物品出入库管理办法

1公司库房管理办法为了能对办公用品、工具、现场活动物料进行规范有效的管理控制，保证相关物品的使用效率和使用周期，降低遗失、流失率，并有效杜绝浪费现象，特制定本管理办法。一、库房管理机构设置1、本办法所指库房，是指用于存放办公用品、工具、维修用品、保洁用品（以下统称“物品”）的库房。2、每个库房设置库房管理员1人，专门对物品进出库进行管理。公司行政部门是对口监督部门，每月盘点工作由库房管理员、行政部门及财务部共同进行。二、库房管理实施细则库房物品的出入库管理，必须做到单、物、数、签字等信息相符，原则上必须做到程序规范及手续齐全。（一）入库管理规定1、物品采购回来后首先办理入库手续，库房管理员要根据物品清单的项目认真清点所要入库物品的数量，并验收物品的型号、规格、质量，做到数量、规格、品种准确无误，质量完好，配套齐全，并在接收单上签字。2、物品入库，要按照不同的型号、规格、材质和功能分类存放，作到无遮掩，标牌要醒目，便于识别辨认。3、要做到账货相符。如有误差不能随意的更改，应查明原因，是否存在漏入库、多入库。4、精密、易碎及贵重货物要轻拿轻放，严禁挤压、碰撞、倒置，要做到2妥善保存，贵重物品应存入公司保险柜等保全措施更高的地方保存，不能存放库房，以防失窃。5、做好防火、防盗、防潮、防鼠工作，严禁公司内外无关人员进出库房。6、如出现以下情况，库管人员应拒绝办理入库：（1）物品未到货；（2）物品验收质量不符合要求；（3）数量不够，规格型号不符或物品清单内容不明确；（4）相关凭证、单据内容有涂改；（5）不按公司规定采购的物品。（二）出库管理规定1、物品出库时，库管人员要做好记录，领用人签字。2、物品出库数量要准确（账面出库数量要和出库单、实际出库数量相符）。做到账目、标牌、货物相符合。如有误差不能随意的更改，应查明原因，是否存在漏出库、多出库。3、库房管理员要严格执行凭出库单出库、无单不出库、内容填写不准确不出库、数目有涂改痕迹不出库的原则和规定，并且在发生上述问题时应及时与相关的责任人做好物品的核对，保证出库物品的正确性。做到及时发现，及时解决，及时领用，保证不耽误领用部门的工作需要。4、物品出库实行“先进先出、推陈出新”的原则，做到保管条件差的先出，包装简易的先出，存放周期短的先出。5、为了防止出现出库货物差错，要严格遵守出库管理规定，应先写好出库单并且相关责任人签字后，交库房管理员进行出库登记，原则上领用人不得进入库房，完成后库房管理员将物品取出交与领用人。36、日常办公用品及工具的领用必须要有领用人、领用部门负责人、行政部门负责人的签字方可领取。7、各类易耗品（不包括不能收回用品，如洗衣粉、清洁剂等）领用必须以旧换新，确已损坏不能回收的须部门负责人签字确认。7、库房必须每月盘点一次，盘点工作由库房管理员、行政部门及财务部共同进行，并将盘点结果各报行政部门及财务部备案。盘点结果报行政部门、财务部及分管领导备案。8、如出现以下情况，库管人员应拒绝办理出库：（1）领取凭证内规格型号与库房内物品不符；（2）领取凭证内容不明确，内容有涂改；（3）领取凭证签批手续不齐全。（三）出入库流程管理1、入库管理流程（1）采购物品入库流程：指新购物品入库的流程。○1核对《采购计划单》或送货方出具的收（发）货清单：库房管理员核对入库物品的数量、型号是否与经行政部门审批的《采购计划单》或送货方出具的收（发）货清单一致，检查质量是否合格，是否有坏损现象，如有型号不对、质量不合格或坏损物品退还发货方，并立即通知采购部门；○2填写《入库单》：库房管理员根据物品实际入库型号、数量填写入库单并正式入库，库房管理员签字确认；将《入库单》第三联（交货人留存）给交货人留存，将《入库单》第二联（行政部门留存）给行政部门留存；○3录入台账：以《入库单》第一联（仓库记账联）及《采购计划单》为原始凭据进行台账录入；4④凭据保管：将《入库单》第一联（仓库记账联）及《采购计划单》按月装订存放备查。