[通用]分公司财务管理制度

第1页共14页分公司财务管理制度分公司及分公司财务部的设立一、设立条件根椐公司业务发展的需要，由销售部提出申请，申请表经销售部经理审批后，报总经理办公室并获董事会批准，批文送达财务部经理处，财务部负责办理营业执照等开办事宜。审批以下内容1、待成立分公司名称，2、待成立分公司注册资金金额及出资方式。3、待成立分公营业范围。4、待成立分公司负责人委托书。5、待成立分公司经营期限。6、待成立分公司注册地点。7、待成立分公司章程。8、成立分公司设立筹备小组，其中必须包括销售部人员、财务部人员9、待成立分公司银行帐户的开设，银行印鉴的授权10、待成立分公司财务运作指引的批准。11、分公司年检事宜。二、设立方式董事会批文送达财务部由财务部经理负责，指定专人办理营业执照事宜。1、新设分公司名称的审核。先从当地工商管理局取公司名称审请表格，依总经理批文填写并盖总公司公章，送工商管理局。时间大约10天。2、取得工商局审批的公司名称申请表，依该表在工商局领取分支机构设立申请表，并按总经理批文填写该表，及工商局要求的其它相关资料，报送工商局审批，时间大约15天。3、依据工商局资料回执取得营业执照。4、根据营业执照申请刻分公司公章及业务专用章、财务专用章。5、办理企业代码证。6、办理税务登记证，申请办理发票专用章。第2页共14页7、申请银行开户，办理银行开户许可证，支票印鉴由公司董事会批准。8、营业执照（正、副本）税务登记证（正、副本）企业代码证（正、副本）银行开户许可证等各种证件应先报总公司财务部、行政部、销售部备案后签借出单，留分公司财务部会计保管（附表）。9、分公司公章、业务专用章、财务专用章先报总公司财务部或行政部备案后，由董事会任命责任人保管（附表）。10、营业执照如有名称、地址、注册资金、营业范围、章程等各事项的变更，开户银行及银行印鉴等的变更，必须报公司董事会批准。变更完毕，报原备案部门重新备案。11、各证件的年检由分公司财务部进行。三、分公司财务部的设立1、分公司财务人员由总公司财务部负责招聘及派出。2、分公司财务部的职能2．1分公司财务部必须严格执行公司的各项管理制度，并在其权限范围内行使会计核算职能、会计监督能。2．2准确、及时地记录分公司会计帐。2．3购买、保管、开具发票，管理分公司会计帐，处理分公司各项费用的报销事宜。2．4向税务机关报税，并与政府机关进行必要的、与分公司运作相配合的公关活动。2．5分公司各证照的变更、年检，保证分公司证照的合法、有效。2．6向总公司及外部机关报送各项报表、数据资料2．7各会计档案的建立。（附表）2．8其它配合分公司运作的事宜。3、分公司财务部的组织关系3．1业务技术工作直属总公司财务部管理并向总公司财务部经理负责肪报告。3．2行政及日常工作管理遵守分公司的规定向分公司负责人负责并报告。4、分公司财务部的职责4．1必须严格遵守国家颁发的《企业财务通则》和《企业会计准则》及公司内部的《分公司财务管理制度》等各项管理制度。4．2有义务监管公司的一切财产、物资，如有损害公司利益的行为，有义务举报并给予制止。第3页共14页4．3在公司规定范围内使用备用金，并保证资金的安全。4．4全面掌握分公司客户的资信情况，严格按安全应收帐款体系要求控制供货。如发现异常情况，应及时报告单位负责人和总公司财务部。4．5记录分公司存货帐，每月必须对帐一次，进行必要的抽查或全面的实物盘点。4．6准确、及时记录分公司客户的应收帐款，并每季出对帐函进行对帐，对帐结果出对帐记录（附表）4．7负责分公司固定资产、低值易耗品的清点及管理。4．8每月同总公司核对应付帐款（附表）。4．9出具各税务报表，并进行申报，缴纳税款。4．10按公司要求报销分公司人员的费用，并到总公司核销（附表）。4．11保守公司、分公司商业秘密。4．12根据需要向经分公司负责人批准后提供必要的业务查询。分公司财务管理制度一、银行帐户的管理1.1银行帐户的开设，需经董事会批准并授权留存银行印鉴。