【实例】XXX精工费用报销管理制度

FileNo.文件编号Version版本/次Date首次发行日期Date修订发行日期FileDescription文件名称Expensereimbursementmanagementsystem费用报销管理制度文件类别：□二阶文件■三阶文件发行部门：■集团财务受控特性：■一般□机密□绝密编制日期审核日期批准日期集团文件相关部门会签■相关部门□其他部门（其他部门不用会签）评审部门评审人评审部门评审人■集团总经办■集团业务■集团财务■集团供应链■集团信息■集团设备■集团人力资源■集团质量■集团行政■集团阿米巴事业部及分子公司会签FileNo.文件编号Version版本/次Date首次发行日期Date修订发行日期FileDescription文件名称Expensereimbursementmanagementsystem费用报销管理制度文件修改履历表Version版次Update修订Update/ModifyReason制订/修订原因Author修订者Date日期Approver批准者A00FirstRelease/第一次发行A11修改原制度，并更名为《CX-FD-02费用管理制度》A22修订少数条款描述A33年度文件评审修订B04年度文件评审修订B15年度文件评审修订FileNo.文件编号Version版本/次Date首次发行日期Date修订发行日期FileDescription文件名称Expensereimbursementmanagementsystem费用报销管理制度1.0目的：规范公司费用报销流程，合理的控制各项费用的发生。2.0范围：适用于春兴精工股份有限公司及其下属子公司、分公司。3.0术语：费用主要二方面，一是员工费用；二是公司费用。“员工费用”主要指公司员工因职务行为所发生的费用，费用发生时由员工直接将款项垫付，然后通过公司报销的方式收回现金；“公司费用”主要指款项直接由公司支付给供应商或服务商的费用。4.0职责：人员类别职责财务部负责按要求审核所报销的费用，拒绝不符合本制度要求的报销；内审部负责审核财务部所付报销款是否符合本制度要求；相关部门按照本制度要求进行费用报销或入账。5.0工作流程图：流程图符号释义人员类别代码付款相关人员1-申请人；2-部门负责人；3-总监；4-总经理。财务人员A-费用会计；B-成本会计；C-应付会计；D-资金主管；E-财务经理；F-财务总监。审批代码□表示填报；◇表示审核；○表示批准；/表示或者。6.0程序内容：6.1付款方式6.1.1支付给公司员工的相关费用采用银行转账支付。6.1.2支付给供应商的相关费用，采购部门需和供应商协商采购货款或劳务款项支付的时间，采用月结模式，财务部根据发票入账时间和采购合同约定账期付款。没有明确付款时间的采购业务，发票不能入账。6.2时间规定类别付款时间员工费用星期二银行转账支付公司费用月结付款6.3票据FileNo.文件编号Version版本/次Date首次发行日期Date修订发行日期FileDescription文件名称Expensereimbursementmanagementsystem费用报销管理制度6.3.1“员工费用”报销时通过OA费用报销流程；“公司费用”入账时使用OA供应商付款流程。6.3.2为确保公司各项费用及时入账，“员工费用”报销发票时间需不得超过60天，超过60天均需财务总监审批。供应商发票入账不得超过30天，无故积压发票的，财务部将会在公司内通报批评。6.3.3一次报销不同类别费用，需在面单分别列示，并和发票核对一致。6.3.4票据必须是合法的正式发票（含财政收据），收据及白条不予报销，因个人原因违章的罚款单据不予报销；6.3.5票据较多时须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴，粘贴范围以粘贴单大小为界。原始票据必须按住宿票、招待票、出租车票等分类别进行粘贴，不能混合粘贴。6.3.6不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。6.4费用审批流程和单据规定6.4.1招待费招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用，包括餐饮费、市内住宿费、购买的食品饮料和礼品费用。6.4.2差旅费和车辆使用费费用类别费用明细审批流程财务审核单据报销要求招待费餐饮费用预算内：→◇2→◇A→○E餐饮发票餐饮费用需说明事由、被招待单位市内住宿住宿发票（住宿发票需后附住宿人签字的消费清单）接待人员签字确认公司接待人员需确认事由、被招待单位。食品饮料购物发票如发票无具体的物品明细，必须后附购物清单礼品费用1→◇2→◇3/◇4→◇A→○E礼品发票礼品费用需经总经理或运营总监审批11FileNo.文件编号Version版本/次Date首次发行日期Date修订发行日期FileDescription文件名称Expensereimbursementmanagementsystem费用报销管理制度差旅费是指外地出差费用，适用行政部相关专项制度规定；车辆使用费是指因公使用公司车辆或员工车辆外出所发生的费用。费用类别费用明细审批流程财务审核单据报销要求差旅费预算内：1→◇2→◇A→○E车票/船票/机票机场建设费住宿费发票出租车发票等①一次出差一张面单；②差旅费报销需符合公司《差旅费报销制度》。