（2）移库入库流程：指其他部门或库房转移暂放或永久性存放物品入库的流程。○1核对《物品移库联系清单》：核对物品的数量、型号是否与申请移库部门填写的《物品移转联系清单》一致，检查移库物品是否有坏损现象，如有坏损现象须在《物品移库联系清单》上注明，并立即汇报行政部门；○2填写《入库单》：库房管理员根据实际入库物品型号、数量填写入库单并正式入库，物品交接双方人员均须签字确认；将《入库单》第三联（交货人留存）给交货人留存，将《入库单》第二联（行政部门留存）给行政部门留存；○3录入台账：以《入库单》第一联（仓库记账联）及《物品移库联系清单》为原始凭据进行台账录入；④凭据保管：将《入库单》第一联（仓库记账联）及《物品移库联系清单》按月装订存放备查。（3）借出物品退还入库流程：指库房物品的借出退还入库的流程。○1核对退还物品：核对退还物品的数量、型号是否与退还部门借用时填写的《物品借用审批表》上所填写内容是否一致，检查退还物品是否有坏损现象；○2退还确认：如实在《物品借用审批表》内归还确认栏签字确认，退还物品如有短缺或坏损，须在登记本上注明，并立即汇报行政部门；○3录入台账：将退还物品数量及型号进行台账录入；④凭据保管：将《物品借用审批表》按月装订存放备查。5（4）活动物料退还入库流程：○1清点退还物品：清点退还物品的数量、型号，检查退还物品是否有坏损现象；○2填写《入库单》：填写入库单并正式入库，物品交接双方人员均须签字确认；将《入库单》第三联（交货人留存）给交货人留存，将《入库单》第二联（行政部门留存）给行政部门留存，退还物品如有坏损，须在《入库单》上注明，并立即汇报行政部门；○3录入台账：以《入库单》第一联（仓库记账联）为原始凭据进行台账录入；④凭据保管：将《入库单》第一联（仓库记账联）按月装订存放备查；《办公用品/工具签领登记表（耐用品）》按部门装订成册进行永久性保管。（5）办公用品、工具耐用品退还入库流程：①清点退还物品：清点退还物品的数量、型号，检查退还物品是否有坏损现象；○2填写《入库单》：填写入库单并正式入库，物品交接双方人员均须签字确认；将《入库单》第三联（交货人留存）给交货人留存，将《入库单》第二联（行政部门留存）给行政部门留存，退还物品如有坏损，须在《入库单》上注明，并立即汇报行政部门；○3入库核销：在《办公用品/工具签领登记表（耐用品）》领用人所在帐页上退还入库签字确认；④录入台账：以《入库单》第一联（仓库记账联）为原始凭据进行台账录入；⑤凭据保管：将《入库单》第一联（仓库记账联）按月装订存放备查。62、出库管理流程（1）办公用品、工具出库流程：○1出具《采购计划单》或《物品领用申请单》：申领人出具经行政部门审批完毕的《采购计划单》进行领用，如凭《物品领用申请单》领用，则《物品领用申请单》上必须有部门负责人及行政部门签批，固定资产的领用须有集团分管领导签批。○2物品出库：库房管理员核实《采购计划单》或《物品领用申请单》的签批程序是否齐全，根据单据上的物品数量及型号进行发放，领用人需按物品分类在《办公用品/工具签领登记表（易耗品）》或《办公用品/工具签领登记表（耐用品）》上签字确认。○3录入台账：《办公用品/工具签领登记表（易耗品）》或《办公用品/工具签领登记表（耐用品）》为原始凭据进行台账录入；④凭据保管：将《采购计划单》或《物品领用申请单》按月装订存放备查，《办公用品/工具签领登记表（易耗品）》及《办公用品/工具签领登记表（耐用品）》按部门装订成册进行永久性保管。（2）移库物品出库流程：指本库房内物品转移暂放或永久性存放于其他部门或库房的出库流程。