银行印鉴需由财务专用章、分公司负责人私章、出纳员私章三者组成。并由专人分管，开出帐户报总公司财务部和公司董事会备案。1.2银行帐户的任何变更、撤消等事宜，需写出申请报财务部经理审核后报公司董事会批准后，方可执行。1.3支票、汇票等的签发。根据已审核的费用单据或备用金申请表数额填写支票，并逐笔登记在支票登记表（附表），作废支票盖“作废”章后保存备查。1.4分公司按收支两条线的原则，设立一个货款户和一个备用金户，因税务机关要求，可增设纳税专户，除此外特殊原因需增设帐户的，分公司须经财务部书面批准。不得向除直接经销商、税务机关以外的其他个人、单位公开货款户帐号。开设银行帐号必须报总公司财务备案，不得与挂靠单位共用银行存款帐号。1.5分公司开设的两个银行帐户。一个是基本帐户，核算日常使用的备用金，公司按照月度开支计划向该帐户转款。另一个是辅助帐户，货款结算专户，收回的所有货款必需全部存入该户，销售回款只能汇往公司总部，任何人不得以任何理由，从货款户提取备用金。1.6严格遵守公司的资金管理制度，收到客户货款（包括现金回款和银行存款）不管客户是否需要，出纳都必须开具收款收据，收入的货款必需全部存入货款专户，不得坐支现金，如有特殊情况需从货款户向备用金户转款，必须向公司财务部申请，在第4页共14页得到总部的批准时，才能从货户向备用金户转款，否则按挪用货款处理。当月收款收据的金额合计等于当月银行存款借方发生额。1.7货款户余额超过2万元时出纳员必须向总公司解汇货款，1.8周边地区收取货款的方式必须是：货款由客户直接汇往分公司帐户，业务员不得收取现金，更不得擅自设立货款存折。客户采取汇票或支票结算的，业务员收到汇票或支票及时交财务，不得拖延，并办理票据的交接手续。1.9周边地区特殊原因设立货款存折的，必须经分公司主任和财务批准，并指定专人保管，不得与备用金或私人存款混放一起，货款存折的款项严禁截留、挪用，严禁张冠李戴。货款存折的利息要随同货款一并汇往分公司帐户。月末月结时，货款存折严禁有余额。财务每月对货款存折的复印件和收款收据进行严格的审查。二、现金的管理2.1所有备用金只能从备用金帐户提取，特殊情况要坐支，必须报总公司财务部经理批准。2.2库存备用金限额不能超过壹万元，库存现金超过限额部分要及时存入备用金银行帐户，低于三仟元时要及时补足，以保证分公司运作的需要。2.3申请补充备用金需填妥备用金补充申请表，经财务部经理批准后才能开立支票。（附表）2.4所有收到货款一律开具收据，并将现金存入分公司货款专用帐户。三、应收票据的管理3.1建立票据登记本（附件），收到汇票等必须登记在登记本上。3.2票据应视同现金，妥善保管。3.3不定期检查票据到期日，及时承兑汇入分公司货款银行帐户。3.4如因特殊情况需要贴现，应先报财务部经理审核并经苏总审批后进行贴现其他应收款的管理A.本科目核算办事处除应收帐款、应收票据、预付帐款以外的各种应收、暂付款项。包括1、应收的各种赔款、罚款；2、存出保存证金；3、应向职工收取的各项垫付款项等；4、待转进项税额。B.本科目二级明细科目的设置。存出按金。按单位名设置明细帐。职工备用金。按人名设置明细。其它应帐款。公司应收的各种赔款、罚款等。第5页共14页待转进项税额。分公司收到总公司发货，但增值税票未到，税额暂入本科目，收到税票时转出。备用金借款规定：1、按公司有关文件核定每个人的备用金额度，个人借支不得超过额度，如有超出限额，必须另外申请经审批后方可借支。2、职工备用金应及时冲帐，及时清理预借款。一般前笔借款未结清，不得再借。费用单据超过三个月未报销的，原则上不予以报销。特殊原因积压的需由各级单位主管人签批原因说明书，对于财务部审核未通过的报销单据，会计必须追回原报销款，不允许延误而占用备用金额度。3、备用金未能完全冲帐的余款，应由职工归还现金。4、分公司员工出差、采购物品等原因需要借支备用金，按规定填写《出差申请表》或《借款申请单》（不得有任何涂改），借款申请单一式二联，借款人、财务记帐各一联。