围。第三章文印工作管理第八条复印、列印、传真文件事先须由申请人填写“复印、列印、传真申请单”（附有发文单除外），经申请个人及部门负责人经行政部和有关领导签字同意後才予办理。办理保密文件按公司《保密制度》执行。第九条文员接稿後，应认真检查审批手续是否完备，字迹是否清楚，文面是否整洁。对审批手续不全、文面凌乱不清的文件，文员有权拒绝执行。第十条文员要树立严格的保密观念，不得将列印、复印或传真资料中有关公司秘密的事项透露给他人。第十一条文员要严格按照审批份数复印、列印，不得截留任何文件，废弃文稿须按规定销毁。对需要留存的文档，在列印完毕後，须将文档备份在软碟上并妥善保管软碟，不得在硬碟上留存。第十二条文稿列印完毕後，文员将原稿与复印文件及时送达呈交人或通知有关人员到文印室来取，不得延误。第十三条拟稿人负责校对复印文件并签字。属校对未发现的错误由校对人负责，校对後没有改正的，由文员负责。第十四条文员对列印、复印、传真的文件资料，应於“文件复印、列印、传真登记薄”做好记录，月终按部门汇总统计，报行政部经理。第十五条私人资料，不得在公司复印、列印、传真。第十六条公司级印章和介绍信由办公室管理，由财务部主管负责保管和在批准後使用，并据实登记“用印登记表”。财务部对印信的保管和使用情况每月进行检查。第十七条使用公司印章申请人必须填写“用印申请单”，由本部门经理、办公室主任审批。必要时须上报总经理，由其批准后方可实施。第十八条遇有下列情况之一时，须由总经理批准用印：(一)公司对外发文；(二)公司签订合同；(三)代表公司的其他行为需要。第十九条对审批手续不全的要求，掌印人有权拒绝用印。第二十条部门印章由部门经理指定专人保管，由部门经理批准使用。第四章文印设备管理第二十一条公司文印设备由办公室统一管理，并定期检查使用与维护情况。使用部门要指定专人（文印员）负责保管和使用，指定专人在使用前必须经过专业培训。其他人员不得使用，否则，造成设备损坏除负赔偿责任外，视情节给予50元─200元的罚款。第二十二条各种文印设备须放置在指定的地点，不得擅自移动。第二十三条文印员要熟悉文印设备的使用、保养方法，按规范要求操作，保持设备清洁和正常运行。发现故障，应及时向办公室报修，禁止私自对设备进行拆卸修理。第二十四条严禁使用电脑干与工作无关的事情，如玩游戏、私自上网、干私活。违犯者罚款50元/次。第二十五条使用电脑要提高安全和警惕意识，定期进行杀毒，禁止使用不明来历的软碟和质次的光碟。如需使用外部软碟，要先进行杀毒。第二十六条在未获批准和无专业人员指导的情况下，使用人员不得对电脑内软体和程式进行删除和修改，不得载入无关软体。第五章附则第二十七条本规定由办公室制订，所有员工一定要遵守此制度。第二十八条本规定自发颁布之日起施行。