○1出具《物品移库联系清单》：申请物品移库部门物品移填写《物品移库联系清单》，并由移出部门领导及行政部门签字确认，传递至移入库房的库房管理员处，固定资产及大批量工具需要集团领导签字确认；②物品出库：库房管理员核实核对《物品移库联系清单》的签批程序是否齐全，根据单据上的物品数量及型号进行发放，物品交接双方人员均须在单据上签字确认，将《物品移库联系清单》复印件交移库申请部门作为入库7凭据；○3录入台账：以《物品移库联系清单》为原始凭据进行台账录入；④凭据保管：将《物品移库联系清单》按月装订存放备查。（3）借出物品出库流程：指库房内物品借出使用的出库流程。○1出具《物品借用审批表》：申请借出部门填写《物品借用审批表》，并由申请部门的部门领导及行政部门签字确认，固定资产及大批量工具的借用需要集团领导签字确认；○2物品出库：库房管理员核实核对《物品借用审批表》的签批程序是否齐全，根据单据上的物品数量及型号进行发放，物品交接双方人员均须在单据上签字确认；○3录入台账：以《物品借用审批表》为原始凭据进行台账录入；④凭据保管：将《物品借用审批表》按月装订存放备查。（4）活动物料出库流程：①出具《物品领用申请单》：领用部门填写《物品领用申请单》，并由申请部门的部门领导及行政部门签字确认；○2物品出库：库房管理员核实核对《物品领用申请单》的签批程序是否齐全，根据单据上的物品数量及型号进行发放，物品交接双方人员均须在单据上签字确认；○3台录入账：以《物品领用申请单》为原始凭据进行台账录入；④凭据保管：将《物品领用申请单》按月装订存放备查。三、物品报废处理流程（一）物品报废的原因1、变质的（生锈、霉变、虫啃、鼠咬等）；82、超过使用寿命的；3、已不再使用的；4、在承担运输中损坏且无法维修或无维修价值的；5、借用物品在使用过程中损坏退还且无法再维修或无维修价值的；6、本身出现无法维修或无维修价值问题的；7、已购物品，在使用中发现不良且经采购人员与供应商协商无法退换的。产生报废物品时，库房管理员应及时报告行政部门，由行政部门根据实际情况确定相关责任人并汇报集团领导进行责任处理。（二）物品报废流程：1、填《物品报废申请单》：库房管理员统计所须报废的物品，填《物品报废申请单》，行政部门及财务部确认签字；2、核对物品价值：财务部核定拟报废物品的价值并签字确认；3、集团审核确认：集团分管领导审批同意后予以报废处理；如有责任扣款事宜，将《物品报废申请单》复印件交由财务部门进行扣款；4、报废物品出库：将审批后的《物品报废申请单》复印一份随报废物品转交材料采购部处理；5、录入台账：以《物品报废申请单》为原始凭据进行台账销帐；6、凭据保管：将《物品报废申请单》按月装订存放备查；7、处理反馈：材料采购部填写处理结果并报行政部门备查。四、处罚决定（一）库房管理员违规处罚1、库房管理员必须做好出入库管理及在库物品登记等相关工作，如出现手续不齐（特殊情况除外）等情况而办理出入库，最终造成损失的，视情况9由库房管理员及相关责任人负赔偿责任。2、如因台账未能及时调整，导致盘点时出现账物不一致情况的，初次发现责令改正并重新更正台账，再次发现则视情况对库房管理员处5-30元/次的罚款。3、库房管理员有义务对接财务部及行政部门对报废物品进行注销处理，如因其个人原因导致不能及时进行报废物品注销并最终影响到领用部门工作的，将对当事人处5-30元/次罚款，多次发生类似情况的，将给予调岗或解聘处理。4、库房管理员对库存物品的安全保管负有义务，如出现库存物品因保管不善导致的损失，将视原因进行相应处罚。（二）关于物品领用/退还部门及个人的违规处罚1、物品领用部门有义务表明所申领物品的使用方向并保证物品安全，对于遗失、损坏、消耗必须做出合理说明，否则，公司有权根据调查的相关情况，对该部门领导及具体责任人进行相应的处罚，处罚上限为相关物品的价值总和。2、物品领用人不得出于个人目的虚报领用数量，如若发现，一经核实，责令该责任人退回虚领部分，并结合该事件的严重程度，处以20-100元/次罚款，特别严重者将予以辞退并移交公安机关处理。五、本办法自发布之日起实施。