车辆费用过路费过路费发票①一次外出一张面单；②持有公司加油卡的员工原则上不可以报销油费发票。特殊情况需向财务总监申请；③可报销油费参见附件《油费定额表》。油费加油费发票6.4.2.1出差人员如超标准乘坐交通工具（如乘坐飞机）应事先通过OA审批。6.4.2.2费用标准参见行政部制定的制度。6.4.2.3出差人员报销出租车费用，必须在OA中注明往返地点及用车事由。6.4.2.4出差人员报销差旅费用需按规定填写报销面单，面单不符要求的财务人员可拒绝报销。6.4.3运输费运输费指公司采购货物、分公司和公司之间货物转移和销售货物所发生的费用。包括公司车队发生的费用和运输公司费用。FileNo.文件编号Version版本/次Date首次发行日期Date修订发行日期FileDescription文件名称Expensereimbursementmanagementsystem费用报销管理制度费用类别费用明细审批流程财务审核单据报销要求运输费内销运费1→◇2→◇A→○E发票（发票需后附运费结算清单）运费结算清单需业务部相关人员签核外销运费生产运输（车队）过路费发票油费发票（需后附加油费汇总表）销售运输（车队）过路费发票需标明客户名称进口货物的运费计入货物采购成本。外销运费须附运费清单，按批列明运费计算过程。6.4.4报关代理费报关代理费是指公司出口销售货物、进口货物和进口设备等所发生报关费用。不包括运费。费用类别审批流程财务审核单据审核要求报关代理费1→◇2→◇A→○E发票代理费明细表各项收费依据关注代收费用合理性注意区分报关代理费和运费。6.4.5办公费办公费是指公司办公用品费用、电脑耗材费用、宣传制作费用和达不到固定资产标准的办公桌椅等。费用类别审批流程财务审核单据审核要求办公费1→◇2→◇A→○E发票部门请购单部门收货单发票、请购单和收货单核对一致6.4.6邮寄费邮寄费是指公司通过快递公司或邮政系统寄送的资料文件、样品等所发生的费用。111FileNo.文件编号Version版本/次Date首次发行日期Date修订发行日期FileDescription文件名称Expensereimbursementmanagementsystem费用报销管理制度费用类别审批流程财务审核单据审核要求邮寄费1→◇2→◇A→○E发票邮寄费明细表发票和邮寄费明细表核对一致，如有大额邮寄费用关注其真实性。6.4.7通讯费通讯费是指公司固定电话费用和公司移动电话费用。手机费报销适用行政部的专项规定。费用类别费用明细审批流程财务审核单据报销要求通讯费电话费1→◇2→◇A→○E发票（发票需后附电信出具的消费明细）手机费发票（发票需后附移动出具的消费明细）6.4.8保险费保险费是指公司投保所发生的保险费用，主要指财产保险和车辆保险。不包括因出国发生的保险，出国发生的保险计入差旅费用。6.4.9检验检测费检验检测费是指公司因产品检测或环保检测等发生的相关费用。费用类别审批流程财务审核单据审核要求检验检测费1→◇2→◇A→○E发票检测报告复印件关注检测需求的合理性6.4.10咨询服务费咨询服务费是指公司聘用中介服务结构所发生的费用，如认证费、审计费、评估费、咨询费等。费用类别审批流程财务审核单据审核要求咨询服务费1→◇2→◇A→○E发票合同复印件发票和合同是否核对一致6.4.11物料耗用费费用类别审批流程财务审核单据审核要求保险费1→◇2→◇A→○E发票保单复印件保单复印件和发票核对一致核实车辆是否为公司车辆11111FileNo.文件编号Version版本/次Date首次发行日期Date修订发行日期FileDescription文件名称Expensereimbursementmanagementsystem费用报销管理制度物料耗用费是指公司各部门领用公司各种消耗品所发生的费用，如生产辅料、器具和工具等。刀具包括铣刀、钻头等。费用类别审批流程财务审核单据审核要求物料耗用费→◇2→◇B→○E仓库签核的物料耗用部门汇总表关注费用发生合理性、每月发生额是否有异常波动以及物料耗用产值比刀具仓库签核的刀具耗用部门汇总表6.4.12水、电和燃气费费用类别审批流程财务审核单据审核要求水◇A→○E发票收费通知单关注单价和上次读数是否连续电→◇2→◇A→○E发票普通发票复印件燃气费◇A→○E发票收费通知单6.4.13劳动保护费费用类别审批流程财务审核单据审核要求劳动保护费→◇2→◇A→○E发票入库单经领用部门负责人签核的部门领用明细表关注每月耗用是否异常批量购买工作服、服装清洗、防暑降温等费用均须区分到各实际领用使用部门或车间。6.4.14加工费和修理费111FileNo.文件编号Version版本/次Date首次发行日期Date修订发行日期FileDescription文件名称Expensereimbursementmanagementsystem费用报销管理制度费用类别费用明细审批流程财务审核单据报销要求加工费→◇2→◇A→○E订单发票加工费明细清单修理费设备维修发票修理申请修理费用明细清单车辆修理、保养发票修理或保养申请修理或保养明细清单6.4.15职工福利费费用类别费用明细审批流程财务审核单据审核要求福利费员工房租1→◇2→◇A→○E房租合同财务部根据行政部提供的房租备查表支付食堂饮料、油、米面支出发票入库单需要正式发票食堂菜金支出采购明细表需行政签字确认支付房租均须提交税务局开具的房屋租赁发票。11