5、出纳处确认是否已有借款记录并审核是否有涂改等现象，对有借款且无正常原因的，不予办理可借款的确认手续，经签字确认合理，再由分公司负责人在公司额度内审核其内容并批复。6、出纳根据财务部副经理/经理审批后的《借款申请单》付款，并登记员工借款台帐。7、员工借款日期是《借款申请单》的填制日期。8、对借款数额较大的或超过返纳期的，出纳应加强监控，及时催收，并编制“员工借款月度明细表”（附表）。9、公司总部出差人员原则上不得在分公司、办事处借款，广州办公室人员原则上不得在分公司、办事处、峡山借款，如因特使情况须在驻外机构（包括办事处、分公司、联络站）、峡山借款，按下列程序办理。9．1．出差人员向本部门经理提出借款申请，由本部门填制《总公司出差人员借款通知单》（附件1），一式二联，驻外机构财务和公司财务各一联。广州员工向广州财务部申请，峡山员工向峡山财务部申请。9．2．《总公司出差人员借款通知单》经广州财务/峡山财务审批后，由财务部向驻外机构传真。9．3．驻外机构收到借款通知后，方可借款给总部人员，并办理正规的借款手续。借款通知单原件，随后寄出。9．4．驻外机构凭借款凭证、借款通知单原件入帐，同时必须在借款的当天将借第6页共14页款凭证传真至总公司员工所在地财务部，作总公司财务入帐的依据。9．5．月末，各驻外机构必需将当月所有总部人员借款凭证原件寄财务部，广州员工寄广州、峡山员工寄峡山。9．6．总部财务部收到借款凭证的原件后，向驻外机构开转帐通知单，各驻外机构凭转帐通知单结转总部员工借款。9．7．任何个人、任何驻外机构不得在没有得到总部财务部的批准时，向总部出差人员借款，由此引起的一切损失，由提供借款人承担。备用金返还规定：员工出差返回公司或采购物品完毕，必需自返回公司之日起7天内办理备用金返纳手续。无正当理由未返纳员工，在工资中扣除。财务部审核员对各种报帐单据严格按照公司的规定进行审核，对合法的报销凭证，需经经手人签名，部门主管审批后，按照公司最终的财务审批权限签名后，出纳才能办理报销手续。由于特使情况，需用自制凭证及其附件报帐的，经手人必须详细填写事情的原因，并提供2人的见证签名，按规定的审批程序办理。报销凭证分《差旅费报销单》、《付出凭证》、《费用报销单》（附件2）和《支出证明单》四类，《差旅费报销单》需注明出差人出差时间、行程和原因。《付出凭证》、《费用报销单》和《支出证明单》需注明经手人、报销原因或用途，《差旅费报销单》适用于公司员工出差后报销的飞机、车、船费（包括市内交通费）、住宿费和其他费用开支的原始凭证。《费用报销单》适用于不需要办理差旅费手续的费用开支报销，包括：业务招待费、过桥费、养路费、购买办公用品等的费用。《付出凭证》适用于除上述情况外需正式报告批准购买的业务支出，如固定资产的购置等。《支出证明单》适合用于在上述业务中，没有正式发票报销的业务。对于已到返纳期尚未返纳的各项借款，出纳人员根据预计的返纳期统计，编制“备用金”返纳通知表，交部门经理，进行返纳催收通知。各主管履行督促下属返纳备用金的责任，并向出纳反馈信息。逾期不返纳，每天按借款额3%扣罚滞纳金，罚金从当月工资中扣除。月末，编制员工借款明细表，报各部门经理和总经理。对于超过出差期限等原因不能按期返纳备用金的，各主管应向出纳反馈说明，否则出纳根据规定扣罚。办理现金报销手续规定：1．报销单种类：第7页共14页1．1．差旅费报销清单：员工出差报帐的凭证，用于记录登记汇总员工出差发生的车、船、飞机票、住宿费及补助。1．2．费用报销单：用于员工除差旅费之外的费用。1．3．付出凭证：适用于除上述情况外需正式报告批准购买，用现金支付款项的业务。1．4．支出证明单：适合用于在上述业务中，没有正式发票、没有报告的报销的业务。2．填报要求：2．1．用于报销的单据，必须填制报销单。2．2．报销单的粘贴：用于报销的单据，有序整齐的粘贴在报销单内，不得用钉书钉装订。2．3．报销单的填写：分类明确、字迹工整、计算准确、内